Lopende memberships toekennen

We leggen je uit hoe je een lopend membership toekent aan een klant. Dit is een membership dat al in gebruik is.

Stap 1 - Klant selecteren

Ga naar het menu Klantenbeheer en zoek naar de klantnaam.

In het klantaccount ga je naar het tabblad Producten en kies 'Membership verkopen'. Voer de volgende details in: het membership, de startdatum (en eventueel de betaalmethode).

BELANGRIJK - Wil je een membership toekennen met de betaalmethode automatische SEPA incasso?
Zo ja, dan moet je eerst een SEPA-mandaat aanmaken in het klantenprofiel > Details > SEPA-mandaat.

Stap 2 - Membership selecteren

Voer de volgende details in: Het membership, de startdatum (bijv. als dit in het verleden is) en eventueel de betaalmethode.
Er zijn 3 betaalmethodes die je kunt selecteren:

• auto-SEPA: Als je hierboven een SEPA-mandaat hebt aangemaakt kun je deze optie selecteren. De facturen worden dan automatisch geïncasseerd. Het incassoverzoek wordt uitgevoerd op de aangegeven SEPA datum.

• Open: De facturen worden weergegeven als 'open facturen' in het facturen overzicht. In dit geval moet je de factuurstatus handmatig zetten op 'betaald' zodra de klant de transactie betaalt.

• Bankoverschrijving: De facturen worden aangemaakt met status 'betaald'. Je moet dan telkens je bankrekening controleren of de klant het bedrag heet overgemaakt.

Stap 3 - Membership instellingen aanpassen

Nadat je het membership hebt geselecteerd, klik vervolgens op het tabblad Aanpassen.
Let er dan wel op dat je altijd terug naar het tabblad Preview gaat om te kijken wat het effect is van je aanpassing.
BELANGRIJK - deze instellingen kun je niet meer wijzigen na het toekennen.

Welke instellingen kun je aanpassen?

• Factuurdatum bepaalt op welke dag de facturatiecyclus begint.
  Wanneer je de 1e van de maand kiest wordt er voor elke kalendermaand een factuur aangemaakt. Kies je een andere datum, bijv. 14e, zal de facturatie lopen bijv. van de 14 januari tot de 13 februari enz.

• SEPA-datum: Dit is de datum dat de incasso uitgestuurd wordt voor verwerking. Verwerking neemt 2 t/m 6 werkdagen in beslag.
  TIP: We raden aan om factuurdatum én SEPA-datum op de 1e van de maand te zetten zodat dit overzichtelijk blijft voor jou en voor je klanten.

• Looptijd contract: De vaste minimale looptijd van het membership. 

• Contractverlenging: Wel of geen verlenging na de looptijd van het membership.

• Opzegtermijn: Hoeveel tijd van te voren de klant moet opzeggen om het membership te beëindigen. Hier wordt ook rekening gehouden met de looptijd van het membership.

• Inschrijfgeld: Los bedrag dat een nieuwe klant moet betalen voor het starten.
  Dit kan niet toegepast worden op memberships die online gekocht worden en moet los afgerekend worden, bijvoorbeeld door een overschrijving.

• Bedrag per betalingsperiode: Hoeveel er betaald moet worden per geselecteerde periode.

• Betaling van alle: De geselecteerde betalingsperiode waarover een bedrag betaald moet worden. Meest gebruikte is 'per maand'. (bij automatische SEPA is alleen per maand mogelijk, bij overschrijving/cash/pin kan bijv. ook per 3 maanden een factuur gemaakt worden)

Stap 4 - Membership toekennen

Ben je tevreden met de data van de facturen? Kies dan de groene knop 'Verder' om een samenvatting van de instellingen te zien.

LET OP: als je een startdatum in het verleden hebt gekozen kun je hier aangeven of je de facturen in het verleden wil aanmaken.
Laat het checkbox vakje LEEG als je GEEN facturen wil aanmaken voor het verleden.