Eerste stappen in Eversports Manager
      Terug naar start
      1. Help Center
      2. Eerste stappen
      3. Eerste stappen in Eversports Manager

      Start met Eversports Ballsport Manager

      Volg deze eerste stappen om Ballsport Manager in te richten

      In deze set-up tutorial willen we je alle mogelijkheden laten zien van de Eversports Ballsport Manager voor locaties die balsporten aanbieden.

      Hieronder vind je 5 secties die je een overzicht geven van het systeem. We willen je vragen deze informatie zorgvuldig door te lezen.

      TIP: Voor de beste gebruikerservaring raden we Google Chrome of Mozilla Firefox aan, deze browsers werken het beste met Eversports (Ballsport) Manager.

      1) Algemene instellingen

      Ga naar het menu Instellingen en klik op Profiel. Hier vul je alle velden in:

      • Je kunt je contactgegevens, telefoonnummer en je sportsoorten invullen.

      • Onder Profiel > Kalender kun je de volgorde aanpassen van je sportsoorten in je kalender.

      • Onder Profiel > Sportzalen & Ruimtes voor activiteiten vind je informatie over je ruimtes en banen. Je kunt hier extra ruimtes/banen toevoegen.

      • Onder Profiel > Feestdagen kun je de feestdagen instellen en selecteren welk tarief je op die dagen hanteert.

      • Als je locatie is gesloten en enkele of alle ruimtes/banen niet geboekt kunnen worden, voer dit dan in bij Profiel > Plaatsbeperkingen.

      Ga dan naar het menu tabblad Instellingen > Factuur om in te stellen hoe je facturen eruit moeten zien en welke informatie erop moet staan. Je kunt hier ook je logo toevoegen.

       

      In het menu Instellingen > Basisgegevens dien je alle informatie in te vullen over je bedrijf. Dit wordt vervolgens gebruikt voor de facturen. Onder Basisgegevens > Online betaling kun je aangeven of je online betalingen accepteert of dat het ook mogelijk is voor klanten om contant op locaties te betalen.

       

      In het menu tabblad Instellingen > Financiën kun je de BTW tarieven en factuurcyclus instellen om een duidelijk overzicht van je facturen te hebben.

       

      In de rechterbovenhoek kun je op het pijltje naast je naam klikken om het menu Facturering te openen. Hier kun je de Eversports wallet activeren voor online betalingen, Eversports facturen, en kosten voor online betalingen checken.

       

      Taken voordat je verder gaat:

      • Voer alle relevante informatie in via menu Instellingen > Profiel

      • Controleer de instellingen in via menu Instellingen > Financiën

      • Vul alle gegevens in via menu Instellingen > Basisgegevens

      • Verifieer je Eversports wallet voor online betalingen

         

      2) Kalender

      Hier vind je alle tijdstippen en prijzen die we op jouw verzoek hebben ingesteld. Voor eventuele wijzigingen kun je ons elk moment contacteren. In het menu Kalender zie je in het horizontale menu de tabbladen met de sporten die je aanbiedt (om de volgorde van de sporten te wijzigen, ga naar Instellingen > Profiel).

      TIP: We raden aan om de Kalenderweergave op 1 week te houden zodat alle gegevens sneller worden weergegeven.

      Hoe boek ik een baan?

      Om een boeking te doen klik je op het tijdslot die je wenst te boeken. Hier kun je verschillende soorten boekingen doen:

      1. Een losse boeking (eenmalige boeking)

      2. Een herhaling (elke x-dagen op hetzelfde tijdstip)

      3. Een meerdere banen boeking (op hetzelfde tijdstip)

       

      1. Losse boeking

      Om de baan voor één specifiek persoon te boeken kun je de naam van de deelnemer invoeren. Vervolgens kun je de duur van de boeking instellen. Aan de rechterkant wordt de prijs automatisch berekend op basis van de duur van de boeking. Je kunt de prijs wijzigen door op het potloodicoon te klikken (bijvoorbeeld als je korting wilt geven).

       

      LET OP: Het is mogelijk om een boeking te maken zonder een deelnemer te selecteren. In dat geval wordt de boeking gekoppeld aan je eigen Eversports admin profiel waarmee je bent ingelogd.

       

      Zodra de boeking is aangemaakt zie je deze in de kalender terug. Er staat een icoontje (∅) naast de boeking omdat deze boeking nog niet betaald is en er nog geen factuur is opgemaakt.

       

      Als je nogmaals klikt op de boeking met icoon (∅) kun je de volgende acties uitvoeren:

      • De prijs of het tijdslot wijzigen

      • De klant als aanwezig markeren

      • De naam van de klant wijzigen

      • Een titel of interne opmerking invoeren

      • Een voucher code inwisselen (via het tabblad Details)

      Onder de klantnaam vind je een aantal extra acties:

      • Verplaats de boeking naar een ander tijdslot

      • Kopieer de boeking voor een ander tijdslot

      • Wis de boeking

      • Betalen en afronden van de transactie

      Om de boeking te betalen en een factuur aan te maken, klik je op de knop 'betalen' en selecteer je een betaalmethode.

       

      BELANGRIJK - Als je de betaalmethode OPEN selecteert betekent dit dat de factuur wordt aangemaakt met de status 'niet betaald' en dat de klant deze later kan betalen.

       

      Zodra je de boeking op 'betaald' zet verschijnt de boeking in het kalenderoverzicht met een vinkje (✓). Als je de boeking nogmaals opent kun je zien wanneer de boeking betaald is (in het tabblad Details).

       

      2. Herhaling instellen

      Selecteer de tijdslots die je wilt boeken en voer de naam in van de klant. Selecteer daarna onder 'Soort boeking' de optie 'Doorlopende periodieke boeking'.

       

      Je kunt vervolgens de eindtijd selecteren, het interval (van dagelijks, wekelijks of 2 wekelijks), het totaal aantal herhalingen en of de boekingen telkens afzonderlijk of gezamenlijk (totaal in één factuur) in rekening moeten worden gebracht. Deze laatste instelling kan achteraf niet meer worden aangepast!

       

      Om een herhalende registratie te annuleren kun je op het tijdslot klikken en alleen de geselecteerde boeking wissen of alle herhalingen.

       

      3. Meerdere banen boeken

      Als je meerdere banen/zalen tegelijk wilt boeken (bijvoorbeeld voor een tennisleraar die alle banen moet regelen voor een tennisles) klik je op één slot en vervolgens kies je voor een herhalende boeking. Je selecteert onder 'Soort boeking' de optie 'boeking meerdere banen' en vervolgens onder 'Geboekte banen' de banen die je wilt boeken.

       

      Om een 'meerdere banen boeking' te annuleren kun je op de baan klikken en alleen de geselecteerde baan wissen of de gehele 'meerdere banen boeking'.

       

      Taken voordat je verder gaat:

      • Controleer de instellingen van je kalender wat betreft openingstijden, prijzen en boekingsintervallen.

      • Meld een klant aan in je kalender. Maak een losse boeking en een herhalende boeking aan. Annuleer deze vervolgens.

         

      3) Producten

      In het menu Productbeheer kun je producten aanmaken die je klanten kunnen selecteren om een boeking af te ronden. Dit zijn o.a. strippenkaarten en memberships.

       

      Strippenkaart

      Een strippenkaart is een product waarmee de klant kan boeken voor een bepaald aantal uren waarbij elk 'aandeel' overeenkomt met een tijdslot in de kalender.

       

      Om een strippenkaart aan te maken klik je op de knop 'Nieuw product' en in de instellingen selecteer je 'Gebruikstype: Boekingen > 'Strippenkaart'. Je kunt dan aangeven hoeveel uur de klant met dit product kan boeken en of het product alleen geldig is voor bepaalde specifieke banen/ruimtes.

       

      Je kunt een strippenkaart daarna op twee manieren verkopen:

      • Rechtstreeks in het klantprofiel via het menu Klantenbeheer

      • Via het menu Financiën waarbij je de naam van de klant opzoekt

         

      Memberships

      Memberships zijn vooral handig als klanten regelmatig boeken, steeds op hetzelfde tijdstip en op dezelfde baan. Om een membership aan te maken klik je op 'Nieuw product' en in de instellingen selecteer je 'Gebruikstype: Boekingen' > 'Membership'.

       

      BELANGRIJK - Memberships kunnen niet worden verkocht via klantenbeheer, maar wel via Kalender wanneer je een herhalende boeking maakt. Om dit te doen klik je bij het maken van een herhaling op 'Soort boeking' en ken je de membership toe.

       

      Andere producten: Memberships, Artikelen en Vouchers

      1) Memberships - Memberships kunnen alleen worden gebruikt voor studiolessen en niet voor baanreserveringen.

      2) Artikelen - Je kunt in het menu Artikelen alle extra items die je wilt verkopen toevoegen (bijv. T-shirts en waterflessen). Artikelen kunnen niet online worden gekocht door je klanten, maar je kunt deze wel toewijzen aan een klant in Financiën.

      3) Vouchers - Je kunt vouchers aanbieden die je klanten kunnen inwisselen voor producten.

      TIP: Je kunt vouchers aanmaken met 0% BTW aangezien belastingen zullen worden toegepast wanneer de voucher wordt ingewisseld voor een geldig product met het juiste BTW-tarief. Je vindt een overzicht van alle verkochte vouchers in het menu Financiën > Voucher lijst.

       

      Taken voordat je verder gaat:

      • Maak één of twee producten aan (strippenkaart, membership of voucher)

      • Verkoop een membership aan een klant via de kalender

         

      4) Klanten en klantengroepen

      In het menu Klantenbeheer > Overzicht vind je de profielen van al je klanten, docenten en medewerkers.

       

      Overzicht van klanten

      Wanneer je op de naam van een klant klikt opent het klantenprofiel. Hier kun je:

      • Hun gegevens (o.a. e-mail en telefoonnummer) bewerken door rechtsboven op de knop 'Klant bewerken' te klikken

      • Een overzicht zien van boekingen in het verleden en de toekomst

      • Producten verkopen door te klikken op het winkelwagentje of in het tabblad Producten

      • Een overzicht van alle facturen van de klant vind je in het menu Financiën

       

      Klanten uitnodigen

      In het menu Klantenbeheer > Overzicht zie je naast de klantnaam de status die aangeeft of de klant zijn Eversports account heeft geactiveerd of nog niet.

       

      Er zijn 3 status opties:

      1. Toegevoegd - dit is een nieuwe klant die het account nog niet heeft geactiveerd

      2. Uitgenodigd - dit is een klant die de uitnodiging heeft ontvangen om het account te activeren

      3. Geaccepteerd - dit is een klant die het Eversports account heeft geactiveerd

      Om je klanten zelfstandig online te laten boeken kun je hen een uitnodiging sturen om hun Eversports profiel te activeren.

       

       

      Klantgroepen

      In het menu Klantenbeheer > Groepen kun je klantgroepen aanmaken. Hiermee kun je jouw klanten in groepen indelen en verschillende instellingen toepassen.

       

      Op het begin is er slechts één groep (Extern) en alle komen automatisch in deze groep. Het aanmaken van verschillende groepen brengt verschillende voordelen:

      • Je kunt instellen hoeveel toekomstige boekingen klanten van een groep kunnen maken (d.w.z. sommige klantgroepen kunnen bijvoorbeeld 1 boeking per keer maken en andere onbeperkt)

      • Je kunt instellen hoeveel boekingen per dag kunnen worden gedaan door klanten in een klantgroep en tot wanneer boekingen kunnen worden geannuleerd

      • Je kunt speciale prijzen voor sommige groepen instellen (bijv. gereduceerde prijzen voor leden die regelmatig boeken)

      • Je kunt sommige groepen toestaan alleen online te boeken en te betalen of ook online te boeken en later op de locatie te betalen.

      Zodra je meer klantgroepen hebt kun je jouw klanten van de ene groep naar de andere verplaatsen. Het verplaatsen van klanten van de ene naar de andere groep kan worden gedaan in het klantprofiel.

       

      Taken voordat je verder gaat

      • Maak groepen aan met de nodige instellingen

      • Verkoop een product aan een klant (je leert in de volgende stap hoe je de factuur achteraf annuleert)

      • Heb je al een klantenlijst die je door ons wilt laten importeren in het systeem? Neem dan contact op met support@eversports.com zodat wij de klanten kunnen importeren.

         

      5) Financiën

      Ga naar menu Financiën om de status van je facturen en verkopen te controleren.

       

      Financieel > Facturen

      In het menu Financiën > Facturen vind je een overzicht van al je uitgegeven facturen.

       

      TIP: Stel de 'Datum' filter in op 'Deze maand' om alle facturen van deze maand te zien.

       

      Als je op de 3 bolletjes naast een factuur klikt kun je:

      • Toon alle transacties - om te controleren wanneer de factuur is uitgegeven en wanneer deze is betaald

      • Gegevens tonen - voor een overzicht van het verkochte product, om een factuur te bekijken of de factuur per e-mail te versturen

      • Betaal de factuur - als de factuur nog open staat

      • Factuur annuleren - online betaalde facturen worden automatisch terugbetaald

      Andere tabbladen van het menu Financieel

      1) Via Financiën > Verkoop kun je producten verkopen aan klanten.

      2) In de tab Financiën > Kasboek kun je transacties zien die ter plaatse zijn geregistreerd in contanten of creditcard onderverdeeld per medewerker.

      3) In de tab Financiën > Dagafsluiting genereert het systeem elke dag de dagomzet.

      4) Via Financiën > Rapportages kun je gedetailleerde rapporten exporteren, bijvoorbeeld Verkopen & Omzet accounts voor maandelijkse inkomsten voor je boekhouding.

      5) Voucher lijst is waar je alle gemaakte vouchers kunt vinden.

       

      Taken voordat je verder gaat

      • Maak een factuur aan die onbetaald is

      • Betaal de openstaande factuur

      • Annuleer de betaalde factuur

         

       

      Als je alle informatie hebt gelezen en alle taken hebt uitgevoerd heb je alle introductiestappen van de Eversports Balsport Manager doorlopen. Gefeliciteerd!

       

      Nu is het tijd om een Onboarding Slot met ons te plannen om mogelijke openstaande punten te bespreken en eventuele twijfels weg te nemen! Je kunt een slot met ons inplannen via support@eversports.com.

       

      Sportieve groet,

      Team Eversports