Smile quick help - Kundenverwaltung - Verträge - Lastschriften

Alles kurz und knapp rund um die Kundenverwaltung, Verträge und Lastschriften

Fragen bzw. Problemstellungen sind kursiv und bold dargestellt. Die jeweiligen Antworten findest du darunter. Mit der Tastenkombination STRG+F geht unten links ein Suchfenster auf. Hier kannst Du nach einem beliebigen Begriff suchen lassen. Alle Ergebnisse können dann farbig angezeigt werden oder du durchsuchst mit den Pfeilen <Auf> und <Ab> neben der Sucheingabe das ganze Dokument.

Speicherort der SEPA Transfer-Datei
Standard ist c:\tmsdaten, aber das findest man ja irgendwann nix mehr. Optionen => Einstellungen => Reiter "Check-IN / Check-OUT" => Unterreiter "Lastschriftenlauf". Schalter "Speicherort für dtaus0" (war alt) jetzt SEPA-XML => gewünschten Ordner auswählen

Firmenzuordnung für SEPA Lauf
KV => Optionen => Kundendaten => Firmen - Für Einstellung Firma unter KV => Optionen => Einstellungen => Lastschriftenlauf => Firma

SEPA Lastschriftenkonto
KV => Optionen => Einstellungen => Check-IN/Check-OUT => Lastschriftenlauf => hier kann nur ein Konto mit Gläubiger-ID hinterlegt werden.

Vorlaufzeit Smile Lastschrifteneinzug Mitgliedsbeiträge
KV => Optionen => Einstellungen => Check-IN / check-OUT => Lastschriftenlauf => Markierung „COR1 (verkürzte Frist zu Einreichung) benutzen

Verträge oder Korrespondenzen ablegen
KV => Korrespondenz => + Hinzufügen PDF, DOC, XLS etc.

Vertragsdruck Laufzeit ausgegeben
KV => Optionen => Einstellungen => Korrespondenz => "im Vertragsdruck Vertragsumfang angeben"

Doppelte Lastschrifteneinzüge
KV => Verwaltung => Verträge prüfen => geht nur in Zukunft!!

Offene Posten Barzahler und Überweisungen
KV => Rechnung/Zahlung => Rechnungen drucken => anzeigen lassen => nach LS ist das dann der Rest der offen ist

Offene Posten Verträge
KV => Rechnung/Zahlung => Rechnung drucken => Zeitraum + Verträge eingeben => anzeigen

Vertragsaußenstand komplett begleichen vor Ort
Kunden einchecken, dann mit der linken Maustaste anklicken und dann „Zahlen“-Schalter benutzen Jetzt zeigt smile Dir alle Posten an. Wähle die aus, die bezahlt werden sollen. Wenn die Endsumme eine andere ist, musst Du einen Posten im Vertragsverlauf in der KV ändern. Dort gibt es diese Funktion übrigens auch im Menü „Rechnung / Zahlung“ => „Zahlungseingang für einen Kunden“

Verträge wo Kind=Nutzer und Eltern=Bezahler über Lastschrift
Bei Name und Vorname rechts oben den Namen der Eltern eintragen.
Kunde ist dann das Kind. Erklärung unter: <Link>

Auswahl der Spielmöglichkeiten mit Vertrag
Einchecken kannst Du grundsätzlich jeden. Die Spielmöglichkeiten in den Sportarten bestimmst Du in der Vertragsvorlage (KV => Optionen => Verträge => Vertragsarten). Bei den Kursen kannst Du festlegen, für welche Vertragsarten der Kurs zugelassen ist (TP => Optionen => Termintypen => Kurse => Trainer/Verträge)

Nicht mehr benötigte Verträge archivieren
KV => Optionen => Verträge => Vertragsarten => zu archivierender Vertrag ändern => Haken setzen bei "kann nicht mehr abgeschlossen werden"

Auswertung Verträge bzw. Statistik
KV => Statistik => Verträge:
Es sollte keine der Markierungen angehakt werden, dann funktioniert das ohne Probleme (entsprechend der Auswahl - also entweder alle Verträge oder eine bestimmte Vertragsgruppe). Smile zeigt dann alle Verträge, die aktiv sind, d.h. mit denen man derzeit einchecken kann. Wenn man dann noch die Markierung "auch nicht aktive Verträge" setzt, werden auch die mit Ruhezeiten und Stilllegungen dazu genommen. 

Online und Offline Kundenkonten zusammenführen
Der Online-Kunde ist noch nicht in smile vorhanden. In diesem Fall erstellt smile einen neuen Kunden mit einer neuen Kundennummer.
Der Online-Kunde ist in smile vorhanden, weil er dort offline bereits irgendwann mal angelegt wurde. In diesem Fall wird allerdings ebenfalls ein neuer Kunde angelegt. Im Center müssen die dann mit der Funktion "Daten auf einen anderen Kunden kopieren" arbeiten: erst den "alten" offline-Kunden in der KV suchen, dann den Schalter für das Kopieren der Kundendaten benutzen, nun den neuen Online-Kunden suchen, danach gewünschte Daten übernehmen und speichern. smile macht dann aus den zwei Kunden einen und speichert die Daten unter der Kundennummer des Offline-Kunden.
Video unter: <Link>

Sonderbelastungen
KV => Rechnung/Zahlung => Sonderbelastungen => anzeigen

Drei freie Felder für KV - Zuordnung
KV => Optionen => Einstellungen => Check-IN/OUT => Kundeneingabe => erstes, zweites drittes freies Feld…

Interessen Gruppen
KV => Optionen => Interessen

Haftungsauschluss - Registrierungsformular
KV => Optionen => Check-IN/OUT => FrontCheck/Nachrichten = > C:\tmsdaten\registrierung.doc - kann auch auf Server gelegt werden!

Registrierungsformular mit Drucken
KV => Optionen => Einstellungen => Reiter „Check-IN/OUT“ => Frontcheck / Nachrichten“: im Bereich Kletterhalle Haken bei Option "prüfen, ob der Kunde das Registrierungsformular unterschrieben hat“ und aktiveren Sie die Optionen „drucken“ direkt darunter. Wenn Formulare vorhanden und nichts gedruckt werden muss, dann Haken bei Drucken raus

Kunde lässt sich nicht mehr neu anlegen
KV => Optionen => Kundendaten => Kundennummernbereiche => Neu hier dann den neuen Kundennummernbereich angelegen

Kundendateneingabe Vorgaben
KV => Einstellungen => Kundeneingabe => Pflichtfelder => Haken rein/raus

Doppelte Kundenummern und Bucherliste neue aufbauen
KV => Verwaltung => Bucherlisten => grüner Umkehrhaken => ja=> nein => nein

Bucherliste händisch löschen
KV => Verwaltung => Bucherlisten => Alle <anzeigen> lassen und dann selektiv löschen

Zuordnung RFID-Karte beim kunden löschen
KV => Kunden suchen, klicke auf den Schalter „EDIT“, wechsle in den Reiter „Zuordnungen“ und lösche dann das, was im Eingabefeld „RFID“ steht

Pfand anlegen
KV => Optionen => Einrichtung => Verträge => unten rechts Button Geldschein

Vorlage für das Begrüßungsanschreiben
Vorlagen => Begrüßungsanschreiben oder Schalter in der Vertragsmaske links unten, der zweite Button von links, der smily mit den weißen Zähnen.

Vorlage Kundenrechnung
KV => Vorlagen => Kundkontenrechnung => öffnet sich Vorlage in Word, dort ändern bzw. anpassen und mit Speichern (2. Button links oben <Diskette> links oben) beenden.

Spielmöglichkeiten Club
KV => Optionen => Verträge => Spielmöglichkeiten Racket => Anlegen Clubspielrecht

Spielzeiten Club
KV => Optionen => Verträge => Spielzeiten in den Sportarten => Anlegen Spielzeiten

Spielmöglichkeiten Club bei Kunden hinterlegen
KV => Verträge = > Status => weitere Optionen => Tennisball (links unten) => Auswahl angeben