Smile: Verfahrensdokumentation Software

1. Einsatzgebiet 

smile ist für den Einsatz in der Freizeitbranche vorgesehen, kann aber natürlich auch in jeder anderen Branche eingesetzt werden. Durch die Möglichkeiten über Konfigurationsmenüs ist eine weitgehende Anpassung in die Kundenwünsche und Anforderungen möglich. Das Kassensystem übernimmt die Erfassung und Aufzeichnung von Bargeschäften sowie die Erstellung und Verbuchung von Rechnungen. Damit verbunden ist die Sammlung von Daten und das das Erstellen von Belegen Berichten. smile entspricht den Richtlinien für Kassensystem 2017 in Deutschland (AO, GoBS, GDPdU und GdOP) und (Österreich Kassenrichtlinie 2012 mit Ergänzungen 2016 und 2017)

2. Architektur

2.1. Grundsätzlicher Aufbau 

Die Software smile nebst alle Modulen wird lokal auf einer Workstation (Client) installiert und greift via Netzwerkverbindung auf die Daten auf dem Server zu. Der Server ist dabei ein Rechner, der die Daten für alle Clients im Rahmen einer mySQL-Datenbank vorhält. Bei Einplatzsystemen kann der Client auch die Funktionen des Servers übernehmen, in dem dort auch die Datenbank eingerichtet wird. Auf den Clients wird einmalig durch den Systemadministrator festgelegt, über welche Zugangsdaten sich der Client mit dem Server verbinden kann. Eine Änderung dieser Konfiguration kann nur durch den Administrator mit den notwendigen Zugangsdaten erfolgen, die er von der Firma Sprenger Software gegen Vorlage der entsprechenden Berechtigung erhalten kann.

2.2. Datenstrukturen und –zugriff

 Die Daten der Software smile werden in einer mySQL-Datenbank gespeichert. Auf diese haben kann nur mit den Zugangsdaten zugegriffen werden, die von der Firma Sprenger Software generiert wurde. Diese Zugangsdaten sind nur dem Systemadministrator des Kunden und ggf. von ihm benannten Personen bekannt. Alle Aktionen und Operationen, die auf den Clients vorgenommen werden, werden direkt zum Server gesendet und dort in den entsprechenden Tabellen gespeichert. Alle fiskalisch relevanten Daten können nach der Speicherung nicht mehr mittels der Software smile verändert werden. Über verschiedene Berichte stehen Auswertungen zur Verfügung. Hier seien insbesondere die Berichte erwähnt, die von den Finanzbehörden im Rahmen eines Prüfverfahrens gefordert werden (siehe 3.3.)

3. Hardware und Betriebssystem 

Grundsätzlich bestimmt der Kunde, welche Hardware zu Einsatz kommt. Smile stellt jedoch gewisse Mindestanforderungen unterhalb derer der Einsatz nicht möglich ist. In Rahmen der Datenhaltung und Verarbeitung ist jedoch nicht die Hardware sondern die Software entscheidend.
Eversports GmbH, 01.10.2016

3.1. Server 

Die Hardware des Servers muss den Anforderungen eines Servereinsatzes gerecht werden. Insbesondere muss hier auf den dauerhaften und ununterbrochenen Einsatz (24/7) Rücksicht genommen werden. Als Betriebssystem wird auf dem Server ein Windows-Server-Betriebssystem oder ein Linux-System eingesetzt. Zur Speicherung der Daten installiert die Firma Sprenger Software das Datenbanksystem mySQL in der Version 5.1 und schützt den Zugang zu diesem durch den Einsatz von Benutzername und Passwort. Diese sind nur der Firma Sprenger Software und dem Systemadministrator des Kunden (und von diesem benannte Personen) bekannt. Die Zugangsdaten werden von der Firma Sprenger Software nur gegen Vorlage einer entsprechenden Berechtigung herausgegeben.

3.2. Client

Als Clients können nur PC’s mit installiertem Betriebssystem Windows 7 oder neuer zu Einsatz kommen. Die Software selbst wird auf dem Laufwerk C in den Order TMSDATEN installiert. Zum Start der Software wird das Programm „smile2010.exe“ aufgerufen. Soll nur die Gastrokasse smileCash benutzt werden, muss das Programm „smilecash32.exe“ aufgerufen werden. Die Ausgabe von Belegen erfolgt über einen Belegdrucker. Zum Einsatz kommen hier vorzugsweise Thermodrucker der Firma Epson oder Metapace. An den Drucker kann eine Kassenlade angeschlossen werden, die bei Kassiervorgängen geöffnet wird. Um die Bonierung und den Kassiervorgang für den Kunden transparent zu machen, besteht die Möglichkeit, Kundendisplays anzusteuern. Der Windows-Client muss durch den Kunden so eingestellt werden, dass nur die Nutzung als „Nutzer“ möglich ist, d.h. kein Zugriff auf die Systemeinstellungen von Windows vorgenommen werden kann.

4. Software

4.1. Kassensysteme 

Als Kassensysteme kommen in der Software smile der Terminplaner und die Gastrosoftware smileCash zum Einsatz. Der ausführbare Code der proprietären Kassensysteme ist monolithisch (als nicht modular aufgebaut), sodass Änderungen am Verhalten der Software nicht mit geringem Aufwand, zum Beispiel durch den Austausch einzelner Module, erreichbar sind.

4.2. Bedienabläufe 

Die grundsätzlichen Bedienabläufe sind bei allen Bedienern identisch. Über die Vergabe von Berechtigungen können allerdings Bedienern erweiterte Möglichkeiten eingeräumt werden. Hier sind zum Beispiel die Schichtleiter zu erwähnen, die die Möglichkeit der Eingabe von Stornobuchungen haben. Ebenfalls können über diese Bedienerberechtigungen bestimmte Bediener ermächtigt werden, Berichte abzurufen und Stammdatenänderungen vorzunehmen.

4.3. Erzeugung und Speicherung des Fiskaljournals 

Die Software smile unterstützt die vollständige Aufzeichnung der steuerlich relevanten Vorgänge und Informationen im sogenannten „Fiskaljournal“. Die in diesem Journal aufgezeichneten Daten enthalten alle nötigen Detailinformationen, die zum vollständigen Nachvollziehen der jeweiligen Geschäftsvorfälle zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden. Der Umfang der Aufzeichnung ist durch die Programmierung der Software smile vorgegeben und kann vom Bediener nicht beeinflusst werden. Einmal generierte Journaleinträge sind statisch und werden zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr verändert. Smile enthält auch keine Funktionen, mit denen eine Veränderung der Daten durchgeführt werden kann. Die Daten werden linear in der mySQL-Datenbank unter der Angabe einer eindeutigen und einmaligen ID gespeichert. Ein nachträgliches Ändern, Einfügen oder Löschen von Daten ist nicht möglich. Die fortlaufende ID lässt eine einfache Prüfung auf Vollständigkeit zu. Die aufgezeichneten Daten enthalten in sich vollständige Detailinformationen, es werden keine weiteren Daten aus anderen Quellen benötigt, um die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. So werden Details zu Artikelbuchung wie Artikelnummer, Artikelnamen, Umsatzsteuer, Umsatz, Erlös- bzw. Auswandskonto, Bediener, Ort (Rechner), Datum, Uhrzeit, ID, Finanzweg und weiteres gespeichert. Die Detailinformationen entsprechen immer den zum Zeitpunkt der Verbuchung gültigen Daten, d.h. Änderungen an den Stammdaten (z.B. Änderung des Artikelnamens oder des Preises) werden dadurch deutlich bei nachfolgenden Buchungen transparent ersichtlich. Die Fiskaljournaldaten werden zeitgleich mit dem Verbuchen der Geschäftsvorfälle generiert und entsprechen diesen damit zu 100 Prozent. Im Registrierungs- und Verbuchungsmodus werden folgende Daten aufgezeichnet: - Registrierungsstart
Der Registrierungsstart wird explizit vom Bediener des Kassensystems über eine entsprechende Taste ausgelöst. Mehrfache Registrierungsstarts sind nicht möglich.

Eversports GmbH, 01.10.2018