Memberships opzeggen en verwijderen

Een opzegging verwerken en het membership een nieuwe einddatum geven

In dit artikel leggen we je uit hoe je een opzegging kunt verwerken bijv. wanneer je klant aangeeft dat hij het membership wil stopzetten.

Belangrijk - We raden je aan deze uitleg aandachtig te lezen om ervoor te zorgen dat je de juiste optie kiest en geen ongewenste betaling bij je klant nog doorloopt.

Zoek de klant op in het klantenbestand. Klik op Producten en klik op de drie bolletjes naast het membership. Daar heb je drie verschillende opties ter beschikking:

Membership opzeggen - met inachtneming van de originele looptijd + opzegtermijn.
Membership opzeggen met een speciale einddatum - als je de ingestelde einddatum wil overrulen.
Membership annuleren.

Klik op opzeggen om een opzegging door te voeren.
LET OP: Een opzegging stopt de automatische verlenging maar houdt zich aan de ingestelde looptijd en opzegtermijn.

Je kiest voor deze optie als de klant aangeeft dat hij het membership niet wil verlengen na de originele looptijd. Het membership loopt normaal door tot de vooraf ingevoerde einddatum. Dit geldt ook voor de betalingen. De automatische verlenging wordt geannuleerd.

Om dit in te stellen kun je deze stappen volgen:

Voer de datum in wanneer je de opzegging hebt ontvangen.
Het systeem toont bovenaan de einddatum van het membership.
Voer de reden van opzegging in voor je administratie
Klik onderaan op ‘membership opzeggen’.

Zie schermafbeelding hieronder.

Voorbeeld:
De klant heeft een membership voor 3 maanden met 1 maand opzegtermijn en 1 maand automatische verlenging. Het membership loopt van 1 januari t/m 31 maart. 28 februari is daarmee de laatste dag om het membership op te zeggen (1 maand voor de einddatum) en de automatische verlenging van 1 maand te blokkeren. Wanneer een membership voor 28 februari wordt opgezegd, loopt dit membership normaal door tot 31 maart, zonder de verlenging te activeren. Wanneer je dit membership na 28 februari opzegt (dus na de opzegtermijn) wordt het membership verlengd met nog 1 maand en loopt daardoor tot 30 april.

Het opzeggen van een membership kun je annuleren door op opzegging annuleren te klikken.

2) Opzegging met speciale einddatum

Klik op opzeggen om een opzegging met speciale einddatum (bijv per direct of einde van de maand) door te voeren. Met deze opzegging overschrijd je de minimale looptijd en het opzegtermijn.

Je kiest voor deze optie als het membership per een bepaalde datum moet stoppen. Vanaf deze datum worden toekomstige facturen niet meer gecreëerd.

Om dit in te stellen kun je deze stappen volgen:

Voer de datum in wanneer je de opzegging hebt ontvangen.
Het systeem toont bovenaan de ingestelde einddatum van het membership.
Vink de optie speciale einddatum aan.
Voer de speciale einddatum in. Dat is de datum waarop het membership wordt stopgezet.
Klik onderaan op membership opzeggen.

Zie schermafbeelding hieronder.

Voorbeeld 1
Je komt overeen met de klant dat hij zijn membership per aanstaande maandag wilt beëindigen. Klik op opzeggen bij het membershipoverzicht. Vink de optie speciale einddatum aan en voer de datum in. Het membership zal vervolgens aanstaande maandag stoppen. Vanaf die datum worden er geen facturen meer gecreëerd.

Voorbeeld 2
De klant wil van een 2x per week membership overstappen naar een 3x per week membership. Je kunt het membership 2x per week opzeggen per speciale einddatum en het nieuwe membership 3x per week toekennen.

Belangrijk - Controleer altijd de facturen nadat je deze opzegging met speciale datum hebt doorgevoerd. Wanneer het membership de betaalmethode automatisch SEPA incasso heeft kan het namelijk zo zijn dat een betaling al in behandeling is en deze kan dan niet geannuleerd worden. Je kunt dit dan eventueel weer overmaken naar de klant.

Het opzeggen van een membership kun je annuleren door op opzegging annuleren te klikken.

Hoe zit dit er uit?
Het verschil tussen 1) normale opzegging en 2) speciale opzegging kun je elk moment achterhalen door op het klantaccount te klikken en vervolgens op het membership.
1) Dit is een normale opzegging. Het membership loopt nog door tot 31-12-2020.

2) Dit is een opzegging met speciale einddatum. Het membership stopt per 31-30-2020.

3) Annuleren

Klik op annuleren om een membership te verwijderen. Het membership wordt onmiddellijk geannuleerd. Deze actie kun je niet ongedaan maken.

Deze optie wordt alleen gegeven wanneer er nog geen betalingen voldaan of in behandeling zijn.
De facturen die verbonden zijn aan het membership worden getoond om je te informeren dat deze worden geannuleerd.