De beschikbaarheid van privésessies begrijpen

De beschikbaarheid van privésessies bepaalt welke tijdsloten je klanten kunnen zien en aanvragen of boeken. In dit artikel duiken we dieper in hoe beschikbaarheid wordt berekend. We leggen uit hoe je instellingen, zoals beschikbaarheid, sessie duur, boekingsregels en toegewezen trainers of ruimtes, samen bepalen welke tijdsloten uiteindelijk aan klanten worden getoond.

Inzicht in deze logica helpt je om:

Te begrijpen waarom bepaalde tijdsloten niet worden weergegeven
Je instellingen nauwkeuriger af te stemmen
Onverwacht boekingsgedrag te voorkomen

Wil je privésessies instellen? Bekijk dan de gerelateerde setup-artikelen hieronder.

🔗 Gerelateerde setup-artikelen

Om het meeste uit dit artikel te halen, is het handig om te weten hoe privésessies worden ingesteld:

Hoe je privésessies aanmaakt en beheert in je Eversports Manager
→ Leer hoe je privésessies aanmaakt en de basisinstellingen bepaalt

Maak je privélesaanbieding beschikbaar voor online boeking
→ Begrijp hoe beschikbaarheid wordt gebruikt voor boekingsaanvragen en klantboekingen

🧠 Hoe de beschikbaarheid wordt berekend

Het systeem berekent de beschikbaarheid stap voor stap.
Bij elke stap worden ongeldige tijdsloten verwijderd, totdat alleen de geldige opties overblijven.

💡 Tip:
Als een tijdslot ontbreekt, is het meestal in een van de onderstaande stappen eruit gefilterd.

1. Start met je boekingsbeschikbaarheid

Het systeem bepaalt eerst wanneer sessies in het algemeen mogelijk zijn.

Hiervoor wordt gebruikgemaakt van:

Standaard beschikbaarheid (ingesteld in de instellingen van je privésessie-extensie), of
Aangepaste beschikbaarheid (direct ingesteld op de privélesaanbieding)

Je stelt hierbij in:

Dagen van de week
Eén of meerdere tijdsblokken per dag (bijv. 09:00–12:00, 14:00–18:00)

👉 Als een dag of tijd volledig ontbreekt, controleer dan eerst je instellingen voor boekingsbeschikbaarheid.

2. Pas datum-specifieke beschikbaarheid toe

Je kunt je boekingsbeschikbaarheid voor specifieke datums overschrijven met datum-specifieke beschikbaarheid (ingesteld in de instellingen van je privésessie-extensie).

💡 Voorbeelden:

Wekelijks: maandag 09:00–17:00
→ Specifieke datum: 09:00–12:00
✅ Alleen 09:00–12:00 is beschikbaar
Wekelijks: woensdag 10:00–18:00
→ Specifieke datum: gesloten
❌ Geen beschikbaarheid
Wekelijks: zondag niet beschikbaar
→ Specifieke datum: 10:00–14:00
❌ Nog steeds niet beschikbaar

Belangrijk:
Datum-specifieke beschikbaarheid kan alleen bestaande beschikbaarheid aanpassen, niet nieuwe beschikbaarheid creëren op dagen die in je boekingsbeschikbaarheid niet beschikbaar zijn.

👉 Ziet de beschikbaarheid er op een specifieke datum anders uit? Controleer dan je instellingen voor datum-specifieke beschikbaarheid.

3. Genereer mogelijke starttijden

Binnen elk tijdsblok genereert het systeem mogelijke starttijden.

Dit hangt af van je instelling voor starttijden van afspraken:

Elk uur → 09:00, 10:00
Elke 30 minuten → 09:00, 09:30
Elke 15 minuten → 09:00, 09:15, 09:30

👉 Starttijden vallen altijd op vaste intervallen (bijv. :00, :15, :30, :45), ongeacht wanneer je beschikbaarheid begint.

Bijvoorbeeld: als je beschikbaarheid start om 09:10, zal de eerste mogelijke starttijd (bij intervallen van 30 minuten) alsnog 09:30 zijn, en niet 09:10.

👉 Ontbreekt een specifieke starttijd (bijv. 09:15)? Controleer dan je instellingen voor starttijdintervallen.

4. Controleer de sessieduur

Elke sessie moet volledig binnen het beschikbaarheidsvenster passen.

💡 Voorbeeld:

Beschikbaarheid: 09:00–12:00
Duur: 60 minuten

✅ 10:00 → eindigt om 11:00
❌ 11:30 → eindigt om 12:30 (buiten de beschikbaarheid)

👉 Ontbreken latere tijdsloten? Dan past je sessieduur mogelijk niet meer binnen de resterende tijd.

5. Pas boekingsregels toe

Het systeem controleert of een tijdslot boekbaar is op basis van je online inschrijfperiode.

Dit bepaalt een tijdsvenster:

Hoe ver van tevoren een sessie geboekt kan worden
Tot hoe kort voor de starttijd een boeking nog is toegestaan

💡 Voorbeeld:

Als je instelt:

Vanaf 7 dagen van tevoren
Tot 24 uur van tevoren

Dan geldt:

✅ Een sessie kan tot 7 dagen van tevoren geboekt worden
❌ Een sessie kan niet minder dan 24 uur voor de start geboekt worden

👉 Als een tijdslot niet zichtbaar is:

Is het mogelijk te kort voor de starttijd, of
Ligt het te ver in de toekomst (buiten je boekingsvenster)

Als je privésessie gekoppeld is aan:

Docenten/trainers
Ruimtes

controleert het systeem op conflicten.

Een tijdslot is alleen beschikbaar als:

Minstens één docent/trainer beschikbaar is
Minstens één ruimte beschikbaar is
Er geen overlappende boekingen zijn

💡 Voorbeelden:

Docent/trainer al geboekt → ❌ niet beschikbaar
Twee docenten/trainers toegewezen, één beschikbaar → ✅ beschikbaar
Geen docent/trainer toegewezen → ✅ geen beperking

👉 Ontbreekt een tijdslot ondanks ingestelde beschikbaarheid? Dan is een docent/trainer of ruimte mogelijk al bezet.

👉 Als er geen docenten/trainers of ruimtes aan de privésessie zijn toegewezen, wordt de beschikbaarheid hierdoor niet beperkt.
Dit betekent dat alle tijdsloten die door de vorige stappen komen, beschikbaar blijven.

💡 Let op:

Momenteel is de beschikbaarheid van docenten/trainers en ruimtes alleen gebaseerd op bestaande boekingen.

Meer geavanceerd beschikbaarheidsbeheer (zoals werktijden of roosters voor docenten/trainers en capaciteit voor ruimtes) wordt in toekomstige updates toegevoegd.

7. Houd rekening met buffertijd

Buffertijd voegt extra tijd toe na elke sessie.

Hierdoor wordt de toegewezen docent/trainer en/of ruimte nog een bepaalde tijd na de sessie geblokkeerd.

Gebruik dit om:

Aansluitende boekingen te voorkomen
Tijd te voorzien voor voorbereiding, opruimen of pauzes

💡 Voorbeeld:
Een sessie van 60 minuten met 15 minuten buffertijd betekent dat de docent/trainer en/of ruimte in totaal 75 minuten bezet is.

👉 Let op:
Buffertijd beïnvloedt alleen de ruimte tussen boekingen, niet de beschikbaarheid zelf.

💡 Voorbeeld:
Een sessie van 60 minuten kan nog steeds om 11:00 starten binnen een tijdsvenster van 09:00–12:00, zelfs met buffertijd, zolang de sessie vóór 12:00 eindigt.

👉 Ontbreken tijdsloten in de buurt van bestaande boekingen? Dan kan buffertijd deze blokkeren.

8. Definitieve beschikbare tijdsloten

Alleen tijdsloten die alle controles doorstaan, worden weergegeven.

Klanten zien:

Beschikbare data
Geldige starttijden
Gegroepeerd per ochtend, middag en avond

👀 Wat dit betekent voor je klanten

Klanten zien alleen:

Tijdsloten die binnen je beschikbaarheid vallen
Geldige sessie duur
Geen conflicten met docenten/trainers of ruimtes
Alleen boekbare tijden (op basis van je regels)

👉 Dit zorgt ervoor dat klanten alleen realistische tijdsloten kunnen aanvragen of boeken.

🔍 Problemen met ontbrekende tijdsloten oplossen

Als verwachte tijdsloten niet zichtbaar zijn, controleer dan in deze volgorde:

Boekingsbeschikbaarheid (dagen en tijdsblokken)
Starttijd interval
Sessie duur
Boekingsregels (boekingsvenster)
Conflicten met docenten/trainers of ruimtes
Buffertijd tussen sessies

Door deze stappen te doorlopen, kun je meestal snel de oorzaak achterhalen.