Verwalte Privatstunden besser

Privatstunden (BETA) geben dir mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Planung individueller Termine. Du kannst personalisierte Trainings, Beratungen oder Einzelsessions direkt im Eversports Manager eintragen und verwalten.

Mit verbessertem Ressourcenmanagement und smarter Terminlogik sparst du dir manuelle Arbeit, vermeidest Planungskonflikte und bietest deinen Teilnehmer:innen ein reibungsloses Buchungserlebnis.

💡1. Was sind Private Sessions?

Privatstunden sind individuelle Termine zwischen einer Teilnehmer:in und einer Trainer:in. Im Unterschied zu regulären Kursen sind sie speziell für 1:1 und 1:wenige-Buchungen gedacht. Du kannst genau festlegen:

• Welche Trainer:innen bzw. Lehrer:innen die Privatstunde anbieten dürfen

• In welchem Raum sie stattfindet

• Wie lange sie dauert

• Für wie viele Personen die Privatstunde gedacht ist

Privatstunden erscheinen direkt in einem neuen, modernen Kalender und sind vollständig im Manager integriert.

✅ 2. Wichtige Vorteile

Privatstunden (BETA) verbessern, wie du individuelle Termine organisierst und verwaltest.

• Selbstverwaltung möglich: du kannst deinen Trainer:innen und Lehrer:innen erlauben, ihre eigenen Privatstunden zu verwalten – unabhängig von der ihnen zugewiesenen Rolle.

• Klare Ressourcenzuweisung: wenn du definierst, wer eine bestimmte Privatstunde anbieten darf und wo sie stattfindet, behältst du die Kontrolle über deine Planung.

• Ressourcenkonflikt-Prüfung: das System prüft automatisch auf Terminüberschneidungen und macht dich auf mögliche Konflikte aufmerksam.

• Keine festen Slots nötig: du musst keine fixen Kurszeiten mehr vordefinieren. Plane Termine flexibel basierend auf realer Verfügbarkeit.

🔧 3. So funktioniert es

So startest du mit Privatstunden (BETA):

1. Erweiterung aktivieren
   Gehe zum Market und suche nach der kostenlosen Erweiterung Privatstunden (BETA).

2. Selbstverwaltungs-Einstellungen definieren
   In den Einstellungen der Erweiterung, die du ebenfalls über den Markt erreichst, kannst du festlegen, ob deine Lehrer:innen ihre eigenen Privatstunden verwalten dürfen – unabhängig von ihrer Rolle. Wenn du diese Option aktivierst, können sie ihre eigenen Privatstunden eintragen, bearbeiten und stornieren.

3. Dein erstes Privatstunden-Angebot erstellen
   Navigiere zu Aktivitäten - dort findest du einen neuen Tab namens „Privatstunden-Angebote“. Hier kannst du alle Privatstunden anlegen, für die du Termine planen möchtest.
   In diesem neuen Aktivitätstyp kannst du die Dauer, max. Teilnehmer:innenzahl, zulässige Produkte und alle weiteren Basisinformationen, die du bereits von anderen Aktivitäten kennst, definieren.

4. Privatstunden planen
   Gehe zu Aktivitäten > Kalender. Dort findest du die Option, den neuen, modernen Privatstunden-Kalender zu öffnen. Du kannst direkt auf einen gewünschten Kalenderslot klicken, um einen Termin zu erstellen, oder den Button oben rechts verwenden, um den Prozess zu starten. Nach dem Erstellen kannst du Termine jederzeit bearbeiten oder stornieren.
   Um eine Kund:in einzuchecken, findest du im Termin-Modal ein Icon, das dich zur Anmeldung führt. Dort kannst du Kund:innen wie gewohnt einchecken und Produkte verkaufen – genau wie bei anderen Aktivitäten.

📝 4. Wichtig zu wissen & BETA-Einschränkungen

Privatstunden befinden sich aktuell im BETA-Status. Daher gelten derzeit folgende Einschränkungen:

• Terminplanung via Manager: aktuell kannst du Privatstunden ausschließlich über den Eversports Manager verwalten. Eine Buchungsanfrage oder Direktbuchung über Widget oder App ist für Kund:innen noch nicht möglich.

• Ressourcenkonflikt-Prüfung bei Serien eingeschränkt: die Ressourcenkontrolle funktioniert derzeit für individuelle Privatstunden, die du im Kalender einträgst. Für wiederkehrende Termine wird diese Logik noch erweitert.

• Konflikte können übergangen werden: du wirst auf Ressourcenkonflikte hingewiesen, kannst dich aber dennoch entscheiden, den Termin mit den gewählten Ressourcen zu planen.

• Zugriff nur für Admins und leitende Mitarbeiter:innen: der Privatstunden-Kalender ist aktuell nur für Admins und leitende Mitarbeiter:innen zugänglich. Weitere Rollen werden künftig Zugriff erhalten.

• Update-E-Mail bei Termin-Bearbeitungen: du findest die Option, bei Terminänderungen eine Update-E-Mail an Kund:in und Trainer:in bzw. Lehrer:in zu senden. Diese E-Mail wird derzeit jedoch noch nicht verschickt.

• Mehrere E-Mails bei Serien-Stornierung: wenn du mehrere Termine einer Serie stornierst und per E-Mail informierst, erhalten Trainer:in und Kund:in jeweils eine E-Mail pro Termin.

• Privatstunden im alten Widget - Privatstunden werden im alten Buchungswidget angezeigt. Bitte verwende das neue Widget, wo diese nicht angezeigt werden.
  

• Regelmäßige Änderungen möglich: da sich die Funktion noch in Entwicklung befindet, kann es zu häufigeren Änderungen, unerwartetem Verhalten oder kleineren Fehlern kommen.

📆 5. Nächste Schritte

Aktuell arbeiten wir an folgenden Erweiterungen:

• Verfügbarkeiten und Buchungsregeln für Privatstunden-Angebot eintragen

• Buchungsanfragen über das Aktivitäten-Widget

• Verwaltung von Buchungsanfragen im Privatstunden-Kalender

• Weitere Usability-Verbesserungen im Kalender

Unser Ziel ist es, die Planung weiter zu vereinfachen und dir mehr Flexibilität zu ermöglichen.

❓ Feedback und Fragen

Wenn du uns Feedback zu deiner Erfahrung mit der BETA-Version geben möchtest, kannst du gerne einen Feedback-Call mit einer:m unserer Produktmanager:innen vereinbaren. So können wir dein Feedback direkt in die Weiterentwicklung einfließen lassen.

Bei Fragen kannst du dich jederzeit an unser Support-Team wenden. Wir helfen dir gerne beim Start und nehmen dein Feedback auf, um die Funktion weiter zu verbessern.