Sostituzione degli insegnanti semplificata

Scopri come gestire in modo efficiente le sostituzioni degli insegnanti, dalla richiesta alla conferma.

Gestire cambiamenti dell’ultimo minuto degli insegnanti può essere stressante.
Per questo abbiamo introdotto una funzionalità semplice e flessibile per la sostituzione degli insegnanti — pensata per farti risparmiare tempo e ridurre il carico amministrativo, offrendoti allo stesso tempo piena trasparenza e controllo.

Che si tratti di un’assenza improvvisa o semplicemente di voler semplificare il flusso di lavoro, questo strumento è progettato per ridurre il tuo impegno nella ricerca di sostituti.

💡1. Cos’è?

Ecco cosa puoi fare con la nostra soluzione per la sostituzione degli insegnanti:

È un’estensione gratuita che permette agli insegnanti di richiedere un sostituto per una lezione imminente
Possono poi condividere la richiesta nei canali di comunicazione già stabiliti (ad esempio un gruppo WhatsApp)
Gli altri insegnanti cliccano sul link nel messaggio e vedono gli appuntamenti che necessitano di sostituzione
Gli insegnanti con accesso Manager possono accettare una richiesta di sostituzione (chi prima arriva, meglio alloggia)
Il calendario viene aggiornato automaticamente una volta che un insegnante conferma la sostituzione
I responsabili e gli amministratori possono naturalmente supportare il processo, creando e condividendo richieste di sostituzione per qualsiasi appuntamento
Le richieste di sostituzione possono essere visualizzate e gestite nel Manager sotto Attività > Le mie richieste di sostituzione (per gli insegnanti) o Attività > Sostituzioni (per i responsabili)

✅ 2. Vantaggi principali

Addio al caos delle risposte su WhatsApp: le richieste possono essere condivise via WhatsApp, ma gli insegnanti non devono rispondere direttamente su WhatsApp — confermano semplicemente la loro (non) disponibilità seguendo il link.
Flessibile e veloce: l’assegnazione “chi prima arriva, meglio alloggia” garantisce rapidità senza necessità di approvazioni manuali. Gli insegnanti possono creare e accettare le richieste di sostituzione in autonomia, senza bisogno di definire regole su chi può fare quali attività nel Manager o di mantenerle aggiornate.
Minimo sforzo amministrativo: niente avanti e indietro, nessuna email di follow-up, nessuna complicata regola su chi può fare cosa — basta creare, inviare e via.
Massima visibilità: puoi vedere quali appuntamenti sono coperti, quali richiedono ancora interventi e chi ha risposto — tutto in un’unica panoramica.

🔧 3. Come funziona

Per utilizzare la soluzione per le sostituzioni, assicurati di aver attivato l’estensione gratuita per le sostituzioni tramite il Market.

Una volta attivata l’estensione, puoi procedere con i seguenti passaggi per trovare un sostituto:

Richiedere una sostituzione
Nella sezione attività, clicca su “Richiedi sostituzione”.
Seleziona gli appuntamenti per i quali serve un sostituto, indica il motivo della sostituzione e crea la richiesta.
Con un clic sul pulsante, le informazioni possono essere copiate facilmente.

Notificare i potenziali insegnanti sostituti
L’insegnante che ha appena creato la richiesta e copiato le informazioni può utilizzare i canali di comunicazione già consolidati, ad esempio il gruppo WhatsApp del tuo studio, per incollare le informazioni sulla sostituzione e inviarle.
Gli altri insegnanti possono aprire il messaggio e comunicare la loro disponibilità.
Possono scegliere gli appuntamenti che desiderano prendere in carico oppure indicare la loro non disponibilità cliccando sul relativo pulsante.
Accedi per confermare la tua disponibilità
Se non sei già loggato, agli insegnanti viene chiesto di effettuare il login così il sistema può sapere chi vuole sostituire quali appuntamenti o chi non è disponibile.
Il primo insegnante che accetta un appuntamento viene automaticamente assegnato a quell’appuntamento.
L’aggiornamento sarà visibile immediatamente nella panoramica delle sostituzioni o nel tuo calendario.
Le notifiche vengono inviate (🔜 In arrivo)
Una volta confermata la sostituzione, l’insegnante originale e quello sostituto ricevono una notifica via email per essere informati che la sostituzione è stata trovata.
Opzionalmente, puoi anche abilitare l’invio di una notifica email a un indirizzo a tua scelta, sia quando viene creata una richiesta di sostituzione, sia quando la sostituzione viene confermata.
Per fare ciò, vai nel Market, cerca l’estensione per la gestione delle sostituzioni e clicca su Impostazioni.
Supporta il processo di ricerca della sostituzione
Puoi monitorare chi ha accettato o rifiutato nella panoramica delle sostituzioni nella sezione Attività del tuo Manager.
A differenza degli insegnanti, che possono creare richieste di sostituzione solo per i propri appuntamenti, i responsabili e gli amministratori possono creare richieste di sostituzione per qualsiasi appuntamento.
Possono anche selezionare appuntamenti esistenti per i quali non è stata ancora trovata una sostituzione, creare un nuovo link per la richiesta e condividerlo con i potenziali insegnanti sostituti.
È possibile condividere singoli appuntamenti cliccando sull’icona copia.
Nel caso in cui una richiesta di sostituzione non sia più necessaria, può essere eliminata direttamente da questa panoramica.

📝 4. Importante da sapere

Si tratta di un sistema “chi prima arriva, meglio alloggia” — il primo insegnante che accetta viene assegnato automaticamente.
Una volta confermata la sostituzione, la richiesta è considerata completata. Il calendario viene aggiornato automaticamente e la richiesta non può più essere eliminata. Tuttavia, è sempre possibile modificare l’insegnante nei dettagli dell’appuntamento in caso di ulteriori cambiamenti.
Attualmente non è richiesta alcuna approvazione da parte del manager. Questo mantiene il processo veloce e snello, eliminando la necessità di interventi manuali.
Per confermare una richiesta di sostituzione, i potenziali sostituti devono avere un profilo insegnante creato e un ruolo che consenta loro l’accesso alla sezione attività del Manager (insegnante esterno, insegnante, dipendente, responsabile o amministratore).

Nota: Se utilizzi l’estensione Payroll, assicurati di verificare le impostazioni dei metodi di pagamento, perché se un insegnante sostituisce una lezione che di solito non tiene e quella lezione non è selezionata nel metodo di pagamento dell’insegnante, la lezione non verrà automaticamente conteggiata nel calcolo.

🎯 5. Best Practices

Incoraggia gli insegnanti a rispondere rapidamente, anche se devono rifiutare.
Consigliali di rispondere solo prendendo in carico le sostituzioni o confermando la loro non disponibilità, per ridurre gli sforzi di comunicazione (ad esempio, risposte su WhatsApp alla richiesta).
Per esigenze di sostituzione a lungo termine (ad esempio, vacanze), suggerisci ai tuoi insegnanti di condividere la richiesta solo con te e vedere se ci sono appuntamenti che vuoi condividere direttamente prima con un insegnante specifico.

❓ Hai ancora domande?

Non esitare a contattare il nostro team di supporto — siamo felici di aiutarti a iniziare o raccogliere i tuoi feedback per migliorare ulteriormente questa funzione!