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Rendre vos offres de Séances Privées disponibles à la réservation en ligne

Un guide pour permettre à vos client·es de réserver des Séances Privées en ligne

Vous pouvez rendre vos offres de Séances Privées disponibles en ligne afin que vos client·es puissent faire des demandes de séances en fonction de vos disponibilités. Cette configuration permet aux client·es de choisir un créneau adapté tout en vous laissant le contrôle grâce à la validation de chaque demande. Cela est particulièrement utile si votre planning dépend de la disponibilité des professeur·es/coachs, de l’occupation des salles ou d’une organisation flexible.

Actuellement, les Séances Privées sont réservées via des demandes de réservation (avec validation). Une option de réservation directe sera disponible dans de futures mises à jour.

Dans cet article, vous apprendrez à configurer les demandes de réservation et à gérer les demandes entrantes dans votre calendrier.

✨ Avantages principaux en un coup d’œil

  • Gardez le contrôle en validant chaque réservation

  • Proposez une planification flexible sans créer de créneaux fixes à l’avance

  • Évitez les conflits de planning entre professeur·es/coachs ou salles

  • Permettez aux client·es de demander des séances en fonction des disponibilités réelles

📋 Avant de commencer

Avant de configurer les demandes de réservation :

  • Assurez-vous que l’extension Séances Privées est activée

  • Assurez-vous d’avoir déjà créé au moins une offre de Séances Privées

→ Voir : Comment créer et gérer des offres de Séances Privées

🧑‍💻 Configurer la réservation en ligne pour les Séances Privées

Pour permettre la réservation en ligne (via demandes) des Séances Privées, vous devez faire 2 choses :

  1. Activer l’option “Disponible en ligne” pour les offres de Séances Privées concernées et définir les règles de réservation

  2. Partager l’offre de Séances Privées — soit via un widget de réservation, soit via l’option de partage

Suivez ces étapes dans la configuration de votre offre de Séances Privées :

Configurer votre offre de Séances Privées pour la disponibilité en ligne

Vous pouvez configurer tous les éléments nécessaires directement dans l’offre de Séances Privées :

1. Choisir comment l’offre est disponible en ligne

Dans la section règles d’inscription en ligne, choisissez comment votre offre doit apparaître :

  • Disponible en ligne → Les client·es peuvent faire des demandes de réservation

  • Visible uniquement → Les client·es peuvent voir l’offre mais ne peuvent pas la réserver en ligne

  • Interne uniquement → Visible uniquement dans le Manager

👉 Pour activer les demandes de réservation, sélectionnez “Disponible en ligne”

2. Définir la période d’inscription en ligne

Définissez quand les client·es peuvent envoyer des demandes de réservation.

Vous pouvez choisir :

  • Inscriptions toujours possibles
    → Les client·es peuvent demander des séances à tout moment (par défaut : au moins 24 heures à l’avance)
  • Période d’inscription en ligne personnalisée
    → Définir une plage horaire

💡 Exemple :
Si vous définissez :

  • À partir de 7 jours avant

  • Jusqu’à 24 heures avant

Les client·es pourront faire une demande uniquement dans cette plage — pas plus tôt que 7 jours avant et pas plus tard que 24 heures avant le début.

3. Définir les disponibilités de réservation

Choisissez comment les disponibilités s’appliquent à cette offre :

  • Disponibilité par défaut → Utilise la configuration définie dans les paramètres de l’extension Séances Privées dans le Market

  • Disponibilité personnalisée → Définir des créneaux spécifiques pour cette offre

👉 Cela détermine quand les client·es peuvent faire des demandes de séances.

Si vous souhaitez comprendre comment les disponibilités et créneaux sont calculés :
→ Voir : Fonctionnement des disponibilités des Séances Privées

4. Définir les horaires de début des séances

Définissez la fréquence de démarrage des séances. Cela détermine les créneaux proposés aux client·es.

  • Toutes les heures

  • Toutes les 30 minutes

  • Toutes les 15 minutes

Paramètre Options d'heure de début
Timeslots_60_EN
Timeslots_30_EN
Timeslots_15_EN

💡 Conseils :

  • Pour un maximum de flexibilité, choisissez toutes les 15 minutes

  • Pour une organisation plus structurée, adaptez ce réglage à la durée de vos séances (par exemple séances d’1h → démarrage toutes les heures)

5. Ajouter un temps supplémentaire (optionnel)

Le temps supplémentaire ajoute un intervalle après chaque séance.

Cela bloque un·e professeur·e/coach et/ou une salle pendant un temps supplémentaire après la séance.

Utilisez cette option pour :

  • Éviter les enchaînements de séances

  • Prévoir du temps pour la préparation, le nettoyage ou les pauses

💡 Exemple :
Une séance de 60 minutes avec un temps supplémentaire de 15 minutes occupe le/la professeur·e/coach et/ou la salle pendant 75 minutes.

👉 Note :
Le temps supplémentaire affecte uniquement l’espacement entre les réservations — pas les disponibilités.

💡 Exemple :
Une séance de 60 minutes peut commencer à 11:00 dans une plage 09:00–12:00, même avec un temps supplémentaire, tant qu’elle se termine avant 12:00 et qu’aucune autre séance ne commence à 12:00.

6. Choisir les options de paiement

Déterminez comment les client·es doivent payer :

  • Paiement en ligne uniquement

  • Paiement en ligne ou payer plus tard

Si vous autorisez le paiement ultérieur :

  • Les client·es peuvent faire la demande sans payer en ligne

  • Le paiement sera géré plus tard (par exemple sur place)

💡 Astuce :
Le “paiement ultérieur” est utile pour :

  • Les nouveaux client·es

  • Les offres nécessitant une validation avant engagement

7. Demandes de réservation (configuration actuelle)

Les demandes de réservation nécessitent une validation manuelle.

  • L’option “Autorisation requise pour les réservations en ligne” est activée par défaut

  • Les client·es envoient une demande → vous l’acceptez ou la refusez

Vous avez 24 heures pour valider ou refuser une demande.

💡 Note :
Une option de réservation directe (sans validation) est prévue dans de futures mises à jour. Pour consulter les limites actuelles de la version BETA, veuillez consulter cet article.

Partager votre offre de Séances Privées

Activities_widget_EN

Une fois votre offre configurée, vous pouvez la rendre accessible aux client·es :

  • Ajoutez-la à votre widget Activités (par exemple avec vos ateliers ou événements, ou créez un widget dédié aux Séances Privées)

  • Partagez un lien direct vers l’offre ou les disponibilités (via les trois points dans la liste des offres de Séances Privées)

→ Voir : Personnaliser votre widget Activités

Cela permet aux client·es de découvrir facilement vos Séances Privées et d’envoyer des demandes depuis votre site ou vos campagnes.

👀 Ce que les client·es peuvent voir et faire

Lorsqu’un·e client·e accède à vos Séances Privées :

  • Il/elle voit les dates et créneaux disponibles

  • Il/elle peut (optionnellement) choisir un·e professeur·e/coach

  • Il/elle passe par le processus de réservation

  • Il/elle envoie une demande de réservation

  • Il/elle est informé·e que sa demande sera traitée sous 24 heures

🔄 Gérer les réservations de Séances Privées

Une fois les demandes envoyées, vous pouvez les gérer directement dans votre calendrier.

🗂️ Gérer les demandes de réservation (configuration actuelle)

Dès que les clients commencent à envoyer des demandes de réservation, vous pouvez les gérer directement dans le calendrier de vos séances privées.

Où trouver les demandes : 

Request_open_EN

  • Les demandes de réservation apparaissent directement dans votre calendrier

  • Elles se distinguent visuellement des séances confirmées

  • Vous pouvez utiliser le bouton « Demandes uniquement » pour vous concentrer sur les demandes en attente

Vous êtes également informé·e via :

  • Une notification dans la barre latérale

  • Le tableau de bord

  • Des emails

💡 Astuce : Vous pouvez définir l’adresse email de réception des notifications dans les paramètres de l’extension Séances Privées.

Informations disponibles dans une demande :

Request_details_EN

Lorsque vous ouvrez une demande de réservation, vous pouvez consulter :

  • Nom du client

  • Date et heure demandées

  • Professeur·e/coach sélectionné·e ou suggéré·e

  • Salle attribuée ou suggérée

  • Temps restant pour répondre

💡 Astuce :

Si aucune ressource n’est sélectionnée, le système en suggère une que vous pouvez ajuster.

Répondre aux demandes :

  • Accepter la demande 

    → la séance est confirmée et les participant·es sont informé·es

  • Modifier puis accepter 

    → ajuster avant validation

  • Refuser 

    → le/la client·e est informé·e

Délai :

  • Vous disposez de 24 heures pour répondre à chaque demande de réservation

  • Si aucune action n'est effectuée, la demande expire automatiquement

  • Les demandes expirées sont supprimées de votre calendrier et ne peuvent plus faire l'objet d'une réponse

  • Les clients sont informés si leur demande expire
💡 Astuce – Quand utiliser les demandes de réservation

Les demandes de réservation sont particulièrement utiles si :

  • Vous souhaitez éviter les doubles réservations entre entraîneurs/professeurs ou salles

  • Vous avez des configurations de planification plus complexes (par exemple, plusieurs formateurs, salles ou combinaisons)

  • Vous devez coordonner les plannings manuellement avant de confirmer

  • Vous souhaitez filtrer ou hiérarchiser les demandes avant de les accepter 

⚡ Réservation directe (à venir)

Une option de réservation directe (sans validation) sera introduite dans les prochaines mises à jour.

Une fois cette fonctionnalité disponible, vous pourrez :

  • Permettre aux clients de réserver des séances privées instantanément

  • Supprimer l'étape de validation

  • Gérer les réservations directement dans votre calendrier

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