Storneringen & chargebacks (auto-SEPA)

storneringen, terugboekingen, mislukte betalingen, teruggaven, chargebacks

Automatische SEPA is een Europese betaalmethode waarmee je de membership kosten van je klanten rechtstreeks van hun bankrekening kunt incasseren.

Hier vind je meer informatie over auto-SEPA en hoe je dit kunt activeren.

1) Wat is een stornering?

• Bij het innen van contributie met SEPA-incasso’s kunnen "terugboekingen" (ook: "storneringen") voorkomen. Een stornering ontstaat wanneer een met SEPA-geïncasseerd bedrag wordt teruggeboekt naar de klant.

• Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door onvoldoende saldo op de bankrekening van de klant, door onjuiste bankgegevens of op verzoek van de klant. In het laatste geval moeten klanten een terugboekingsverzoek van het afgeschreven bedrag indienen bij de bank.

• Het verdere proces wordt afgehandeld door de bank van de klant en Eversports’ betalingsprovider Stripe.

2) Hoe weet ik dat er een stornering heeft plaatsgevonden voor een van mijn facturen?

• Voor elke terugkerende SEPA-betaling (bijv. voor memberships) wordt een factuur aangemaakt in Eversports Manager, die je kunt volgen in het menu-item Financiën > Terugkerende betalingen (zie afbeelding hieronder).

• SEPA-transacties waarbij een chargeback heeft plaatsgevonden zijn te herkennen aan het rode bolletje en de betaalstatus "Open (Niet geslaagd)"

• Als een automatische SEPA-afschrijving mislukt of is teruggedraaid kun je de afschrijving opnieuw uitvoeren of je kunt aangeven dat op een andere manier is betaald (bijv. contant of met een overschrijving).

• In ieder geval is het belangrijk om contact op te nemen met de klant en te vragen naar de reden van de mislukte afschrijving/terugboeking.

3) Hoe kan ik storneringen voor SEPA-afschrijvingen voorkomen?

• Als klanten een terugboeking initiëren, komt dat vaak omdat zij de SEPA-incasso niet, of in een andere vorm, hadden verwacht. Daarom kan het helpen als je contact opneemt met je klanten en hen precies uitlegt wanneer, met welk interval, welk bedrag en voor hoe lang de afschrijvingen zullen plaatsvinden.

• Ook is het belangrijk dat de klanten weten dat de bedragen niet door jouw bankrekening worden geïncasseerd, maar door Eversports.

• Als er regelmatig storneringen plaatsvinden door onvoldoende saldo op de bankrekening van de klant, raden wij het aan de incassodatum een paar dagen op te schuiven.

4) Wat zijn de kosten voor terugboekingen?

• Terugboekingen veroorzaken extra kosten voor Eversports, die wij zelf moeten betalen aan onze betalingsprovider.

• Daarom zal jouw studio een vergoeding van €5,00 per terugboeking in rekening worden gebracht. Dit vind je terug op de maandelijkse Eversports factureren.

Hoe kan ik de kosten van storneringen doorberekenen aan mijn klanten?

Er zijn twee manieren om de kosten aan je klanten door te berekenen:

1. Je kunt het bedrag van hun volgende factuur verhogen met €5,00.

• In het menu Financiën > Terugkerende betalingen selecteer je het tabblad van de volgende maand. Hier kun je het bedrag van de volgende geplande factuur aanpassen.

• Selecteer de drie puntjes naast de gewenste factuur en klik op "Aanpassen". Voer vervolgens het nieuwe bedrag in.

2. Je kunt een artikel aanmaken in het menu ‘Productbeheer’ (bijv. met de naam "Chargeback fee") dat je aan de klanten verkoopt voor €5,00.
Je klant kan dan het openstaande bedrag online afronden via de betaallink.

Meer informatie over het verkopen van producten vind je hier.