Verschil tussen “Marketingcommunicatie” & “Belangrijke Studio-updates en -informatie”.

In dit artikel lees je wat de verschillen zijn tussen deze twee vormen van communicatie, krijg je praktische voorbeelden en leer je waar je op moet letten om te voldoen aan gegevensbescherming.

Als beheerder van een sportstudio of trainingsfaciliteit - of het nu een yogastudio, een crossfit box of een pilates-studio is - is het belangrijk om je klanten op de hoogte te houden van relevant nieuws en tegelijkertijd te handelen in overeenstemming met de regelgeving voor gegevensbescherming. Met Eversports heb je een tool waarmee je verschillende soorten e-mails naar je klanten kunt sturen.

We maken onderscheid tussen de volgende e-mailcategorieën: marketingcommunicatie en belangrijke studio-updates, informatie en transactionele communicatie.

Wat is marketingcommunicatie?

Marketingcommunicatie omvat alle e-mails en kennisgevingen die bedoeld zijn om je klanten te motiveren verdere aanbiedingen te boeken, reclame te maken voor je diensten of de interesse in je studio te vergroten. Dit soort communicatie is vrijwillig en vereist de uitdrukkelijke toestemming van de klant.

Voorbeelden van marketingcommunicatie:

• Aankondigingen van nieuwe lessen of aanbiedingen - Je biedt een nieuwe yogales voor gevorderden aan en wilt je bestaande klanten hiervan op de hoogte brengen.
• Kortingen en speciale aanbiedingen - Bijvoorbeeld een korting op een rittenkaart of een vroegboekkorting voor een workshop.
• Evenementaankondigingen - Je plant een yogaweekend of een Crossfit bootcamp en je wilt je klanten hierover informeren.
• Feedbackverzoeken na cursussen - Dit kan je helpen om de klantervaring te verbeteren en je marketingstrategie te optimaliseren.

Opmerking: Je klanten moeten er actief voor kiezen om dergelijke e-mails te ontvangen. Dit gebeurt meestal door een selectievakje aan te vinken na het boekingsproces of door zich in te schrijven voor uw nieuwsbrief. Je mag geen marketing e-mails versturen zonder toestemming.

Wat zijn belangrijke studio-updates en informatie?

Belangrijke studio-updates en informatie omvatten operationele en administratieve mededelingen die relevant zijn voor je klanten en van cruciaal belang zijn voor het gebruik van uw aanbod. In tegenstelling tot marketingcommunicatie vallen dergelijke updates onder de categorie operationele communicatie en kunnen ze meestal zonder uitdrukkelijke toestemming worden verzonden, omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het contract.

Voorbeelden van belangrijke studio-updates en informatie

• Wijzigingen in het kalender of wijzigingen van de locatie - Bijvoorbeeld als een yogales in het weekend wordt uitgesteld.
• Informatie over hygiëneregels of toegangsbeperkingen - Wanneer je nieuwe hygiëneregels invoert of toegangsbeperkingen aanpast.
• Technische updates of onderhoudswerkzaamheden - bijvoorbeeld als je boekingssysteem voor korte tijd niet beschikbaar is of als er wijzigingen zijn in de betalingsopties.
• Herinneringen over het verlopen van abonnementen of kaarten - bijvoorbeeld wanneer een rittenkaart bijna verloopt of een abonnement automatisch wordt verlengd.

Opmerking: Hoewel dit soort communicatie noodzakelijk is voor de werking van de studio, moet je je klanten informeren dat ze zulke berichten van je zullen ontvangen zodra ze zich inschrijven voor cursussen of zich aanmelden voor een lidmaatschap.

Wat is transactionele communicatie?

Transactionele communicatie omvat e-mails die worden verstuurd als gevolg van een actie van je klanten of een geautomatiseerd proces. Dit soort communicatie bevat belangrijke informatie over boekingsbevestigingen, facturatie of statusupdates en is essentieel voor een soepel verloop van je studiobeheer en klantervaring.

Aangezien transactionele e-mails gerelateerd zijn aan een specifieke actie of transactie, zijn ze ook zonder problemen in termen van gegevensbeschermingswetgeving en vereisen ze geen extra toestemming.

Voorbeelden van transactionele communicatie.

• Boekingsbevestigingen en annuleringsmeldingen - Wanneer een klant een yogales of Crossfit-sessie boekt of annuleert, ontvangt hij automatisch een bevestigingsmail.
• Facturen en betalingsbevestigingen - Na aankoop van een rittenkaart, membership of het boeken van een evenement ontvangen klanten een factuur of betalingsbevestiging.
• Updates van wachtlijsten - Als een klant op de wachtlijst staat en er een plaats vrijkomt, wordt er automatisch een melding verstuurd.

Opmerking: transactionele e-mails worden verzonden in direct verband met een actie van de klant of een contractuele verplichting en zijn daarom toegestaan zonder aanvullende toestemming. Ze zijn echter beperkt tot wat strikt noodzakelijk is en mogen geen marketinginhoud bevatten om in overeenstemming te blijven met de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Communicatie in overeenstemming met gegevensbescherming

Om de privacy van je klanten te respecteren en aan de wet te blijven voldoen, moet je rekening houden met het volgende:

• Toestemming vragen voor marketingcommunicatie: Voordat je marketing e-mails verstuurt, moet je de uitdrukkelijke toestemming van je klanten krijgen, bijvoorbeeld door een selectie vakje aan te vinken na het boekingsproces of door je in te schrijven voor een nieuwsbrief.
• Gerichte selectie van ontvangers: Stuur alleen e-mails naar klanten die de informatie echt nodig hebben. Als je bijvoorbeeld wilt informeren over een kamerwijziging voor een specifieke yogales, moet je alleen de deelnemers van deze les informeren.
• Verantwoording voor de inhoud van e-mails: Als studio-beheerder ben je verantwoordelijk voor welke informatie naar welke klanten wordt gestuurd. Ongecontroleerd verzenden kan leiden tot overtredingen van de gegevensbescherming en het vertrouwen van je klanten schaden.

Hoe ondersteunt Eversports jou hierbij?

Eversports biedt een gebruiksvriendelijke e-mailtool die je helpt onderscheid te maken tussen marketingcommunicatie en belangrijke studio-updates en te handelen in overeenstemming met de regelgeving voor gegevensbescherming. Je kunt:

• Klantenlijsten segmenteren: Dit zorgt ervoor dat alleen de relevante ontvangers of abonnees een specifiek bericht ontvangen.
• Stel automatische herinneringen en meldingen in: Je kunt automatische meldingen gebruiken, vooral voor operationele updates, om ervoor te zorgen dat je klanten altijd op de hoogte zijn.
• Toestemmingen beheren: Met Eversports kun je toestemming voor marketinge-mails bijhouden en ervoor zorgen dat alleen klanten die toestemming hebben gegeven relevante berichten ontvangen.

Samenvatting

Het verschil tussen de drie soorten communicatie kan als volgt worden samengevat:

• Marketingcommunicatie wordt gebruikt voor reclame en vereist de toestemming van de klant.
• Belangrijke studio-updates en informatie zijn essentieel voor de werking van je studio en kunnen over het algemeen zonder toestemming worden verzonden.
• Transactionele communicatie is direct gekoppeld aan een actie of transactie en zorgt ervoor dat klanten op de hoogte blijven van belangrijke details van hun boekingen, betalingen en afspraken. Deze communicatie vindt plaats zonder extra toestemming, maar moet puur informatief blijven.

Onthoud altijd: omgaan met de gegevens van je klanten in overeenstemming met de regelgeving voor gegevensbescherming beschermt niet alleen jou als studio-beheerder, maar versterkt ook het vertrouwen en de langdurige loyaliteit van je klanten aan je studio.