Kassenfunktionen
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      Änderung des Kontenrahmens

      Du möchtest einen neuen Kontenrahmen hinterlegen. Wir zeigen Dir wie.

      Immer wieder kommt es vor, dass die Buchhaltung einen neuen Kontenrahmen vorlegt, der in smile implementiert werden muss. Das ist eine recht komplexe Aufgabe, da Du auf einige Dinge achten musst:

      • alle Konten müssen in die Kontendefinition eingepflegt werden

      • es dürfen keine alten Konten gelöscht werden, umbenennen ist erlaubt

      • alle Artikel, Preislisten, Kasse divers,... müssen einzeln mit dem neuen Konto versehen werden

      • Kontenvordefinitionen müssen angepasst werden

      Nachfolgend haben wir alle notwendigen Schritte zusammengestellt. Dabei gehen lediglich auf den Vorgang an sich ein und zeigen Dir keine Techniken.

      Kontenrahmen anpassen

      Um den Kontenrahmen anzupassen, benutzt Du die Funktion "Kontenrahmen" im Menü "Optionen" in der Kassenverwaltung. Bitte lösche hier keine Konten, da hier noch Kasseneinträge und Artikel verknüpft sein können, die danach falsch oder nicht im Kassenbericht vorhanden sind. Ändern kannst Du Name und Nummer eines Kontos, wobei dann alle Berichte mit der entsprechenden Änderung auch in der Vergangenheit ausgegeben werden.
      Du legst nun neue Konten entsprechend den Vorgaben der Buchhaltung an oder änderst bestehende. Grundsätzlich ist es so, dass es Erlös- und Aufwandskonten gibt. Wie der Name es schon sagt, werden auf Erlöskonten vorwiegend Erlöse verbucht, auf Aufwandskonten vorwiegend Aufwände. Aber natürlich können auf Erlös- und Aufwandskonten auch negative Beträge gebucht werden: Genau das passiert zum Beispiel, wenn Du eine Einzelstunde stornierst.

      Anpassen der Artikel, Preislisten, Verträge, Kasse divers,...

      Wenn Du alle Konten angelegt hast, müssen die Artikel nun mit diesen versorgt werden. Während dieser Arbeit solltest Du sicherstellen, dass an keiner Station etwas gebucht oder bezahlt wird, da es sonst eine Vermischung von alten und neuen Konten im Kassenbericht dieses Tags geben wird. Hier sind nun die Bereiche, bei denen Du die Anpassung vornehmen musst (wahrscheinlich nutzt Du nicht alle Bereiche):

      • smileCash: smileCash => Func. => Artikel

      • Preislisten Terminplaner: alle Preislisten über Terminplaner => Courtoptionen => Preislisten

      • Wertkarten: Terminplaner => Optionen => Einstellungen => Reiter "Check-IN / Check-OUT", Unterreiter "Zahlung" => Erlöskonto für Wertkarten. Wenn spezielle Preisliste für einzelne Wertkarten verwendet werden sollen, dann auch die Sonderkonten ändern (ist aber normalerweise nicht der Fall).

      • Geschenkgutscheine: Terminplaner => Optionen => Einstellungen => Reiter "Check-IN / Check-OUT", Unterreiter "Zahlung" => Erlöskonto für Geschenkgutscheine

      • Events: Terminplaner => Courtoptionen => Preislisten => Events

      • Trainingskurse: Terminplaner => Courtoptionen => Preislisten => Trainingskurse

      • Lichtgeld: Terminplaner => Courtoptionen => Preislisten => Lichtgeld

      • Kurse / Aktionen: 

      • Events: Terminplaner => Optionen => Termintypen => Kurse

      • Shopverwaltung: Terminplaner => Verwaltung => Shop

      • Shopverwaltung / Artikelverleih einfach: Terminplaner => Verwaltung => Shop => Optionen => Artikelverleih

      • Kasse divers: Terminplaner => Dienstprogramme => Kassenverwaltung => Optionen => Kasse divers einrichten

      • Verträge: Kundenverwaltung => Optionen => Verträge => Vertragsarten

      • Tageskarten: Kundenverwaltung => Optionen => Verträge => Tageskarten

      • Fitness (Sauna)-Zehnerkarte: : Kundenverwaltung => Optionen => Verträge => Zehnerkarten (kann anders heißen, ist aber immer der letzte Eintrag im Menü)

      • Hotel / Zimmer: Hotelmodul => Optionen => Einstellungen => Optionen => Kontenrahmen (nur auf Windows 32-Bit)

      • Hotel / Zusatzleistungen: Hotelmodul => Optionen => Zusatzleistungen definieren

      • Artikelverleih: Terminplaner => Verwaltung => Artikelverleih

      Kontenvordefinitionen

      Mit den Kontenvordefinitionen kannst Du festlegen, welche Erlös- und Aufwandskonten bei den Berichten berücksichtigt werden sollen (das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Du mehrere Firmen getrennt betrachten möchtest). Auch hier aber wieder: bitte die vorhandenen nicht löschen, da die ggf. noch benötigt werden.
      Um eine Kontenvordefintion anzulegen, rufst Du in der Kassenverwaltung die Funktion "Kontenvordefinition für Kassenbericht" im Menü "Optionen" auf. Mit dem Schalter NEU kannst eine neue Definition anlegen. Gib dieser zunächst eine Bezeichnung, an der Du erkennen kannst, was diese tut. Nun markierst Du alle Konten, die zu dieser Vordefinition gehören sollen und bestätigst das mit OK. Ebenso kannst Du eine vorhandene ändern.
      Die Auswahl einer solchen Vordefinition ist in den verschiedenen Berichten der Kassenverwaltung möglich.