Come gestire le richieste di prenotazione delle Sessioni individuali

Una volta configurate le richieste di prenotazione per un’offerta di Sessioni individuali, i clienti potranno iniziare a inviare richieste di appuntamento.

Tu e, se lo desideri, anche i tuoi trainer e insegnanti, potrete gestirle direttamente dal calendario delle Sessioni individuali.

Le richieste di prenotazione sono particolarmente utili quando:

• vuoi evitare sovrapposizioni tra trainer o sale
• hai una pianificazione complessa con più risorse
• desideri coordinare manualmente gli appuntamenti prima della conferma
• vuoi valutare o dare priorità a determinate richieste

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🔎 1. Dove trovare le richieste

Le richieste di prenotazione compaiono direttamente nel calendario.

Sono facilmente distinguibili dagli appuntamenti già confermati.

Puoi utilizzare il filtro “Solo richieste” per visualizzare esclusivamente quelle ancora aperte.

Riceverai inoltre notifiche tramite:

• badge di notifica nella barra laterale
• attività da completare nella Dashboard
• email di notifica

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1.1 Informazioni disponibili

Aprendo una richiesta di prenotazione puoi visualizzare:

• Nome del cliente
• Data e orario richiesti
• Trainer selezionato o suggerito
• Sala assegnata o suggerita
• Tempo residuo per rispondere

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1.2 Come rispondere alle richieste

Puoi:

✅ Accettare la richiesta

La prenotazione viene confermata e tutte le persone coinvolte ricevono una notifica via email.

✏️ Modificare e accettare

Puoi modificare:

• trainer
• sala
• orario

prima della conferma.

❌ Rifiutare la richiesta

Il cliente riceverà una comunicazione via email.

Puoi aggiungere un messaggio personalizzato.

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1.3 Tempistiche importanti

Hai 24 ore per rispondere a ogni richiesta.

Se non viene effettuata alcuna azione:

• la richiesta scade automaticamente
• viene rimossa dal calendario
• il cliente riceve una notifica di scadenza

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🎓 2. Consentire a trainer e insegnanti di gestire le richieste

Se desideri dare maggiore autonomia al tuo team, puoi permettere a trainer e insegnanti di gestire direttamente le richieste di prenotazione.

In questo caso:

• visualizzeranno le richieste nel calendario delle Sessioni individuali
• riceveranno notifiche via email
• vedranno il badge di notifica nel Manager

Puoi attivare questa opzione nelle Regole di prenotazione online dell’offerta di Sessioni individuali.

Se selezioni “Qualsiasi ruolo”, dipendenti, insegnanti ed insegnanti esterni con un profilo insegnante attivo potranno:

• accettare richieste
• dichiarare di non essere disponibili

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2.1 Richieste senza preferenza per trainer

Se il cliente non seleziona un trainer specifico:

• tutti i trainer autorizzati vengono informati
• anche lo studio riceve la notifica

 

Se tutti i trainer rifiutano:

• lo studio riceve una notifica email

Un amministratore o responsabile può quindi:

• proporre un’alternativa
• rifiutare definitivamente la richiesta

Se nessuno accetta entro 24 ore, la richiesta viene rifiutata automaticamente.

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2.2 Richieste con trainer preferito

Se il cliente seleziona un trainer specifico:

• la richiesta viene inviata solo a quel trainer
• lo studio riceve comunque la notifica

Solo quel trainer (oltre ad amministratori e responsabili) può rispondere.

Può:

• accettare la richiesta
• rifiutarla

⚠️ Non può modificarla prima dell’accettazione.

Se il trainer preferito rifiuta:

• lo studio viene informato via email

A questo punto un amministratore o responsabile può:

• proporre un’alternativa
• rifiutare la richiesta

Anche in questo caso, dopo 24 ore la richiesta scade automaticamente.

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2.3 Limitazioni per trainer e insegnanti

Rispetto ad amministratori e responsabili:

• i trainer non possono modificare e accettare una richiesta in un unico passaggio
• possono solo accettare o rifiutare

Quando un trainer rifiuta:

• il cliente non riceve automaticamente un rifiuto
• altri trainer hanno ancora la possibilità di accettare la richiesta

Gli amministratori e i responsabili possono invece rifiutare definitivamente la richiesta in qualsiasi momento e informare il cliente.

Se nessuno interviene entro 24 ore:

• la richiesta viene rifiutata automaticamente
• il cliente viene informato

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