Gérer vos séances privées

Les Séances privées (BETA) vous offrent davantage de contrôle et de flexibilité lorsque vous proposez des séances individuelles. Vous pouvez planifier des entraînements personnels, des consultations, des séances en duo ou en petits groupes directement via votre Eversports Manager.

Grâce à une gestion améliorée des ressources et à une logique de planification plus intelligente, vous réduisez le travail manuel et évitez les conflits — tout en offrant une expérience de réservation plus fluide à vos membres.

Les Séances privées sont actuellement en version BETA.
Cela signifie que la fonctionnalité est encore en évolution. Vous pouvez déjà l’utiliser dans vos opérations quotidiennes, mais certaines fonctions sont encore en cours d’amélioration ou susceptibles d’être modifiées. En nous fournissant un retour direct (en anglais), vous nous aidez à affiner l’expérience et à façonner la version finale.

💡 1. Que sont les séances privées ?

Les Séances privées sont des horaires individuels qui ne suivent généralement pas un planning fixe. Il s’agit souvent de séances individuelles entre un·e client·e et un·e entraîneur·e. Elles sont conçues pour des réservations en 1:1 ou en petits groupes et vous permettent de définir précisément :

Qui peut proposer la séance
Dans quelle salle elle peut avoir lieu
Quelle est sa durée
Pour combien de participant·e·s elle est prévue

Les séances privées apparaissent dans un nouveau planning moderne et sont entièrement intégrées à votre Manager.

✅ 2. Principaux avantages

Gestion autonome possible : Vous pouvez autoriser vos entraîneur·e·s et profs à gérer leurs propres séances privées, indépendamment de leur rôle ou des droits qui leur sont attribués.
Attribution claire des ressources : Définir qui peut proposer une séance privée spécifique et où elle a lieu garantit un niveau de contrôle adapté.
Vérification des conflits de ressources : Le système vérifie automatiquement les conflits de planning et vous signale les éventuels problèmes.
Aucun créneau fixe requis : Vous n’avez plus besoin de définir des créneaux de cours fixes à l’avance. Planifiez vos séances de manière flexible en fonction des disponibilités réelles.

🔧 3. Fonctionnement

Pour commencer à utiliser les Séances privées (BETA), suivez ces étapes :

1. Activer l’extension
Rendez-vous sur le Market et recherchez l’extension gratuite Séances privées (BETA).

2. Définir les préférences de gestion autonome
Dans les paramètres de l’extension (également accessibles via le Market), vous pouvez décider si vos enseignant·e·s peuvent gérer leurs propres séances privées, indépendamment de leur rôle.
S’ils ou elles y sont autorisé·e·s, ils ou elles pourront créer, modifier et annuler leurs propres séances privées.

3. Créer votre première offre de séance privée

Dans la section Activités, vous trouverez un nouvel onglet intitulé "Séances privées".
Vous pouvez y créer toutes les différentes séances privées pour lesquelles vous souhaitez planifier des horaires.
Dans ce nouveau type d’activité, vous pouvez définir : la durée, le nombre maximal de participant·e·s, les produits autorisés, ainsi que toutes les informations de base déjà connues des autres activités.

4. Planifier des séances privées
Allez dans Activités > Planning et ouvrez le nouveau planning moderne dédié aux séances privées.
Vous pouvez cliquer sur le créneau souhaité pour créer un nouvel horaire ou utiliser le bouton en haut à droite pour démarrer le processus. Une fois l’horaire créé, vous pouvez le modifier ou l’annuler.
Pour inscrire un·e client·e, vous trouverez une icône dans la fenêtre de l’horaire qui vous mènera à l’inscription. Vous pourrez alors inscrire les client·e·s comme d’habitude et leur vendre des produits comme pour les autres activités.

⭐️ Conseil Pro : Pour créer une séance privée récurrente pour le·la même client·e, créez d’abord un horaire individuel, inscrivez ensuite le·la client·e, puis modifiez l’horaire pour le transformer en série récurrente. Le·la client·e sera automatiquement inscrit·e aux horaires de la série créée.

📝 4. Informations importantes & limitations BETA

Les Séances privées sont actuellement en version BETA. Certaines limitations s’appliquent :

Planification côté B2B uniquement : actuellement, vous pouvez gérer les séances privées via l’Eversports Manager. Les client·e·s ne peuvent pas encore envoyer de demande de réservation ni réserver directement via le widget ou les applications.
Vérification des conflits de ressources limitée : la vérification fonctionne actuellement pour les séances privées individuelles. Pour les séries récurrentes, la prise en compte complète des ressources doit encore être améliorée.
Conflits de ressources : vous êtes averti·e en cas de conflit, mais vous pouvez tout de même décider de planifier l’horaire avec les ressources assignées.
Email de mise à jour : vous pouvez choisir d’envoyer un email de mise à jour au·à la client·e et à l’enseignant·e après modification d’un horaire. Cependant, cet email n’est pas encore envoyé actuellement.
Emails multiples en cas d’annulation : si vous annulez plusieurs horaires d’une même série et choisissez d’informer l’enseignant·e et le·la client·e par email, ils ou elles recevront un email par horaire annulé.
Affichage dans l’ancien widget : les séances privées apparaissent dans le planning de l’ancien widget. Assurez-vous d’avoir implémenté le nouveau widget.
Modifications possibles à tout moment : la fonctionnalité étant en cours de développement, des changements fréquents ainsi qu’une probabilité plus élevée de comportements inattendus ou de bugs sont possibles.

📆 5. Prochaines étapes

Nous travaillons actuellement sur les améliorations suivantes afin d’étendre les fonctionnalités prochainement :

Définir des disponibilités et des règles de réservation pour permettre aux client·e·s de demander des séances privées
Soumettre des demandes de réservation via le widget Activités
Gérer les demandes de réservation via le calendrier des séances privées
Améliorations d’ergonomie du calendrier des séances privées

❓ Des questions ou des retours ?

Pour nous faire part de votre expérience avec la version BETA, n’hésitez pas à planifier un appel de feedback (en anglais) avec l’un·e des Product Managers travaillant sur cette fonctionnalité. Cela nous aide à prendre en compte les retours importants et à améliorer la solution.

En cas de questions, vous pouvez également contacter notre équipe du support, nous serons ravi·e·s de vous aider à démarrer ou de recueillir vos retours afin de rendre cette fonctionnalité encore meilleure.