No-Show & Late Cancellation Penalty (Beta) (de)

Verpasste Klassen und kurzfristige Stornierungen können deinen Stundenplan durcheinander-bringen und sich negativ auf deine Community auswirken. Viele Anbieter:innen möchten ihre Kund:innen auf eine freundliche Weise für dieses Verhalten sensibilisieren. Eine entsprechende Regelung kann dabei helfen.

Mit dieser Beta-Version kannst du automatisierte E-Mails an deine Kund:innen versenden, die eine Spätabsage tätigen oder nicht zu einem gebuchten Termin erscheinen (No-Show).

So schaffst du klare Erwartungen und bleibst gleichzeitig fair. Du behältst dabei jederzeit die Kontrolle: Einzelne Kund:innen können bei Bedarf manuell ausgeschlossen werden – z. B. für treue Stammkund:innen oder in besonderen Fällen.

Die Erweiterung ist während der Beta-Phase kostenlos und wird auf Unternehmensebene konfiguriert.

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✨ Vorteile auf einen Blick

• Informiere deine Kund:innen über No-Shows und Spätabsagen durch automatisierte E-Mails

• Bleibe flexibel mit mehreren Regeln für unterschiedliche Angebote

• Behalte die volle Kontrolle durch individuelle Ausnahmen

• Teste deine Richtlinien, bevor du tatsächliche Gebühren einführst

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📋 Bevor du startest

• Die Anwesenheit wird über die Anwesenheitsmarkierung im Aktivitäten-Sign-in erfasst.
  → Kund:innen müssen bei ihrer Ankunft als anwesend markiert werden.
  
  👉 Mehr Infos: Teilnahmeverwaltung im Sign-in

• E-Mails werden 24 Stunden nach Ende eines Termins (Klassen, Training, ect. ) versendet
  → So hast du genug Zeit, die Teilnahme zu überprüfen und ggf. anzupassen

• Überlege dir im Vorfeld, wie du deine Regeln gestalten möchtest, z. B.:

  • "E-Mails bei No-Shows nur für unlimitierte Memberships"

  • "Regel gilt für alle Blockkarten, aber nicht für Einzelkarten"

  • "Nur bei Spätabsagen benachrichtigen"

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🧑‍💻 Einrichtung der No-Show-Regeln (Schritt für Schritt)

1. Gehe zum „Markt“

Suche nach „No-Show & Spätabsagen“

2. Funktion aktivieren

Starte die Konfiguration und klicke auf „Nächster Schritt“:

Die Erweiterung ist kostenlos →  Bitte "Bestätigen" klicken:

Danach "Erweiterung anwenden" klicken:

3. Konfiguration starten

Klicke auf „Einstellungen“, um deine Regeln zu erstellen und zu verwalten.

Vergib einen Namen für deine Regel:

5. Festlegen, was berücksichtigt wird

Wähle aus:

• Nur No-Shows
• Nur Spätabsagen
• Beides

6. Produkte auswählen

Bestimme, für welche Produkte (i.e. Blockkarten, Zeitkarten, Memberships) die Regel gilt:

• Alle Produkte

• Oder spezifische Produkte

  → „Ausgewählte Produkte“ klicken und Auswahl bestätigen 
  → Du kannst beliebig viele Produkte auswählen

7.  E-Mail anpassen

• Betreff definieren

• Inhalt individuell gestalten

Du kannst Platzhalter verwenden, z. B.:

• Vorname der Kund:innen
• Datum & Uhrzeit
• Aktivitätenname

Dies hilft deinen Kund:innen, den Kontext besser zu verstehen, wie es zu einer No-Show oder einer Spätabsage gekommen ist.

8. Regel speichern oder aktivieren

• "Als Entwurf speichern", wenn du noch nicht bereit bist

 

• Speichern und aktivieren, wenn du die Regel aktivieren möchtest. Die Regel is sofort aktiv.

Bestätige die Aktivierung: 

 

Die neu erstellte Regel findest du mit dem Status "aktiv".

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🎯 Regeln konfigurieren

• Du kannst mehrere Regeln für unterschiedliche Szenarien erstellen
• Regeln dürfen sich nicht überschneiden
• Jede Regel wird individuell verwaltet 

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⚙️ Regelstatus verwalten 

Für jede Regel kannst du:

• Als Entwurf speichern
• Aktivieren
• Status einsehen (Entwurf, Aktive, Deaktiviert)
• Deaktivieren (über die drei Punkte - tritt sofort in Effekt)

 

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🔍 So funktioniert der E-Mail-Versand

• Die Teilnahme wird über die Anwesenheitsmarkierung im Sign-in-Bereich erfasst.

• Das System prüft aktive Strafregeln und entscheidet, ob eine E-Mail ausgelöst wird. Das bedeutet:

  • Ob deine Strafregeln No-Shows (Kund:innen ohne Anwesenheitsmarkierung) berücksichtigt

  • Ob deine Strafregeln Spätabsagen berücksichtigt

• Wenn ein:e Kund:in die Bedingungen der aktiven Regel erfüllt:

  • Dann erhält diese:r Kund:in eine E-Mail 24 Stunden nach Ende des gebuchten Termins

• Die E-Mail:

  • Wird im Namen deines Studios versendet

  • Enthält keine Gebühren oder Zahlungsaufforderung (nicht in der BETA-Version)

  • Dient der Information und Sensibilisierung der Kund:innen über ihr Verhalten.

• Die 24-stündige Verzögerung gibt dir Zeit, die Anwesenheiten zu überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen – z.B., indem du eine:n Kund:in aus der Klasse entfernst, damit die E-Mail nicht versendet wird.