Livre de caisse

Comment enregistrer manuellement les dépôts et retraits en espèces pour maintenir des registres financiers précis

📖 1. Vue d'ensemble

Le livre de caisse enregistre automatiquement tous les paiements en espèces, chèques et par carte effectués sur place. Toutefois, dans certains cas, vous devrez peut-être saisir des transactions manuellement, par exemple :

Dépôts : Ajout d'espèces dans la caisse (ex. : fonds de départ, monnaie).
Sorties d'espèces : Retrait d'espèces de la caisse (ex. : achats, dépôts bancaires).

Tenir des registres précis permet de faire correspondre le montant en espèces réel avec celui indiqué dans le système, facilitant ainsi les clôtures de caisse journalières et les contrôles comptables.

Note : La journée en cours s'affiche par défaut, mais vous pouvez sélectionner une autre date ou une période complète via le filtre de date.

En haut de la page, vous trouverez un résumé du solde en espèces.
En cliquant sur Afficher les détails, une vue plus détaillée s’ouvrira.

Sous ce résumé, s’affiche un aperçu des dernières entrées et sorties d’espèces.
Vous pouvez utiliser des filtres pour rechercher des transactions précises par numéro, date, méthode de paiement, caissier ("vendu par") ou type de mouvement/transaction.

⚠️ Important : Toutes les factures réglées en espèces, chèques ou par carte sur place sont automatiquement enregistrées dans le livre de caisse, augmentant ainsi le solde en espèces.
Si une facture est annulée, le système ajustera automatiquement le solde en diminuant le montant correspondant.

🛠️ 2. Comment créer un dépôt ou une sortie manuelle

Vous pouvez enregistrer un dépôt ou une sortie d’espèces manuellement à tout moment :

Sortie : si vous retirez des espèces de la caisse pour un achat.
Dépôt : si vous ajoutez des espèces dans la caisse, par exemple à la suite d’une vente sur place ou pour rendre de la monnaie.

2.1. Accéder au livre de caisse

Allez dans Finances > Livre de caisse.

2.2. Lancer une saisie manuelle

Cliquez sur "Saisir le retrait / dépôt manuel".

2.3. Saisir les détails de la transaction

Sélectionner le type de transaction :
- Choisir Entrée pour ajouter des espèces.
- Choisir Sortie pour retirer des espèces.
Saisir le montant : Indiquez le montant exact ajouté ou retiré.
Sélectionner le compte TVA : Choisissez le compte de TVA adapté à la transaction.
Ajouter une note : Décrivez brièvement la raison de la transaction (ex. : « Achat de fournitures de bureau »).

2.4. Enregistrer la transaction

Cliquez sur "Entrer encaissement" ou "Entre décaissement" en bas à droite de la fenêtre contextuelle pour valider la transaction.

📌 Notes importantes:

Exactitude : Vérifiez que le montant en espèces dans le système correspond à celui présent physiquement dans la caisse.
Justificatifs : Conservez les justificatifs physiques des transactions dans la caisse pour votre comptabilité.
Traçabilité : Consultez régulièrement le livre de caisse pour suivre toutes les saisies manuelles et assurer la transparence.

📤 3. Exporter le livre de caisse

Pour vos rapports ou vos besoins d’audit :

3.1. Exporter les transactions

Cliquez sur Plus > Exporter les transactions (CSV) pour télécharger un fichier contenant toutes les transactions.

3.2. Générer un rapport quotidien

Cliquez sur Rapport journalier pour afficher un résumé de la journée comprenant :

Toutes les transactions en espèces, chèques et par carte
Les informations sur le ou la caissier·ère
Les numéros de facture

Ce rapport permet de vérifier le solde en espèces et d’identifier d’éventuelles erreurs ou écarts.

💡 Conseil : Le rapport journalier affiche toutes les transactions en espèces, chèques et par carte sur place, avec le nom du caissier ou de la caissière et le numéro de facture. Un outil pratique pour détecter rapidement toute erreur de saisie.