Lopende memberships toekennen

We leggen je uit hoe je een lopend membership toekent aan een klant. Dit is een membership dat al in gebruik is.

1. Klant selecteren

Ga naar het menu Klantenbeheer en zoek op de naam van de klant.

Open het klantprofiel, ga naar het tabblad Productbeheer en kies Membership verkopen.

2. Membership selecteren

Voer de volgende details in: Het membership, de startdatum (bijv. als dit in het verleden is) en eventueel de betaalmethode.

Er zijn 3 betaalmethodes die je kunt selecteren:

auto-SEPA: Als je hierboven een SEPA-mandaat hebt aangemaakt kun je deze optie selecteren. De facturen worden dan automatisch geïncasseerd. Het incassoverzoek wordt uitgevoerd op de aangegeven SEPA datum.
Open: De facturen worden weergegeven als 'open facturen' in het facturen overzicht. In dit geval moet je de factuurstatus handmatig zetten op 'betaald' zodra de klant de transactie betaalt.
Bankoverschrijving: De facturen worden aangemaakt met status 'betaald'. Je moet dan telkens je bankrekening controleren of de klant het bedrag heet overgemaakt.

3. Membership instellingen aanpassen

Nadat je het membership hebt geselecteerd, klik vervolgens op het tabblad Aanpassen.

Let er dan wel op dat je altijd terug naar het tabblad Preview gaat om te kijken wat het effect is van je aanpassing.

BELANGRIJK - deze instellingen kun je niet meer wijzigen na het toekennen.

Welke instellingen kun je aanpassen?

Factuurdatum bepaalt op welke dag de facturatiecyclus begint.
Wanneer je de 1e van de maand kiest wordt er voor elke kalendermaand een factuur aangemaakt. Kies je een andere datum, bijv. 14e, zal de facturatie lopen bijv. van de 14 januari tot de 13 februari enz.

SEPA-datum: Dit is de datum dat de incasso uitgestuurd wordt voor verwerking. Verwerking neemt 3 tot 7 werkdagen in beslag.

TIP: We raden aan om factuurdatum én SEPA-datum op de 1e van de maand te zetten zodat dit overzichtelijk blijft voor jou en voor je klanten.

Pro-rata bedrag innen: Wanneer de gedeeltelijke betaling in rekening moet worden gebracht.
(Dit geldt in gevallen waarin het membership niet precies aan het begin van een factureringscyclus start, zodat de klant een aangepast bedrag betaalt voor de dagen dat hij/zij de service daadwerkelijk gebruikt vóór de reguliere cyclus begint.)
Looptijd contract: De vaste minimale looptijd van het membership.
Betalingsfrequentie elke: Hoe vaak de prijs moet worden betaald. De meest gebruikte instelling is per maand.
Let op: Voor Auto SEPA-betalingen: om Betalingsfrequentie elke te kunnen wijzigen naar waarden zoals elke 3 maanden, moet de betaalmethode voor verkopen via de Manager op Open staan.

Inschrijfgeld: Een los bedrag dat een nieuwe klant moet betalen voordat hij/zij kan starten. Dit kan niet worden toegepast op memberships die online zijn gekocht.
Bedrag terugkerende betaling: Het reguliere betalingsbedrag voor het membership.
Promotieprijs membership: Hiermee kun je een kortingsprijs aanbieden voor een specifieke beginperiode van een membership.
Automatische verlenging: Of het membership wel of niet wordt verlengd na afloop van de looptijd.
Opzegtermijn: Hoeveel tijd van tevoren de klant het membership moet opzeggen. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de looptijd van het membership.

4. Membership toekennen

Ben je tevreden met de data van de facturen? Kies dan de groene knop 'Verder' om een samenvatting van de instellingen te zien.

LET OP: als je een startdatum in het verleden hebt gekozen kun je hier aangeven of je de facturen in het verleden wil aanmaken.
Laat het checkbox vakje LEEG als je GEEN facturen wil aanmaken voor het verleden.

BELANGRIJK: Er wordt altijd een factuur aangemaakt voor de huidige periode, tenzij je de startdatum in de toekomst instelt. Je kunt de factuur voor de huidige periode ook eenvoudig annuleren direct na het toewijzen van het membership, als deze al door de klant is betaald en niet opnieuw geïncasseerd hoeft te worden.

OPMERKING: Als je een membership handmatig toewijst met SEPA Online, wordt de eerste incasso gestart 4 dagen nadat de factuur is aangemaakt (zodat je nog tijd hebt om eventuele correcties door te voeren). Alle toekomstige incasso’s worden vervolgens gestart op de dag dat de factuur wordt aangemaakt.