No-show- en late-annuleringsboete (bèta)

Gemiste lessen en last-minute annuleringen kunnen je planning verstoren en impact hebben op je community. Veel aanbieders willen klanten op een vriendelijke manier bewust maken van dit gedrag. Het invoeren van een boete kan daarbij helpen.

Met deze bètafunctie kun je automatisch e-mails sturen naar klanten die laat annuleren of niet komen opdagen. Zo stel je duidelijke verwachtingen en houd je het systeem eerlijk. Tegelijkertijd behoud je zelf de controle: je kunt specifieke klanten handmatig uitsluiten van boetes om sterke relaties met vaste klanten of waardevolle members te behouden.

De extensie is tijdens de bètafase gratis beschikbaar en wordt ingesteld op bedrijfsniveau (als je meerdere locaties hebt).

✨ Belangrijkste voordelen in één oogopslag

Informeer klanten over no-shows en late annuleringen via automatische e-mails
Blijf flexibel met meerdere boeteregels afgestemd op je aanbod
Behoud volledige controle door klanten indien nodig uit te sluiten
Test en bereid je beleid voor voordat je daadwerkelijke kosten invoert

📋 Voordat je begint

Aanwezigheid wordt gebaseerd op het check-inproces bij het inchecken van je lessen. Klanten moeten als aanwezig worden gemarkeerd wanneer ze aankomen.
👉 Meer informatie over hoe aanwezigheidsregistratie werkt: Begrijp het incheckproces

Belangrijk: klanten die niet worden ingecheckt, worden automatisch door het systeem beschouwd als een no-show.

E-mails worden 24 uur nadat de les is afgelopen verzonden, zodat je tijd hebt om de aanwezigheid indien nodig nog te controleren en aan te passen.
Denk vooraf na over hoe je de regels wilt toepassen. Bijvoorbeeld:
- “Verstuur alleen e-mails voor no-shows bij unlimited memberships”
- “Pas de regel toe op alle rittenkaarten, maar niet op losse drop-ins”
- “Informeer klanten alleen bij late annuleringen”

🧑‍💻 Hoe stel je de no-show-boete in (stap voor stap)

1. Ga naar “Market”
Navigeer naar de pagina Markt en zoek naar “No show & Late cancellation”

2. Activeer de functie - Start de configuratie

Meer informatie over No show & Late cancellation: klik op “Volgende stap”

Betalingsinformatie: de extensie is gratis. Klik op “Bevestigen”

De extensie No show & Late cancellation is nu geactiveerd. Klik op “Use extension”. De extensie is nu actief.

3. Start de configuratie

Klik op “Instellingen” om je boeteregels te configureren.
Op de instellingenpagina kun je alle regels voor no-shows en late annuleringen beheren. Je kunt meerdere regels aanmaken voor verschillende situaties.

4. Maak een nieuwe regel aan
Klik om een nieuwe boeteregel te creëren en geef deze een naam.

5. Kies waarvoor je een boete wilt toepassen
Bepaal of de regel geldt voor:

Alleen no-shows
Alleen late annuleringen
Beide

6. Selecteer de producten waarop de regel van toepassing is
Kies op welke producten (bijv. rittenkaarten, memberships) deze regel van toepassing moet zijn. Je kunt kiezen tussen:

Alle producten
Specifieke producten
- Klik op “products selected” om te kiezen op welke producten de regel van toepassing is. Je kunt zoveel producten selecteren als je wilt.
- Klik op “Apply” om je selectie te bevestigen.

7. Pas de e-mail aan

- Bepaal het onderwerp van de e-mail

- Pas de inhoud van de e-mail aan
- Je kunt placeholders toevoegen met specifieke informatie, zoals: voornaam van de klant, datum en tijd van de afspraak en naam van de activiteit. Dit helpt klanten beter te begrijpen wanneer de no-show of late annulering heeft plaatsgevonden.

Let op: de e-mail wordt verzonden namens jouw studio, niet namens Eversports.

8. Sla de regel op of activeer deze
Klik op “Opslaan als concept” als je nog niet klaar bent.

Klik op “Save and Activate” wanneer je wilt dat de regel actief wordt. De regel wordt direct geactiveerd.

Bevestig de activatie.

Je ziet nu de nieuw gecreëerde regel met de status “active”.

🎯 Configureer je regels

Je kunt meerdere boeteregels creëren voor verschillende situaties.
Regels mogen elkaar niet overlappen, dus conflicterende regels kunnen niet worden opgeslagen.
Elke regel kan afzonderlijk worden beheerd.

⚙️ Beheer de status van regels

Voor elke regel kun je:

Opslaan als concept
Activeren
De huidige status bekijken (Concept, Actief, Gedeactiveerd)
De regel deactiveren. Klik op het icoon met de drie puntjes en selecteer “Deactivate”. De regel wordt onmiddellijk gedeactiveerd.

🔍 Hoe het e-mailproces werkt

Aanwezigheid wordt gebaseerd op je check-inproces bij het inchecken van lessen.
Het systeem controleert je actieve boeteregels om te bepalen wanneer een e-mail moet worden verstuurd. Dit betekent:
- Als je regel no-shows omvat, worden klanten die niet zijn ingecheckt meegenomen
- Als je regel late annuleringen omvat, worden deze ook meegenomen
Als een klant voldoet aan de voorwaarden van een actieve regel:
- Ontvangt deze 24 uur nadat de les is afgelopen een e-mail
De e-mail:
- Wordt verzonden namens jouw studio
- Bevat in deze versie geen kosten of factuur
- Is gericht op het informeren en bewust maken van klanten over hun gedrag
De vertraging van 24 uur geeft je tijd om de aanwezigheid te controleren en indien nodig aanpassingen te doen, bijvoorbeeld door een klant uit de les te verwijderen zodat de e-mail niet wordt verstuurd.

❗Uitzonderingen beheren (belangrijk)

Je behoudt volledige controle om het systeem eerlijk en flexibel te houden:

Als je niet wilt dat een klant de e-mail ontvangt:
- Ga naar het incheckscherm van de les
- Annuleer de afspraak namens de klant
Dit wordt beschouwd als een gewone annulering en voorkomt dat de e-mail wordt verzonden

Dit is vooral handig voor trouwe klanten of uitzonderlijke situaties.

🎬 Wat klanten ervaren

Bij een no-show of late annulering:
- Ontvangen klanten 24 uur na de les een e-mail
- De e-mail informeert hen over de gemiste boeking
- In deze versie worden geen kosten of betaalverzoeken toegevoegd

💡 Tip – gebruiksscenario’s

Introduceer eerst een mild beleid voordat je kosten gaat aanrekenen
Informeer nieuwe klanten over de regels van je studio
Behoud eerlijkheid terwijl je flexibel blijft voor vaste klanten
Test verschillende aanpakken voordat je strengere boetes invoert

❓ Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen gedeactiveerd en verwijderd?
Bij deactiveren worden er geen e-mails meer verzonden, maar blijft de regel zichtbaar met de status “gedeactiveerd”. In deze versie is er geen optie om regels te verwijderen.

Hoe kan ik voorkomen dat een klant de e-mail ontvangt?
Annuleer de boeking van de klant via het Sign in scherm van de les. Dit wordt beschouwd als een normale annulering en voorkomt dat de e-mail wordt verstuurd.

Wordt de extensie ingesteld per locatie of per bedrijf?
De extensie wordt ingesteld op bedrijfsniveau.

🔮 Wat komt eraan?

Deze bètaversie richt zich op communicatie, maar er komt nog meer aan:

Binnenkort kun je:

Een boetebedrag instellen
Automatisch e-mails versturen met een betaallink
Klanten verplichten om de betaling handmatig af te ronden

In die versie:

Wordt de inhoud van e-mails gestandaardiseerd en niet meer bewerkbaar
Worden e-mails verzonden namens Eversports

Deze bèta is een eerste stap om duidelijke verwachtingen binnen je community te creëren, terwijl je de flexibiliteit behoudt om te doen wat het beste voelt voor jouw studio.