Scheduling backend USC
      Terug naar start
      1. Help Center
      2. Overstappen naar Eversports
      3. Scheduling backend USC

      Hoe begin je met je Eversports Planningsfunctie?

      Hier vind je een overzicht van de stappen om aan de slag te gaan met je Eversports Planningsfunctie.

      De Eversports Planningsfunctie is een eenvoudige oplossing waarmee je lessen kunt aanmaken en zichtbaar blijft op aggregator platformen.

      1. Instellingen

      1.1. Profiel

      In je profiel kun je sporten en locaties toevoegen die je nodig hebt om je lessen aan te maken.

      Belangrijk voor USC:

      • Sporten: Als je sporten toevoegt of verwijdert, informeer dan het USC-supportteam. Dit kan namelijk invloed hebben op de zichtbaarheid en boekbaarheid voor USC-leden.

      • Locatie: Voor elke nieuwe locatie in Eversports heb je ook een nieuwe locatie op USC nodig.

       

      • In het onderdeel Basisinformatie kun je je sporten toevoegen.
      • En onder Locatie voor activiteiten kun je je locaties toevoegen:

      Let op bij locaties:
      Als je dubbele locaties hebt, neem dan contact op met support (support@eversports.com) zodat we deze kunnen samenvoegen.

      1.2. Basisgegevens

      Zorg ervoor dat je bedrijfsinformatie in de stamgegevens correct is. Deze informatie verschijnt op je Eversports facturen.

      2. Activiteiten

      2.1 Activiteiten en sessies

      In Eversports bestaat het opzetten van een activiteit uit twee stappen: het aanmaken van een activiteit en het plannen van afspraken.

      • Activiteit: Dit is het sjabloon van je les, met alle belangrijke instellingen zoals naam, beschrijving, sportcategorie en aggregatorregels.

      • Sessie: Dit zijn de ingeplande lessen op basis van de activiteit. Elke afspraak is een boekbare sessie.

      ⚠️ Docenten:
      Op dit moment kun je nog geen docenten zelf toevoegen via de Planningsfunctie. Neem contact op met support@eversports.com, dan voegen wij de docent(en) toe of verwijderen deze voor je.

      Je kunt lessen aanmaken in een van deze twee tabbladen:

      • Kalender > Nieuw:

      • Groepslessen > Nieuw:

      Eenmaal aangemaakt, kun je afspraken toevoegen via de Kalender:

      2.2 Lesinstellingen

      ⚠️ Belangrijke informatie van USC
      Urban Sports Club accepteert geen wijzigingen in het starttijdstip, startdatum, docent, locatie of sportcategorie van lessen. Wijzigingen zorgen ervoor dat de lessen worden geannuleerd en opnieuw aangemaakt.
      Daarom raadt USC aan om geen wijzigingen door te voeren in actieve lessen (minder dan 14 dagen voor de start).

      Basis informatie

      • Titel: Wordt ook getoond op USC.

      • Beschrijving: Wordt getoond op USC. Let op: USC ondersteunt geen opmaak zoals Eversports.

      Momenteel staan Urban Sports Club en Eversports niet hetzelfde format toe voor de beschrijving.

      ✅ Toegestane opmaak op USC:
      – HOOFDLETTERS voor nadruk
      – Sterren of underscores
      – Speciale tekens

      🚫 Niet zichtbaar op USC:
      – Regelafbrekingen of witruimte

      • Activiteitsgroepen toewijzen: Je kunt activiteiten toewijzen aan groepen met kleuren. Deze zijn alleen zichtbaar in je agenda, niet op USC.
      • Sporten: Selecteer de sport voor je activiteit.

      ⚠️ Belangrijke info van USC:
      Na het toevoegen van een sportcategorie wordt deze handmatig gemapt door het USC-supportteam. Dit gebeurt dagelijks (behalve in het weekend). Binnen 24 uur is je les zichtbaar op USC.
      Wil je een nieuwe sportcategorie aan je contract toevoegen? Neem dan contact op met USC via het contactformulier en kies als reden “Vragen over mijn contract”.

      • Afbeeldingen: Afbeeldingen zijn alleen zichtbaar voor jou. Je kunt niet verder zonder afbeelding.

      ⚠️ Belangrijke info van USC:
      Afbeeldingen worden niet via de koppeling overgenomen naar USC. Je kunt ze wel handmatig uploaden via het USC Partnerportaal. Instructies vind je hier.

      Voorwaarden:

      • Registratievoorwaarden: Sta aggregator boekingen toe. We raden aan: “onbeperkt voor alle aggregators”.

      • Annuleringsvoorwaarden:

        • De annuleringsperiode bepaalt wanneer leden zonder gevolgen kunnen annuleren.

        • USC hanteert standaard 12 uur, zelfs als je in Eversports een langere periode instelt.

        • Automatische annulering werkt voor USC-leden. Zorg ervoor dat deze minimaal 2 uur voor de les ingesteld staat om negatieve ervaringen te voorkomen.

      2.3 Lessen annuleren, verlengen of archiveren

      Afzonderlijke afspraken annuleren

      • In de agenda:
        Klik op de sessie > klik rechtsboven op de prullenbak.

      • In de Groepslessen:
        Klik op de drie puntjes naast de sessie > annuleer sessie.

      Belangrijk:
      USC-leden ontvangen géén e-mail bij annuleringen, maar worden via pushmelding op de hoogte gebracht.

      Activiteiten in bulk verlengen of annuleren

      In dit artikel kan je lezen hoe je activiteiten in bulk verlengt of annuleert: Activiteiten in bulk verlengen of annuleren

      Activiteiten archiveren

      Voor beter overzicht kun je activiteiten die je niet meer aanbiedt archiveren via het Management-tabblad (drie puntjes > Archiveren/verwijderen).

      3. Urban Sports Club Support informeren

      ⚠️ Belangrijke informatie van USC

      Lessen die via de Eversports planningstool zijn ingepland, verschijnen pas op Urban Sports Club zodra de integratie door hen is geactiveerd.

      Hoe wordt de API geactiveerd?
      Plak de locatie-UUID’s van Eversports in het Typeform. Door het Typeform in te dienen, ontvangt het Partner Support-team van USC alle nodige informatie om de integratie te activeren.

      Je ontvangt een bevestigingsmail van het Urban Sports Club-team zodra je integratie is geactiveerd. Het Partner Support-team van Urban Sports Club streeft ernaar om de integratie binnen 3-5 werkdagen te activeren.

      Hoe activeer je de API?

      • Kopieer de Location UUIDs vanuit Eversports.
        Ga naar Instellingen > Aggregators.

      • Klik op de kopieerknop bij de UUIDs.

      Let op: Heb je dubbele of ongebruikte locaties? Neem dan contact op met support@eversports.com zodat we deze kunnen samenvoegen.

      • Plak de UUIDs in het aangewezen Typeform. Na verzending ontvangt het USC Partner Support team de info om de koppeling te activeren. 

      4. Veelgestelde vragen over Eversports & USC

      Wat zijn de annuleringsdeadlines voor USC-leden?
      Eversports stuurt je annuleringsvoorwaarden door naar USC. Als deze langer zijn dan 12 uur, past USC ze aan naar 12 uur.

      Hoe snel worden wijzigingen gesynchroniseerd met USC?

      • Boeking/annulering: direct.

      • Andere wijzigingen (zoals beschrijving): max. 30 minuten.

      In welke gevallen worden lessen op USC geannuleerd bij wijzigingen in Eversports?

      • Wijziging van docent

      • Wijziging van tijd

      • Wijziging van datum

      • Wijziging van locatie

      • Wijziging van sportcategorie

      Online lessen
      Online lessen kunnen alleen op USC verschijnen als je daarvoor een contract hebt. Neem contact op met USC voor meer info.