![Logo Eversports Horizontal (1)-1.png]](https://helpcenter.eversportsmanager.com/hs-fs/hubfs/Logo%20Eversports%20Horizontal%20(1)-1.png?height=40&name=Logo%20Eversports%20Horizontal%20(1)-1.png){kind=small}
Je kunt je privé sessie aanbiedingen online beschikbaar maken zodat klanten afspraken kunnen aanvragen op basis van jouw beschikbaarheid. Met deze instelling kunnen klanten een geschikt tijdstip kiezen, terwijl jij de controle behoudt door elke aanvraag te bekijken en te bevestigen. Dit is vooral handig als je planning afhankelijk is van de beschikbaarheid van docenten/trainers, ruimtes of een flexibele planning.
Momenteel worden privésessies geboekt via boekingsaanvragen (met goedkeuring). Een optie voor directe boeking wordt in toekomstige updates toegevoegd.
In dit artikel leer je hoe je boekingsaanvragen instelt en hoe je binnenkomende aanvragen in je kalender beheert.
✨ Belangrijkste voordelen in één oogopslag
- Behoud de controle door elke boeking goed te keuren
- Bied flexibele planning zonder vooraf vaste tijdsloten in te stellen
- Voorkom conflicten met docenten/trainers of ruimtes
- Laat klanten sessies aanvragen op basis van actuele beschikbaarheid
📋 Voordat je begint
Voordat je boekingsaanvragen instelt:
- Zorg ervoor dat de extensie voor privésessies is geactiveerd
- Zorg ervoor dat je al minstens één privé sessie aanbieding hebt aangemaakt
→ Zie: Hoe je privésessies aanmaakt en beheert in je Eversports Manager
🧑💻 Online boekingen voor privésessies instellen
Om online boekingen (aanvragen) voor privésessies mogelijk te maken, moet je twee dingen doen:
- Activeer de optie “Online beschikbaar” voor de betreffende privé sessie aanbiedingen en stel de boekingsregels in
- Deel de privé sessieaanbieding – via een booking widget of de deeloptie
Volg deze stappen in de instellingen van je privélesaanbieding:
Stel je privélesaanbieding in voor online beschikbaarheid
Alles wat je nodig hebt, kun je instellen binnen de privélesaanbieding:
1. Kies hoe de aanbieding online beschikbaar is
In de sectie Online inschrijfregels kies je hoe je aanbieding wordt weergegeven:
- Online beschikbaar → Klanten kunnen boekingsaanvragen doen
- Alleen zichtbaar → Klanten kunnen de aanbieding zien, maar niet online boeken
- Alleen intern → Alleen zichtbaar in de Manager
👉 Om boekingsaanvragen mogelijk te maken, selecteer je “Online beschikbaar”
2. Stel de online inschrijfperiode in
Bepaal wanneer klanten boekingsaanvragen mogen indienen.
Je kunt kiezen uit:
- Inschrijven altijd mogelijk
→ Klanten kunnen op elk moment een sessie aanvragen (standaard: minimaal 24 uur van tevoren) - Individuele online inschrijfperiode
→ Stel een specifiek tijdsvenster in
💡 Voorbeeld:
Als je instelt:
- Vanaf 7 dagen van tevoren
- Tot 24 uur van tevoren
Dan kunnen klanten alleen binnen dat tijdsvenster een sessie aanvragen — niet eerder dan 7 dagen vooraf en niet later dan 24 uur vóór de starttijd.
3. Bepaal de boekingsbeschikbaarheid
Kies hoe de beschikbaarheid voor deze aanbieding wordt toegepast:
- Standaard beschikbaarheid → Gebruikt je standaardinstellingen die je kunt definiëren in de instellingen van de privésessie-extensie in de Market
- Aangepaste beschikbaarheid → Stel specifieke tijdsvensters in voor deze aanbieding
👉 Dit bepaalt wanneer klanten sessies kunnen aanvragen.
Wil je beter begrijpen hoe beschikbaarheid en tijdsloten worden berekend?
→ Zie: Hoe de beschikbaarheid van privésessies werkt
5. Buffertijd toevoegen (optioneel)
Buffertijd voegt extra tijd toe na elke sessie.
Hierdoor wordt de toegewezen docent/trainer en/of ruimte nog een bepaalde tijd na de sessie geblokkeerd.
Gebruik dit om:
- Aansluitende boekingen te voorkomen
- Tijd te voorzien voor voorbereiding, opruimen of pauzes
💡 Voorbeeld:
Een sessie van 60 minuten met 15 minuten buffertijd betekent dat de docent/trainer en/of ruimte in totaal 75 minuten bezet is.
👉 Let op:
Buffertijd beïnvloedt alleen de ruimte tussen boekingen — niet de beschikbaarheid zelf.
💡 Voorbeeld:
Een sessie van 60 minuten kan nog steeds om 11:00 starten binnen een tijdsvenster van 09:00–12:00, zelfs met buffertijd, zolang de sessie vóór 12:00 eindigt en er geen andere sessie om 12:00 start.
6. Kies betaalopties
Bepaal hoe klanten moeten betalen:
- Alleen online betalen
- Online betalen of later betalen
Als je later betalen toestaat:
- Kunnen klanten de boekingsaanvraag afronden zonder online te betalen
- Wordt de betaling later afgehandeld (bijv. ter plaatse)
💡 Tip:
“Later betalen” is handig voor:
- Nieuwe klanten
- Aanbiedingen waarbij de bevestiging eerst plaatsvindt voordat er betaald wordt
7. Boekingsaanvragen (huidige setup)
Boekingsaanvragen vereisen handmatige goedkeuring.
- De optie “Goedkeuring vereist voor online boekingen” staat standaard ingeschakeld
- Klanten dienen een aanvraag in → jij bevestigt of weigert deze
- Je hebt 24 uur de tijd om boekingsaanvragen goed te keuren of te weigeren
💡 Let op:
Een optie voor directe boeking (zonder goedkeuring) wordt in toekomstige updates toegevoegd. Bekijk dit artikel voor de huidige beperkingen van de BETA-versie.
Deel je privélesaanbieding
Zodra je aanbieding is ingesteld, kun je deze beschikbaar maken voor klanten:
- Voeg deze toe aan je Activities widget (bijv. naast andere specials zoals workshops of events, of maak een aparte widget alleen voor je privélesaanbiedingen)
- Deel een directe link naar de aanbieding of beschikbaarheid (via de drie puntjes (⋯) in het overzicht van je privélesaanbiedingen)
→ Zie: Je Activities widget aanpassen
Zo kunnen klanten eenvoudig privésessies ontdekken en aanvragen via je website of campagnes.
👀 Wat klanten kunnen zien en doen
Wanneer klanten je privésessie openen (bijv. via je Activities widget of een gedeelde link):
- Zien ze beschikbare data en tijdsloten
- Kunnen ze (optioneel) een docent/trainer selecteren
- Doorlopen ze het checkoutproces
- Dienen ze een boekingsaanvraag in
- Worden ze geïnformeerd dat hun aanvraag binnen 24 uur wordt goedgekeurd of geweigerd
🔄 Privésessie boekingen beheren
Zodra klanten privésessies beginnen te boeken, kun je deze direct in je kalender beheren.
🗂️ Boekingsaanvragen beheren (huidige setup)
Zodra klanten boekingsaanvragen beginnen te sturen, kun je deze direct beheren in je privésessiekalender.
Waar vind je aanvragen
- Boekingsaanvragen verschijnen direct in je kalender
- Ze worden visueel onderscheiden van bevestigde afspraken
- Je kunt de toggle “Alleen aanvragen” gebruiken om je te focussen op openstaande aanvragen
Je wordt ook op de hoogte gebracht van nieuwe aanvragen via:
- Een notificatiebadge in de zijbalk
- De dashboard-taken, die je rechtstreeks naar openstaande aanvragen leiden
- E-mailmeldingen, zodat je geen aanvragen mist
💡 Tip: Je kunt in de instellingen van de privésessie-extensie in de Market bepalen naar welke inbox de meldingen worden gestuurd.
Welke informatie je ziet
Wanneer je een boekingsaanvraag opent, kun je het volgende bekijken:
- Naam van de klant
- Aangevraagde datum en tijd
- Geselecteerde of voorgestelde docent/trainer
- Toegewezen of voorgestelde ruimte
- Een countdown die laat zien hoeveel tijd je nog hebt om te reageren
💡 Tip:
Als er geen docent/trainer of ruimte is geselecteerd, stelt het systeem er automatisch één voor — je kunt dit altijd aanpassen voordat je de aanvraag bevestigt.
Je kunt:
- De aanvraag accepteren
→ De boeking wordt bevestigd en alle betrokkenen worden via e-mail geïnformeerd - De aanvraag bewerken en accepteren
→ Pas details aan (bijv. docent/trainer, ruimte of tijd) voordat je bevestigt - De aanvraag weigeren
→ De klant wordt via e-mail geïnformeerd (je kunt een bericht toevoegen)
Belangrijke timing
- Je hebt 24 uur om op elke boekingsaanvraag te reageren
- Als er geen actie wordt ondernomen, verloopt de aanvraag automatisch
- Verlopen aanvragen worden uit je kalender verwijderd en kunnen niet meer worden beantwoord
- Klanten worden geïnformeerd wanneer hun aanvraag verloopt
💡 Tip – wanneer gebruik je boekingsaanvragen?
Boekingsaanvragen zijn vooral handig als:
- Je dubbele boekingen van docenten/trainers of ruimtes wilt voorkomen
- Je een complexere planning hebt (bijv. meerdere docenten/trainers, ruimtes of combinaties)
- Je planningen eerst handmatig wilt afstemmen voordat je bevestigt
- Je aanvragen wilt beoordelen of prioriteren voordat je ze accepteert
⚡ Direct boeken (binnenkort beschikbaar)
Een optie voor direct boeken (zonder goedkeuring) wordt in toekomstige updates geïntroduceerd.
Zodra deze beschikbaar is, kun je:
- Klanten direct privésessies laten boeken
- De goedkeuringsstap overslaan
- Boekingen rechtstreeks in je kalender beheren
🔗 Gerelateerde artikelen
Hoe je privélesaanbiedingen aanmaakt en beheert
→ Leer hoe je je privélesaanbiedingen instelt voordat je online boekingen configureert
Hoe de beschikbaarheid van privésessies werkt
→ Begrijp hoe beschikbare tijdsloten worden berekend en welke factoren hier invloed op hebben
Je Activities widget aanpassen
→ Leer hoe je je privésessies op je website toont naast je andere aanbiedingen