Gestión de sustituciones de profesores

Descubre cómo gestionar las sustituciones de forma rápida y eficiente

Gestionar ausencias de último minuto puede ser estresante. Por eso, hemos desarrollado una función flexible y sencilla que te permite gestionar fácilmente las sustituciones, ahorrando tiempo y minimizando el esfuerzo manual, sin perder el control ni la transparencia.

Tanto si se trata de una ausencia inesperada como de mejorar tus flujos de trabajo, esta función está diseñada para simplificar la gestión de sustituciones.

1. ¿Qué es la función de sustituciones?

Con esta funcionalidad puedes:

• Permitir que los profesores soliciten una sustitución directamente desde su cuenta

• Compartir la solicitud en canales de comunicación existentes (por ejemplo, grupo de WhatsApp)

• Permitir que los profesores consulten y se postulen a las solicitudes mediante un enlace

• Asignar automáticamente la clase al primer profesor disponible que confirme (orden de llegada)

• Actualizar automáticamente el calendario una vez confirmada la sustitución

• Crear solicitudes directamente como administrador/a o responsable, para cualquier clase

• Gestionar todas las sustituciones desde el Manager:

  • Menú Actividades > Mis solicitudes de sustitución (para profesores)

  • Menú Actividades > Sustituciones (para administradores)

2. Ventajas principales

• Menos confusión en los grupos: las confirmaciones se hacen a través del enlace, sin necesidad de responder por chat.

• Flexibilidad: el primero en confirmar recibe la asignación, sin procesos de aprobación.

• Mínimo esfuerzo administrativo: sin correos ni reglas complejas, solo unos pocos clics.

• Máxima transparencia: todo está disponible en una vista clara – quién ha respondido, qué está cubierto y qué no.

3. Cómo funciona

Para comenzar, asegúrate de activar la extensión gratuita "Gestión de Sustituciones" desde el menú Market.

Pasos para gestionar una sustitución:

1. Crear una solicitud
Desde el menú Actividades, haz clic en "Solicitud de sustitución de un profesor".

Selecciona las sesiones, añade el motivo y genera la solicitud.

2. Compartir la solicitud

Copia el enlace generado para compartirlo.
Envía el enlace por tus canales habituales (por ejemplo, WhatsApp).

Los profesores podrán:

• Seleccionar las sesiones a las que pueden asistir

• O bien indicar que no están disponibles

3. Confirmación con acceso
Los docentes deberán iniciar sesión para postularse.
El primer en confirmar será asignado automáticamente a la clase.
El horario se actualizará inmediatamente en tu Manager.

4. Notificaciones
Tanto el profesor inicial como el sustituto recibirán una confirmación por correo electrónico.
También es posible configurar notificaciones adicionales a un correo específico.

5. Gestión por parte del personal administrativo
Los responsables pueden:

• Crear solicitudes para cualquier clase

• Compartir solicitudes abiertas no cubiertas

• Eliminar solicitudes innecesarias

• Copiar enlaces individuales por sesión

4. Información importante

• La sustitución se asigna automáticamente al primer profesor que acepte.

• Una vez confirmada, la solicitud no puede eliminarse.

• El profesor asignado puede cambiarse manualmente desde la clase.

• No se requiere validación adicional del Manager.

• Los profesores deben tener un perfil activo con acceso al Manager.

5. Recomendaciones útiles

• Anima a los profesores a responder rápidamente, incluso si no están disponibles.

• Pídeles usar exclusivamente el enlace para confirmar o rechazar (evita mensajes adicionales).

• Para ausencias prolongadas (por ejemplo, vacaciones), crea tú mismo/a las solicitudes y compártelas solo con los profesores pertinentes.

¿Tienes preguntas?

Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte. Estaremos encantados de ayudarte y de recibir tus sugerencias para seguir mejorando esta funcionalidad.