Overslaan naar inhoud
Nederlands
Mijn Eversports Manager
  • Er zijn geen suggesties want het zoekveld is leeg.

Hoe beheer je boekingsaanvragen voor privésessies?

Een handleiding voor het beheren van boekingsaanvragen voor privésessies

Zodra je boekingsaanvragen hebt ingesteld voor een aanbod voor privésessies en klanten aanvragen beginnen in te dienen, kunnen jij en, indien toegestaan, je docenten en trainers deze rechtstreeks beheren in de kalender voor privésessies.

Boekingsaanvragen zijn vooral handig als:

  • Je dubbele boekingen van docenten/trainers of ruimtes wilt voorkomen.
  • Je een complexere planning hebt (bijvoorbeeld met meerdere docenten/trainers, ruimtes of combinaties daarvan).
  • Je planningen handmatig wilt afstemmen voordat je een boeking bevestigt.
  • Je aanvragen wilt beoordelen of prioriteren voordat je ze accepteert.

🔎 1. Waar vind je boekingsaanvragen?

  • Boekingsaanvragen verschijnen rechtstreeks in je kalender.
  • Ze worden visueel onderscheiden van bevestigde afspraken.
  • Met de schakelaar ‘Alleen aanvragen’ kun je je uitsluitend op openstaande aanvragen richten.

Je ontvangt ook meldingen van nieuwe aanvragen via:

  • Een meldingsbadge in de zijbalk.
  • De openstaande taken op het dashboard, met een directe link naar open aanvragen.
  • E-mailmeldingen, zodat je geen nieuwe aanvragen mist.

💡 Pro-tip: Je kunt instellen naar welk e-mailadres de meldingen worden gestuurd via de instellingen van de extensie voor privésessies in de Market.

1.1 Welke informatie zie je?

Wanneer je een boekingsaanvraag opent, kun je de volgende informatie bekijken:

  • Naam van de klant
  • Aangevraagde datum en tijd
  • Geselecteerde of voorgestelde docent/trainer
  • Toegewezen of voorgestelde ruimte
  • Een aftelling die aangeeft hoeveel tijd je nog hebt om te reageren

💡 Pro-tip: Als er geen docent/trainer of ruimte is geselecteerd, doet het systeem automatisch een voorstel. Je kunt dit altijd aanpassen voordat je de aanvraag bevestigt.

1.2 Hoe reageer je op aanvragen?

Je kunt:

  • De aanvraag accepteren

    → De boeking wordt bevestigd en alle deelnemers ontvangen een e-mailmelding.

  • De aanvraag bewerken en accepteren

    → Pas eerst de details aan (bijvoorbeeld docent/trainer, ruimte of tijdstip) voordat je de boeking bevestigt.

  • De aanvraag weigeren

    → De klant wordt per e-mail geïnformeerd. Je kunt hierbij een bericht toevoegen.

1.3 Belangrijke timing

  • Je hebt 24 uur de tijd om op elke boekingsaanvraag te reageren.
  • Als er geen actie wordt ondernomen, verloopt de aanvraag automatisch.
  • Verlopen aanvragen worden uit je kalender verwijderd en kunnen niet meer worden beantwoord.
  • Klanten worden op de hoogte gebracht wanneer hun aanvraag verloopt.

🎓 2. Docenten en trainers toestaan om op aanvragen te reageren

Als je je docenten en trainers meer autonomie wilt geven en zelf minder betrokken wilt zijn bij het proces, kun je hen toestaan om boekingsaanvragen te beheren.

Net als beheerders en leidinggevende medewerkers kunnen zij boekingsaanvragen bekijken in de kalender voor privésessies. Ze worden bovendien op de hoogte gebracht van nieuwe aanvragen via e-mail en via het meldingspictogram in de Manager.

Om deze toestemming in te schakelen, ga je naar de regels voor online registratie wanneer je een aanbod voor privésessies aanmaakt of bewerkt.

Als je kiest voor ‘Elke rol’, kunnen medewerkers, docenten en externe docenten met een actief docentenprofiel boekingsaanvragen accepteren of aangeven dat zij geen interesse hebben.

Hoe een aanvraag vervolgens wordt afgehandeld, hangt ervan af of de klant een specifieke docent heeft geselecteerd of niet.

2.1 Boekingsaanvragen zonder voorkeur voor een docent of trainer

  • Alle docenten en trainers die privésessies mogen aanbieden, worden op de hoogte gebracht van de nieuwe boekingsaanvraag (naast de studio zelf).

  • Elke van deze docenten of trainers kan de aanvraag accepteren.
  • Docenten of trainers kunnen de aanvraag individueel afwijzen. De aanvraag wordt daardoor niet automatisch afgewezen voor de klant.
  • Als alle in aanmerking komende docenten of trainers de aanvraag afwijzen, ontvangt de studio hiervan een e-mail. Een beheerder of leidinggevende medewerker kan vervolgens:
    • een alternatief voorstellen, of
    • de aanvraag volledig afwijzen.
  • Als niemand de aanvraag accepteert voordat de reactietermijn van 24 uur verstreken is, wordt de aanvraag automatisch afgewezen.

2.2 Boekingsaanvragen met voorkeur voor een docent of trainer

  • Alleen de geselecteerde docent of trainer wordt op de hoogte gebracht van de boekingsaanvraag (naast de studio zelf).

  • Alleen deze docent of trainer kan op de aanvraag reageren (beheerders en leidinggevende medewerkers kunnen daarnaast alle aanvragen beheren).
  • De docent of trainer kan de aanvraag accepteren zoals deze is, maar kan de aanvraag niet bewerken voordat deze wordt geaccepteerd.
  • Als de voorkeursdocent of -trainer de aanvraag afwijst, ontvangt de studio hiervan een e-mail. Een beheerder of leidinggevende medewerker kan vervolgens:
    • een alternatief voorstellen, of
    • de aanvraag volledig afwijzen.
  • Als niemand de aanvraag accepteert voordat de reactietermijn van 24 uur verstreken is, wordt de aanvraag automatisch afgewezen.

2.3 Belangrijke beperking voor docenten en trainers

In vergelijking met beheerders en leidinggevende medewerkers kunnen docenten en trainers boekingsaanvragen niet bewerken en accepteren in één stap. Alleen beheerders en leidinggevende medewerkers kunnen wijzigingen aanbrengen in een aanvraag voordat deze wordt bevestigd.

Wanneer een docent of trainer een aanvraag afwijst, wordt deze niet automatisch afgewezen voor de klant. Zo krijgt een andere docent of trainer nog de kans om de privésessie over te nemen. Beheerders en leidinggevende medewerkers kunnen er op elk moment voor kiezen om de volledige boekingsaanvraag af te wijzen en de klant hierover te informeren. Als een beheerder of leidinggevende medewerker de aanvraag niet binnen 24 uur afwijst of verwerkt, wordt deze automatisch afgewezen en wordt de klant hiervan op de hoogte gebracht.

🔗 Gerelateerde artikelen