Comprendre la disponibilité des Séances Privées

La disponibilité des Séances Privées détermine quels créneaux vos client·es peuvent voir et demander ou réserver. Cet article propose une analyse détaillée du calcul des disponibilités. Il explique comment vos paramètres — tels que les disponibilités, la durée des séances, les règles de réservation et les ressources attribuées comme les coachs ou les salles — interagissent pour générer les créneaux finaux visibles par vos client·es.

Comprendre cette logique vous permet de :

• Identifier pourquoi certains créneaux ne sont pas affichés

• Ajuster votre configuration avec plus de précision

• Éviter des comportements de réservation inattendus

Si vous souhaitez configurer des Séances Privées, consultez les articles de configuration associés ci-dessous.

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🔗 Articles de configuration associés

Pour tirer le meilleur parti de cet article, il est utile de comprendre comment les Séances Privées sont configurées :

• Comment créer et gérer des Séances Privées dans votre Eversports Manager
  → Découvrez comment créer des Séances Privées et définir leur configuration de base
• Rendre vos offres de Séances Privées disponibles à la réservation en ligne
  → Comprenez comment les disponibilités sont utilisées pour les demandes de réservation et la réservation client

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🧠 Comment la disponibilité est calculée

Le système calcule la disponibilité étape par étape.
À chaque étape, les créneaux invalides sont supprimés jusqu’à ce qu’il ne reste que les options valides.

1. Commencer par votre disponibilité de réservation

Le système détermine d’abord quand les séances sont autorisées de manière générale.

Il utilise :

• La disponibilité par défaut (définie dans les paramètres de l’extension Séances Privées), ou

• Une disponibilité personnalisée (définie directement sur l’offre de Séances Privées)

Vous définissez :

• Les jours de la semaine

• Une ou plusieurs plages horaires par jour (ex. 09:00–12:00, 14:00–18:00)

👉 Si un jour ou une plage horaire est complètement absent, vérifiez en priorité vos paramètres de disponibilité.

2. Appliquer la disponibilité spécifique à une date

Vous pouvez remplacer votre disponibilité habituelle pour certaines dates grâce à une disponibilité spécifique à une date (définie dans les paramètres de l’extension Séances Privées).

💡 Exemples :

• Hebdomadaire : Lundi 09:00–17:00

  → Date spécifique : 09:00–12:00

  ✅ Seule la plage 09:00–12:00 est disponible

• Hebdomadaire : Mercredi 10:00–18:00

  → Date spécifique : Fermé

  ❌ Aucune disponibilité

• Hebdomadaire : Dimanche non disponible

  → Date spécifique : 10:00–14:00

  ❌ Toujours indisponible

   

👉 Si la disponibilité diffère sur une date précise, vérifiez ces paramètres.

3. Générer les heures de début possibles

Paramètre	Options d'heure de début

Dans chaque plage horaire, le système génère des heures de début possibles.

Cela dépend du paramètre de fréquence de démarrage des séances :

• Toutes les heures → 09:00, 10:00
• Toutes les 30 minutes → 09:00, 09:30
• Toutes les 15 minutes → 09:00, 09:15, 09:30

👉 Les heures de début suivent toujours des intervalles fixes (:00, :15, :30, :45), indépendamment de l’heure de début de votre disponibilité.
Par exemple, si votre disponibilité commence à 09:10, le premier créneau (toutes les 30 minutes) sera 09:30 et non 09:10.

👉 Si un créneau spécifique est manquant (ex. 09:15), vérifiez vos paramètres d’intervalle.

4. Vérifier la durée des séances

Chaque séance doit pouvoir s’intégrer entièrement dans la plage de disponibilité.

💡 Exemple :

Disponibilité : 09:00–12:00
Durée : 60 minutes

✅ 10:00 → se termine à 11:00
❌ 11:30 → se termine à 12:30 (hors disponibilité)

👉 Si certains créneaux tardifs sont absents, la durée de séance peut être la cause.

5. Appliquer les règles de réservation

Le système vérifie si un créneau peut être réservé selon votre période d’inscription en ligne.

Cela définit :

• Combien de temps à l’avance une séance peut être réservée

• Jusqu’à quel moment avant le début une réservation est possible

💡 Exemple :

Si vous définissez :

• À partir de 7 jours avant

• Jusqu’à 24 heures avant

Une séance :

• ✅ Peut être réservée jusqu’à 7 jours à l’avance

• ❌ Ne peut pas être réservée moins de 24 heures avant

👉 Si un créneau n’est pas visible :

• Il peut être trop proche du début

• Ou trop éloigné dans le futur

6. Vérifier les coachs et les salles (si attribué·es)

Si votre séance a des ressources attribuées :

• Coachs

• Salles

Le système vérifie les conflits de planning.

Un créneau est disponible uniquement si :

• Au moins un·e coach est disponible

• Au moins une salle est disponible

• Aucun chevauchement de séance n’existe

💡 Exemples :

• Coach déjà réservé·e → ❌ indisponible

• Deux coachs attribué·es, un·e disponible → ✅ disponible

• Aucun·e coach attribué·e → ✅ aucune restriction

👉 Si un créneau est absent malgré la disponibilité, une ressource est probablement déjà occupée.

👉 Si aucun·e coach ni salle n’est attribué·e, la disponibilité n’est pas limitée par ces éléments. Tous les créneaux validés aux étapes précédentes restent disponibles.

7. Prendre en compte le temps supplémentaire

Le temps supplémentaire ajoute un intervalle après chaque séance.

Cela bloque un·e coach et/ou une salle pendant une durée supplémentaire.

Utilisez cette option pour :

• Éviter les enchaînements de séances

• Prévoir du temps de préparation ou de pause

💡 Exemple : Une séance de 60 minutes avec un temps supplémentaire de 15 minutes occupe les ressources pendant 75 minutes.

👉 Note : Le temps supplémentaire n’affecte pas la disponibilité globale, seulement l’espacement entre les séances.

💡 Exemple : Une séance de 60 minutes peut commencer à 11:00 dans une plage 09:00–12:00, tant qu’elle se termine avant 12:00.

👉 Si des créneaux proches d’autres séances sont absents, le temps supplémentaire peut en être la cause.

8. Créneaux finaux disponibles

Seuls les créneaux validés à toutes les étapes sont affichés.

Les client·es verront :

• Les dates disponibles

• Les heures de début valides

• Une organisation par matin, après-midi et soir

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👀 Ce que cela signifie pour vos client·es

Les client·es ne verront que :

• Des créneaux compatibles avec vos disponibilités

• Des durées valides

• Aucun conflit de planning

• Des créneaux réellement réservables

👉 Cela garantit que seules des options réalistes sont proposées.

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🔍 Résoudre les créneaux manquants

Si certains créneaux attendus ne sont pas visibles, vérifiez dans cet ordre :

1. Disponibilité de réservation (jours et horaires)

2. Intervalle de démarrage

3. Durée des séances

4. Règles de réservation

5. Conflits de coach ou de salle

6. Temps supplémentaire entre les séances

Suivre ces étapes permet généralement d’identifier rapidement l’origine du problème.