smile: automatisches Verfahren für Gutschriften und Freigaben

Hier zeigen wir Dir, wie smile Vorgaben für Deine Mitarbeiter machen kann, wie diese mit Gutschriften oder Freigaben umgehen sollen

Wenn in Deinem Belegungsplan Abonnements oder bezahlte Einzelstunden vorhanden sind, musst Du grundsätzlich festlegen, was passiert, wenn der Kunde eine solche absagt (unabhängig von den Möglichkeiten in smile):

1. Die Buchungen werden gelöscht und verfallen

2. Die Buchungen werden immer gutgeschrieben und die Gutschriften können zur Zahlung von Einzelstunden genutzt werden

3. Die Buchungen werden immer freigegeben. Bei Weitervermietung werden dann Gutschriften erzeugt, die zur Zahlung von Einzelstunden genutzt werden können

4. Du hast eine Toleranz bei der Absage der Buchung, bis zu der die eine Aktion (zum Beispiel freigeben) und danach eine andere Aktion (zum Beispiel Gutschreiben) erfolgt.

Wenn Du das festgelegt hast, dann bietet smile Dir die Möglichkeit, die Möglichkeiten der Mitarbeiter so einzuschränken, dass sie die von Dir aufgestellten Regeln befolgen müssen (nur für Mitarbeiter, die keine Administratorenrechte haben, für Abonnementbuchungen und bezahlte Einzelstunden).
Rufe dazu die Funktion "Courtoptionen => Einstellungen => Absagen => Vorgaben" im Menü "Courtoptionen" des Terminplaners auf.

Grundsätzlich musst Du hier die Toleranz in Stunden einstellen, bevor das eine und nach der das andere passiert. Dann hast Du die folgenden fünf Möglichkeiten:

1. innerhalb der Toleranz gutschreiben
   alle Buchungen die weiter als die Toleranz entfernt liegen, können gutgeschrieben aber nicht freigegeben werden. Liegen die Buchungen vor der Toleranz, können nur noch freigegeben aber nicht mehr gutgeschrieben werden.

2. immer gutschreiben
   Unabhängig von der Toleranz können Buchungen nur gutgeschrieben und nicht freigegeben werden.

3. innerhalb der Toleranz freigeben
   alle Buchungen die weiter als die Toleranz entfernt liegen, können freigeben aber nicht gutgeschrieben werden. Liegen die Buchungen vor der Toleranz, können weder freigegeben noch gutgeschrieben werden.

4. immer freigeben
   Unabhängig von der Toleranz können Buchungen nur freigegeben und nicht gutgeschrieben werden.

5. manuelle Auswahl
   smile macht keine Vorgaben und lässt den Bediener entscheiden.