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      smile: Restriktionen

      Erfahre wie Du in smile mit Check-IN- und Buchungsrestriktionen arbeitest

      Was sind Check-IN- bzw. Buchungsrestriktionen?

      In smile kannst Du Restriktionen dazu nutzen, um Deinen Kunden Buchungen oder den Check-IN nach einen gewünschten Datum zu verbieten. Ein Anwendungsbeispiel sind Zertifikate (z.B. Covid-Zertifikate), die nur einen begrenzten Gültigkeitszeitraum haben. Wenn das Zertifikat abgelaufen ist, kann der Kunde nicht mehr einchecken bzw. Reservierungen im Terminplaner von smile buchen. Diese Möglichkeit bezieht sich nur auf smile und nicht auf die Onlinebuchungen über die Apps von Eversports. Die Restriktionen können nur auf Kunden angewendet werden, die in der Kundenverwaltung gespeichert sind. Alle anderen Kunden (Laufkunden) sind davon nicht betroffen.

      Wie aktiviere ich die Restriktionen, damit ich sie in meinem smile nutzen kann?

      Nicht jeder Nutzer von smile möchte mit den Restriktionen arbeiten. Daher gibt es in der Einrichtung von smile (Terminplaner / Kundenverwaltung => Optionen => Einstellungen => Reiter "Check-IN / Check-Out" => Unterreiter "Check-IN") die Möglichkeit, diese zu aktivieren.

      Setze dazu die die Markierung "Einlass- / Buchungsrestriktion verfügbar" und definiere den Text, der ausgegeben werden soll, wenn für den Kunden eine Restriktion entdeckt wurde (Hier: "Einlass gesperrt weil Restriktion ab <datum>"). Über den Platzhalter <datum> kannst Du in den Text das Datum einsetzen, ab dem die Restriktion für den Kunden gilt. Das kannst Du tun, musst es aber nicht. Darüber hinaus gibt es die Schalter "Restriktion für alle Kunden ab heute setzen" und "alle Restriktionen aufheben". Mit dem ersten setzt Du die Restriktion auf das heutige Datum, was dazu führt, dass kein Kunde ab heute mehr eingecheckt werden kann bzw. für keinen Kunden mehr Reservierungen nach dem heutigen Tagesdatum eingetragen werden können. Ab diesem Zeitpunkt kannst Du dann manuell die Restriktionen entsprechend des Zertifikate der Kunden eintragen. Mit dem zweiten Schalter kannst Du alle Restriktionen aufheben und damit allen Kunden wieder Einlass bzw. Reservierungsmöglichkeiten erlauben.

      Wie setze ich eine Restriktion für einen Kunden?

      Die Möglichkeit, eine Restriktion für einen Kunden zu setzen, findest Du an mehreren Stellen in smile.

      • Kundenverwaltung: rechts unten im Reiter "Zuordnungen"

      • Buchungsdialog für Reservierungen: Im Reiter "Kundendaten"

      • Informationen zur Reservierung (wenn Du mit der rechten Maustaste auf eine Reservierung klickst): Im Reiter "Kundendaten"

      • Check-IN: Im Reiter "Kundendaten"

      Um eine Restriktion für einen Kunden zu setzen, setzt Du die Markierung in der Checkbox "gilt ab" und trägst dahinter dann das Datum ein, ab der die Restriktion gelten soll. Um eine Restriktion aufzuheben, entfernst Du die Markierung aus der Checkbox "gilt ab".

      Was genau bewirkt eine Restriktion?

      Beim Einchecken eines Kunden bei dem eine Restriktion mit einem Startdatum vor dem aktuellen Tagesdatum vorhanden ist, zeigt smile den Text an, den Du für die Restriktion definiert hast (im Beispiel von oben z.B. "Einlass gesperrt weil Restriktion ab 01.10.2021") und verhindert das Einchecken.

      Im Terminplaner wirkt sich eine Restriktion auf das Eintragen von Buchungen aus. Wenn Du eine Buchung eintragen möchtest, die nach dem Start der Restriktion liegt, blendet smile den Text ein, den Du definiert hast und verhindert die Buchung. Ebenfalls verhindert wird das Verschieben einer Reservierung auf einen Tag, an dem die Restriktion gilt.

      Ein Sonderfall sind die Buchungen, die Du eingetragen hast, bevor Du die Restriktionen aktiviert hattest bzw. bevor beim Kunden eine Restriktion vorlag. Wenn Du mit der linken Maustaste eine Buchung anklickst, die nach der Restriktion liegt, zeigt smile Dir das mit der entsprechenden Warnung an. Mit der rechten Maustaste kannst Du jederzeit sehen, ob es sich bei der Buchung um eine handelt, die nach einer Restriktion liegt.