Nieuwe klanten uitnodigen en activeren

Om je klanten de mogelijkheid te geven hun Eversports account te gebruiken kun je ze eenvoudig uitnodigen. Dit geeft hen de mogelijkheid om zelfstandig te boeken en hun boekingen te beheren.

Je kunt ervoor kiezen om uitnodigingen te versturen naar:

alle klanten,
individuele klantengroepen, of
individuele klanten.

Wij adviseren je ook om je klanten vooraf te informeren (met een nieuwsbrief of een aankondiging op je eigen homepage).

💡 Tip: Je kunt onze aankondigingstemplates gebruiken om je klanten vooraf te informeren.

Hoe nodig ik mijn klanten uit?

Om je klanten uit te nodigen, stuur je een uitnodigingsmail vanuit je Manager.
Deze e-mail bevat altijd een link waarmee je klant zijn of haar profiel snel en eenvoudig kan activeren. Het enige wat de klant hoeft te doen is een wachtwoord instellen.

💡 Tip: Maak zelf een klantprofiel aan met een ander e-mailadres dat je hebt (of gebruik het e-mailadres van een vriend of familielid, mits zij daar eerder toestemming voor hebben gegeven) en nodig jezelf eerst uit.
Op die manier zie je de uitnodigingsmail zelf en ben je al vertrouwd met het volledige proces voordat je het naar je klanten stuurt.

Voor deze uitnodigingsmail hoef je je geen zorgen te maken over juridische aspecten. De melding geldt in principe als een commerciële kennisgeving. Omdat je echter een gerechtvaardigd belang hebt om je klanten te informeren over de online reservering, hoeven klanten niet actief akkoord te gaan met dit bericht.
Na ontvangst van de e-mail hebben je klanten wel de mogelijkheid om zich uit te schrijven voor dit soort meldingen, waarna zij ze in de toekomst niet meer ontvangen.

1. Alle klanten gezamenlijk of bepaalde klantengroepen uitnodigen

In het menu Klantenbeheer klik je rechtsboven op de button 'Meer' en vervolgens op 'Klanten gezamenlijk uitnodigen'.

Je kunt dan bepalen welke klanten je wilt uitnodigen bijv. "Alle klanten uitnodigen" of alleen een specifieke klantengroep.

Onderwerp en tekst zijn al ingesteld door een template, maar je kunt deze eventueel aan te passen.

A. Alle klanten uitnodigen:

Selecteer “Alle klanten uitnodigen” in de klantengroep

B. Verschillende klantengroepen uitnodigen:

Je hebt ook de mogelijkheid om verschillende klantengroepen uit te nodigen. Alle groepen die je eerder hebt aangemaakt, worden hier weergegeven.

Je ziet ook drie andere groepen die nog niet relevant zijn voor de eerste uitnodiging:

Toegevoegd: De klant heeft nog geen uitnodiging ontvangen.
Uitgenodigd: De klant heeft al een uitnodigingsmail ontvangen, maar heeft nog geen wachtwoord ingesteld en kan opnieuw worden uitgenodigd.
Geaccepteerd: De klant heeft al een uitnodiging ontvangen en heeft deze geaccepteerd. In dit geval wordt er GEEN tweede uitnodiging verzonden.

Let op voordat je de uitnodigingsmails verstuurt:

Het onderwerp en de tekst van de e-mail zijn al ingesteld via een template, maar je kunt deze gerust aanpassen.
Je hoeft geen aanhef of handtekening toe te voegen vóór of na je hoofdtekst in het veld “Bericht”, want deze worden automatisch door het systeem toegevoegd aan de uitnodigingsmail, samen met de persoonlijke link voor de accountactivatie.

2. Klanten individueel uitnodigen

Je kunt klanten ook individueel uitnodigen zolang de klant de status Toegevoegd of Uitgenodigd hebben.

Als je een nieuwe klant aanmaakt kun je deze direct aanmaken en uitnodigen.

Als je een enkele klant wilt uitnodigen ga je naar het klantprofiel en klik je op 'Klant uitnodigen'.

Je kunt de uitnodiging bewerken en indien nodig aanpassen.

De uitnodigingsmail bevat altijd een link waarmee je klant zijn profiel snel en eenvoudig kan activeren. Het enige wat ze dienen te doen is een wachtwoord zetten.

In het menu Klantenbeheer kun je ook de status van je klanten checken.

Zodra een klant de status 'Geaccepteerd' heeft betekent dit dat hij al een uitnodiging heeft ontvangen en deze heeft geaccepteerd.

💡 Tip: Onze ervaring leert dat uitnodigingsmails soms niet worden opgemerkt door klanten (bijv. omdat ze in de spamfolder terechtkomen). Daarom raden we aan om de eerste uitnodigingen, indien nodig, meerdere keren te versturen.

3. Klanten opnieuw uitnodigen

Je kunt een tweede uitnodiging versturen naar klanten die je eerste uitnodiging nog niet hebben geaccepteerd. Om dit te doen ga je naar het menu Klantenbeheer > Meer > Klanten gezamenlijk uitnodigen.

Hier kun je nu een groep selecteren bijv. alle "uitgenodigde" of "toegevoegde" klanten.

Wij raden aan eerst contact op te nemen met de klanten in de "uitgenodigde" groep en daarna met die in de "toegevoegde" groep. Zo vermijd je dubbele uitnodigingen.