Gestion des remplacements de vos professeurs / entraîneurs

Apprenez à gérer efficacement les remplacements de professeurs – de la demande à la confirmation.

Gérer les absences de dernière minute peut être stressant. C’est pourquoi nous avons introduit une fonctionnalité simple et flexible de remplacement de professeur – conçue pour faire gagner du temps, réduire la charge administrative, tout en vous garantissant transparence et contrôle.

Que vous ayez affaire à une absence soudaine ou que vous souhaitiez simplement fluidifier votre organisation, cet outil a été conçu pour vous décharger du processus de recherche de remplaçants.

💡1. Qu’est-ce que c’est ?

Voici ce que vous permet notre solution de remplacement de professeur :

• C’est une extension gratuite qui permet aux professeurs de demander eux-mêmes un remplaçant pour un cours à venir

• Ils peuvent ensuite partager cette demande via les canaux de communication déjà en place (par exemple groupe WhatsApp)

• Les autres professeurs cliquent sur le lien dans le message et voient les créneaux à remplacer

• Les professeurs ayant accès au Manager peuvent accepter une demande de remplacement (premier arrivé, premier servi)

• Le planning est automatiquement mis à jour dès qu’un remplacement est confirmé

• Les responsables et administrateurs peuvent bien sûr aussi créer et partager des demandes de remplacement pour n’importe quel créneau

• Les demandes de remplacement peuvent être consultées et gérées dans le Manager via Activités > Mes demandes de remplacement (pour les professeurs) ou Activités > Remplacements (pour les responsables)

✅ 2. Principaux avantages

• Fini le chaos des réponses sur WhatsApp : les demandes peuvent être partagées via WhatsApp, mais les professeurs n’ont pas besoin d’y répondre directement – ils peuvent simplement indiquer leur (non-)disponibilité via le lien.

• Flexible et rapide : l’attribution fonctionne sur la base du premier arrivé – plus besoin de validation manuelle. Les professeurs peuvent gérer leurs demandes eux-mêmes, sans devoir maintenir à jour les règles d’activités par professeur.

• Effort administratif minimal : plus de relances, plus d’emails de suivi, plus de configuration complexe. Il suffit de créer, envoyer, c’est tout.

• Visibilité totale : voyez en un coup d'œil quels créneaux sont couverts, lesquels nécessitent encore un remplacement, et qui a répondu.

🔧 3. Comment ça fonctionne

Pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous d’avoir activé l’extension gratuite “Remplacement” via le Market.

Une fois l’extension activée, voici les étapes à suivre :

1. Demander un remplacement
   Dans la section Activités, cliquez sur « Demander un remplacement ». Sélectionnez les créneaux concernés, indiquez une raison et créez la demande. Un bouton vous permet de copier les informations facilement.
   
   
   
   
   
2. Notifier les professeurs
   L'enseignant qui vient de créer une demande et de copier les informations peut ensuite utiliser les canaux de communication établis, par exemple le groupe WhatsApp de votre studio, pour coller les informations de remplacement et les envoyer. Les autres enseignants peuvent l'ouvrir et indiquer leurs disponibilités. Ils peuvent soit sélectionner les rendez-vous qu'ils souhaitent prendre en charge, soit indiquer qu'ils ne sont pas disponibles en cliquant sur le bouton de non-disponibilité.
   
3. Connectez-vous pour confirmer votre disponibilité
   S'ils ne sont pas déjà connectés, les enseignants sont invités à se connecter afin que le système sache quel enseignant souhaite remplacer un rendez-vous spécifique ou n'est pas disponible. Le premier enseignant qui accepte un rendez-vous y est automatiquement affecté. Vous verrez immédiatement la mise à jour dans votre aperçu des remplacements ou dans votre emploi du temps.
   
   
   
4. Notifications envoyées (🔜 Bientôt disponible)
   Une fois le remplacement confirmé, le professeur initial et le remplaçant recevront un email. Vous pourrez aussi activer l’envoi automatique d’un email à l’adresse de votre choix — à la fois lors de la création d’une demande et lors d’une confirmation de remplacement. Pour cela, rendez-vous dans le Market, recherchez Remplacement et cliquez sur Paramètres.
   
   
5. Soutenir la recherche de remplaçants
   Vous pouvez suivre qui a accepté ou décliné dans la vue Remplacements du menu Activités. Contrairement aux professeurs, les employés principaux et administrateurs peuvent créer des demandes pour n’importe quelle session. Ils peuvent également sélectionner des sessions sans remplacement trouvé, créer un nouveau lien, et le partager. Il est aussi possible de partager individuellement une séance via l’icône de copie. Si un remplacement n’est plus nécessaire, il peut être supprimé depuis cette vue.
   
   
   
   
   
   
   

📝 4. À savoir

• Le système fonctionne en 1er arrivé, 1er servi — le premier à accepter est assigné.

• Une fois un remplaçant confirmé, la demande est considérée comme finalisée. Le planning est mis à jour automatiquement et la demande ne peut plus être supprimée. Il est toutefois toujours possible de modifier manuellement le professeur dans les détails du rendez-vous.

• Aucune validation managériale requise pour l’instant, ce qui rend le processus rapide et fluide.

• Pour confirmer une demande, les remplaçants doivent avoir un profil professeur et un rôle leur donnant accès à la section Activités du Manager (professeur externe, professeur, employé, employé principal ou administrateur).

🎯 5. Bonnes pratiques

• Encouragez les professeurs à répondre rapidement, même en cas d’indisponibilité.

• Demandez-leur de ne répondre qu’en prenant un remplacement ou en confirmant leur non-disponibilité pour éviter les réponses inutiles dans WhatsApp.

• Pour des remplacements de longue durée (vacances, congés), conseillez aux professeurs de partager la demande uniquement avec vous d’abord, afin de voir si certains créneaux peuvent être confiés directement à un remplaçant ciblé.

❓ Des questions ?

N’hésitez pas à contacter notre support — nous sommes là pour vous aider à vous lancer ou pour recueillir vos retours afin d’améliorer cette fonctionnalité !