Buchungsanfragen für Privatstunden verwalten

Sobald du die Buchungsanfrage für Privatstunden eingerichtet hast, können Kund:innen diese online anfragen. Wenn nun Anfragen eingehen, kannst du sie direkt in deinem Privatstunden-Kalender verwalten. 

Nutze Buchungsanfragen besonders, wenn:

• Du Doppelbuchungen vermeiden möchtest
• Du komplexe Zeitpläne hast (mehrere Trainer:innen oder Räume)
• Du Buchungen manuell koordinieren musst
• Du Anfragen vorab prüfen oder priorisieren willst

🔎 1. Wo du Buchungsanfragen findest

• Buchungsanfragen erscheinen direkt in deinem Privatstunden-Kalender
• Sie sind visuell von bestätigten Terminen getrennt
• Nutze den Filter „Nur Anfragen“, um lediglich offene Anfragen zu sehen

Du wirst zusätzlich benachrichtigt über:

• Ein Benachrichtigungs-Icon in der Seitenleiste (roter Punkt)
• Deine Dashboard-To-dos mit Direktlink zu offenen Anfragen
• E-Mail-Benachrichtigungen

1.1 Welche Informationen du siehst

Beim Öffnen einer Anfrage siehst du:

• Name der Kund:innen
• Gewünschtes Datum und Uhrzeit
• Präferierte oder vorgeschlagene Lehrer:innen bzw. Trainer:innen
• Zugewiesene oder vorgeschlagene Räume
• Einen Countdown für die verbleibende Antwortzeit

1.2 So reagierst du auf Anfragen

Du kannst:

• Annehmen
  → Die Buchung wird bestätigt, alle Beteiligten erhalten eine E-Mail
• Bearbeiten und annehmen
  → Passe Details an (z. B. Lehrer:in bzw. Trainer:in, Raum oder Zeit) und bestätige danach
• Ablehnen
  → Kund:innen werden per E-Mail informiert (mit optionaler Nachricht)

1.3 Wichtige Fristen

• Du hast 24 Stunden, um auf eine Anfrage zu reagieren
• Ohne Reaktion läuft die Anfrage automatisch ab
• Abgelaufene Anfragen verschwinden aus deinem Kalender
• Kund:innen werden über den Ablauf informiert

🎓 2. Lehrer:innen & Trainer:innen auf Buchungsanfragen antworten lassen

Wenn du deinen Lehrer:innen und Trainer:innen mehr Eigenverantwortung geben und selbst weniger in den Prozess eingebunden sein möchtest, kannst du ihnen erlauben, Buchungsanfragen zu beantworten. Sie sehen Buchungsanfragen ähnlich wie Administrator:innen und leitende Mitarbeiter:innen im Kalender für Privatstunden. Außerdem werden sie über neue Anfragen per E-Mail sowie über das Benachrichtigungssymbol im Manager informiert.
Du findest diese Einstellung in den Regeln für die Online-Anmeldung, wenn du ein Angebot für Privatstunden erstellst oder bearbeitest:

Wenn du „Jede Rolle“ auswählst, können Mitarbeiter:innen, Lehrer:innen bzw. Trainer:innen und externe Lehrer:innen bzw. Trainer:innen mit einem aktiven Lehrer:innen bzw. Trainer:innen-Profil Buchungsanfragen annehmen oder angeben, dass sie kein Interesse haben.

Wie die Anfrage bearbeitet wird, hängt davon ab, ob die Kund:innen eine bestimmte Trainer:in bzw. Lehrer:in ausgewählt haben.

2.1 Buchungsanfragen ohne Trainer:innen-Präferenz

• Alle Lehrer:innen & Trainer:innen, die Privatstunden anbieten dürfen, werden über die neue Buchungsanfrage informiert (zusätzlich zum Studio).

• Jede:r dieser Lehrer:innen bzw.Trainer:innen kann die Anfrage annehmen.

• Lehrer:innen bzw. Trainer:innen können die Anfrage individuell ablehnen. Die Anfrage wird dadurch jedoch nicht automatisch für die Kund:innen abgelehnt.

• Wenn alle berechtigten Lehrer:innen bzw. Trainer:innen die Anfrage ablehnen, wird das Studio per E-Mail informiert. Anschließend können Administrator:innen oder leitende Mitarbeiter:innen:

  • eine Alternative vorschlagen oder
  • die Anfrage vollständig ablehnen.
• Wenn die Anfrage innerhalb der 24-stündigen Frist von niemandem angenommen wird, wird sie automatisch abgelehnt.

2.2 Buchungsanfragen mit Trainer:innen-Präferenz

• Nur die ausgewählte Lehrer:in bzw. Trainer:in wird über die Buchungsanfrage informiert (zusätzlich zum Studio).

• Nur diese Lehrer:in bzw. Trainer:in kann auf die Anfrage reagieren. Administrator:innen und leitende Mitarbeiter:innen können weiterhin alle Anfragen verwalten.

• Die Lehrer:in bzw. Trainer:in kann die Anfrage direkt annehmen, jedoch vor der Annahme keine Änderungen daran vornehmen.

Wenn die bevorzugte Lehrer:in bzw. Trainer:in die Anfrage ablehnt, wird das Studio per E-Mail informiert. Anschließend können Administrator:innen oder leitende Mitarbeiter:innen:

• eine Alternative vorschlagen oder

• die Anfrage vollständig ablehnen.

• Wenn die Anfrage innerhalb der 24-stündigen Frist von niemandem angenommen wird, wird sie automatisch abgelehnt.

2.3 Wichtige Einschränkung für Lehrer:innen bzw. Trainer:innen

Im Vergleich zu Administrator:innen und leitenden Mitarbeiter:innen können Lehrer:innen bzw. Trainer:innen Buchungsanfragen nicht bearbeiten und gleichzeitig annehmen. Nur Administrator:innen und leitende Mitarbeiter:innen können Änderungen an einer Anfrage vornehmen, bevor sie diese bestätigen.

Wenn eine Lehrer:in bzw. Trainer:in eine Anfrage ablehnt, wird sie nicht automatisch für die Kund:innen abgelehnt. Dadurch haben andere Lehrer:innen bzw. Trainer:innen weiterhin die Möglichkeit, die Privatstunde zu übernehmen. Administrator:innen oder leitende Mitarbeiter:innen können die gesamte Buchungsanfrage jederzeit ablehnen und die Kund:innen darüber informieren. Wird die Anfrage nicht innerhalb von 24 Stunden von Administrator:innen oder leitenden Mitarbeiter:innen abgelehnt, wird sie automatisch abgelehnt und die Kund:innen werden informiert.

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