Beschikbaarheid van docenten/trainers voor privésessies beheren

De beschikbaarheid van docenten/trainers werkt samen met de beschikbaarheid van het aanbod voor privésessies om te bepalen wanneer klanten een privésessie kunnen boeken of aanvragen. Lees Beschikbaarheid van privésessies begrijpen voor meer informatie over hoe de boekingsbeschikbaarheid wordt berekend.

Belangrijk

Voor het aanbod van privésessies waarbij een docent/trainer verplicht is en klanten direct kunnen boeken, moet de beschikbaarheid van de docent/trainer zijn ingesteld. Alleen dan kunnen klanten beschikbare tijdsloten zien en boeken.

Voor het aanbod van privésessies waarbij online boekingen eerst moeten worden goedgekeurd, kunnen klanten ook aanvragen indienen als er geen beschikbaarheid van de docent/trainer is ingesteld. Door de beschikbaarheid wel in te stellen, krijgen klanten nauwkeurigere boeksuggesties.

Beschikbaarheid van docenten/trainers openen

Je kunt de beschikbaarheid van docenten/trainers op verschillende plaatsen in Eversports Manager openen:

Als je een docent/trainer bent, vind je Mijn beschikbaarheid in de hoofdnavigatie.
Via de Privesessiekalender.
Via het Klantprofiel.
Via het Docent-/trainerprofiel.

De standaardbeschikbaarheid instellen

Met de standaardbeschikbaarheid bepaal je op welke dagen en tijden een docent/trainer doorgaans beschikbaar is om privésessies te geven.

Voor elke weekdag kun je:

één of meerdere beschikbare tijdsblokken toevoegen;
de volledige dag als niet beschikbaar markeren.

De standaardbeschikbaarheid vormt de basis van het rooster.

Beschikbaarheid aanpassen voor specifieke datums

Als het rooster van een docent/trainer af en toe verandert, kun je uitzonderingen op de beschikbaarheid toevoegen. Hiermee overschrijf je tijdelijk de standaardbeschikbaarheid, zonder deze permanent aan te passen.

Afwezigheid

Gebruik Afwezigheid voor periodes waarin een docent/trainer niet beschikbaar is op momenten waarop die normaal gesproken wel beschikbaar zou zijn.

Bijvoorbeeld:

vakanties;
terugkerende privéafspraken op woensdagmiddag.

Je kunt Afwezigheid instellen voor:

één specifieke datum;
een datumbereik;
terugkerende periodes.

Bestaande afspraken worden niet gewijzigd wanneer je Verlof toevoegt of bewerkt.

Aangepaste uren

Gebruik Aangepaste uren wanneer de beschikbaarheid afwijkt van de gebruikelijke tijden.

Bijvoorbeeld:

Je bent normaal gesproken niet beschikbaar op zondag, maar wilt deze zondag privésessies aanbieden van 10:00 tot 14:00.
Tijdens een vakantieweek ben je alleen beschikbaar van 09:00 tot 13:00 in plaats van je gebruikelijke werktijden.

Met Aangepaste uren kun je de beschikbaarheid voor een specifieke datum of een datumbereik aanpassen, zonder de standaardbeschikbaarheid voor de week te wijzigen.

Je persoonlijke agenda synchroniseren

Ben je zelf docent/trainer en beheer je je planning al in een andere agenda? Dan kun je deze koppelen aan Eversports Manager met een abonnementskoppeling voor agenda's.

Je kunt agenda's koppelen, zoals Google Agenda, Apple Agenda en Outlook / Microsoft 365.

Zodra de koppeling is gemaakt, wordt automatisch rekening gehouden met bezette afspraken uit je gesynchroniseerde agenda wanneer klanten een privésessie boeken. Zo hoef je je beschikbaarheid minder vaak handmatig bij te werken en blijft deze altijd actueel.

Je kunt meerdere agenda's koppelen en deze op elk moment weer verwijderen.

Bekijk het bestaande Help Center-artikel over het synchroniseren van agenda's voor stapsgewijze instructies om je agenda te koppelen.

💡Deze optie is enkel beschikbaar voor docenten en trainers zelf via de pagina 'mijn beschikbaarheid'. Beheerders en managers kunnen dus geen persoonlijke agenda van een docent toevoegen.

Beschikbaarheid bekijken

Op de pagina Beschikbaarheid zie je een overzicht van de uitzonderingen op de beschikbaarheid ten opzichte van de standaardbeschikbaarheid.

Met dit overzicht zie je in één oogopslag waar je planning afwijkt van je gebruikelijke beschikbaarheid. Zo kun je controleren of je beschikbaarheid correct is ingesteld voordat je boekingen accepteert.

Bezette momenten uit een gesynchroniseerde agenda worden niet in dit overzicht weergegeven.

Beschikbaarheden beheren voor docenten en trainers

Als beheerder of manager kun je ook de beschikbaarheid van je docenten en trainers voor hen beheren. Wanneer je naar het beschikbaarheidsbeheer gaat, kun je ofwel navigeren naar het beschikbaarheidsoverzicht voor alle docenten en trainers vanaf de pagina "Mijn beschikbaarheid" (als je zelf een docent bent), ofwel open je het beschikbaarheidsoverzicht voor alle docenten en trainers direct.

In dit overzicht zie je de status van alle docenten en trainers:

Actief: Deze docent heeft beschikbaarheden ingesteld
Inactief: Er zijn enkel beschikbaarheden in het verleden
Ontbrekend: Er is geen beschikbaarheid ingesteld

Let op: voor directe boekingen van privésessies worden enkel docenten en trainers met een actieve beschikbaarheid in aanmerking genomen.

Als je dezelfde beschikbaarheden wilt aanmaken voor meerdere docenten, kun je de gewenste docenten selecteren en op de knop "Beschikbaarheid instellen" boven de tabel klikken. De wijzigingen die je dan doorvoert, worden toegepast op alle geselecteerde docenten.

❗️Let op: als je de beschikbaarheid instelt voor meerdere docenten, kan de bestaande beschikbaarheid van hen overschreven worden.

Goed om te weten

De beschikbaarheid van een docent/trainer geldt voor al het aanbod voor privésessies waaraan deze docent/trainer is toegewezen.
Het wijzigen van de beschikbaarheid heeft geen invloed op bestaande afspraken voor privésessies.
Afspraken uit een gesynchroniseerde agenda blokkeren automatisch de beschikbaarheid op die momenten, maar worden niet weergegeven in Eversports Manager.
Bied je directe boekingen aan? Dan moet je de beschikbaarheid van je docenten/trainers instellen, zodat klanten beschikbare tijdsloten kunnen zien en boeken.