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      Vertretungssuche leicht gemacht

      Lerne wie du effizient Vertretungen managen kannst - von der Anfrage bis zur Bestätigung.

      Das Management von kurzfristigen Vertretungen kann stressig sein. Deshalb haben wir ein einfaches und flexibles Vertretungsmanagement entwickelt, um dir Zeit & Mühe zu sparen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und dir volle Transparenz zu geben.

      Egal, ob du mit einem kurzfristigen Ausfall konfrontiert bist oder einfach einen reibungsloseren Ablauf möchtest – dieses Tool ist dafür gemacht, deinen Aufwand bei der Vertretungssuche zu verringern.

      💡 1. Was ist das Vertretungsmanagement?

      Das musst du über unser Vertretungsmanagement wissen:

      • Es ist eine kostenlose Erweiterung, die es Lehrer:innen ermöglicht, selbstständig eine Vertretung für (einen) anstehende(n) Termin(e) anzufragen.

      • Sie können die Anfrage dann in bereits bestehenden Kommunikationskanälen teilen (z.B. WhatsApp-Gruppe).

      • Andere Lehrer:innen klicken auf den Link in der Nachricht und sehen, welche Termine eine Vertretung benötigen.

      • Lehrer:innen mit Manager-Zugang können eine Vertretungsanfrage annehmen (first come, first serve).

      • Der Stundenplan wird automatisch aktualisiert, sobald ein:e Lehrer:in die Vertretung bestätigt hat.

      • Leitende Mitarbeiter:innen und Administrator:innen können selbstverständlich auch den Prozess unterstützen und für jeden Termin Vertretungsanfragen erstellen und teilen.

      • Vertretungsanfragen können im Manager unter Aktivitäten > Meine Vertretungsanfragen (für Lehrer:innen) oder Aktivitäten > Vertretungen (für leitende Mitarbeiter:innen bzw. Administrator:innen) eingesehen und verwaltet werden.

      ✅ 2. Deine Vorteile

      • Kein WhatsApp-Antwort-Chaos mehr: Anfragen können zwar über WhatsApp geteilt werden, aber Lehrer:innen müssen nicht direkt in WhatsApp antworten – sie bestätigen einfach ihre (Nicht-)Verfügbarkeit, wenn sie dem Link folgen und dort ihre Verfügbarkeit bekannt geben.
      • Flexibel und schnell: Die Zuteilung nach „first come, first serve“ garantiert Schnelligkeit ohne manuelle Freigaben. So können Lehrer:innen eigenständig Vertretungsanfragen erstellen und annehmen. Es ist daher nicht mehr notwendig, Regeln zu definieren, welche Lehrer:innen welche Aktivitäten im Manager durchführen dürfen und dies ständig aktuell zu halten.
      • Minimaler Verwaltungsaufwand: Kein Hin-und-her, keine Folge-E-Mails, keine unübersichtlichen Regeln, wer was vertreten darf – einfach erstellen, senden und los.
      • Volle Übersicht: Sieh auf einen Blick, welche Termine bereits vertreten sind, welche noch offen sind und wer auf die Anfrage bereits reagiert hat – alles in einer Übersicht.

      🔧 3. So funktioniert’s

      Um die Vertretungen über Eversports zu managen, aktiviere zuerst die kostenlose Vertretungsmanagement-Erweiterung im Marktplatz.

      Sobald die Erweiterung aktiviert ist, kannst du wie folgt eine Vertretung finden:

      1. Vertretung anfragen
        Im Bereich Aktivitäten klickst du auf „Vertretung anfragen“. Wähle einfach die Termine aus, für die du eine Vertretung benötigst, gib einen Grund für die Vertretung an und erstelle die Anfrage. Über einen Button kannst du die Info ganz einfach kopieren.
      2. Vertretungsanfrage mit möglichen Vertretungen teilen
        Die Lehrer:in, die die Anfrage erstellt und die Info kopiert hat, kann dann die Vertretungsanfrage in bestehenden Kommunikationskanäle teilen, z.B. die WhatsApp-Gruppe deines Studios. Andere Lehrer:innen können sie öffnen und ihre Verfügbarkeit bestätigen. Sie können entweder die Termine auswählen, die sie übernehmen wollen, oder ihre Nicht-Verfügbarkeit per Klick bestätigen.
      3. Login zur Bestätigung der Verfügbarkeit
        Falls du noch nicht eingeloggt bist, wirst du gebeten, dich anzumelden, damit das System weiß, welche:r Lehrer:in welche Termine vertreten will bzw. nicht verfügbar ist. Die erste Person, die einen Termin übernimmt, bekommt ihn automatisch zugewiesen. Du siehst das auch sofort in deiner Vertretungsübersicht bzw. deinem Stundenplan.
      4. Benachrichtigungen werden verschickt ( 🔜 Bald verfügbar)
        Sobald eine Vertretung bestätigt wurde, erhalten sowohl die ursprüngliche als auch die vertretende Lehrer:in eine E-Mail-Benachrichtigung. Optional kannst du auch eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine E-Mail Adresse deiner Wahl aktivieren – sowohl bei Erstellung einer Anfrage als auch wenn eine Vertretung gefunden wurde. Dafür einfach im Markt nach der Vertretungsmanagement-Erweiterung suchen und auf Einstellungen klicken.
      5. Vertretungssuche unterstützen
        Du kannst in der Vertretungsübersicht im Aktivitäten-Bereich deines Managers nachsehen, wer angenommen bzw. abgelehnt hat. Im Gegensatz zu Lehrer:innen, die nur für ihre eigenen Termine Vertretungsanfragen erstellen können, können leitende Mitarbeiter:innen und Administrator:innen Vertretungsanfragen für beliebige Termine erstellen. Sie können auch bereits bestehende offene Anfragen auswählen, einen Link zur Vertretungsanfrage dazu erstellen und den Link teilen. Einzelne Termine können über das Kopieren-Symbol auch separat geteilt werden. Falls eine angefragte Vertretung nicht mehr benötigt wird, kann sie hier auch gelöscht werden.

      📝 4. Wichtig zu wissen

      • Es gilt das Prinzip „first come, first serve“ – die erste Person, die übernimmt, bekommt den Termin.

      • Sobald eine Vertretung bestätigt ist, gilt die Anfrage als abgeschlossen. Der Stundenplan wird automatisch aktualisiert und die Anfrage kann nicht mehr gelöscht werden. Änderungen sind aber weiterhin über die Termindetails möglich.

      • Aktuell ist keine Bestätigung einer Vertretungsübernahme durch leitende Mitarbeiter:innen bzw. Administrator:innen erforderlich. Das hält den Prozess schnell und unkompliziert, ohne manuellen Aufwand.

      • Um eine Vertretung zu bestätigen, brauchen potenzielle Vertretungen ein Lehrer:innen-Profil und eine Rolle, die Zugriff auf den Aktivitäten-Bereich im Manager erlaubt (externe:r Lehrer:in, Lehrer:in, Mitarbeiter:in, leitende:r Mitarbeiter:in oder Administrator:in).

      Hinweis: Wenn du die Payroll-Erweiterung nutzt, überprüfe bitte die Einstellungen deiner Abrechnungsmethoden. Wenn eine Lehrer:in eine Vertretung übernimmt, für die sie normalerweise nicht eingeplant ist und dieser Kurs nicht in der Abrechnungsmethode hinterlegt ist, wird er nicht automatisch in die Berechnung einbezogen.

       

      🎯 5. Best Practices

      • Ermutige Lehrer:innen, auf die Anfragen zu reagieren – auch wenn sie nicht verfügbar sind.

      • Sage ihnen, dass sie nur über den Link die Übernahme einer Vertretung bestätigen bzw. ihre Nicht-Verfügbarkeit teilen, um den Kommunikationsaufwand zu verringern (z.B. WhatsApp-Antworten auf die Anfrage vermeiden).

      • Bei langfristigen Vertretungen (z.B. Urlaub) empfehle deinen Leher:innen, die Anfrage zunächst nur mit dir zu teilen, und prüfe, ob es Termine gibt, die du zuerst direkt an eine bestimmte Person weitergeben möchtest.

      ❓ Noch Fragen?

      Melde dich gerne bei unserem Support-Team – wir helfen dir gerne beim Start oder sammeln dein Feedback, um diese Funktion noch besser zu machen!