Docent vervanging eenvoudig gemaakt

Leer hoe je docent vervangingen efficiënt kunt beheren – van aanvraag tot bevestiging.

Last-minute veranderingen van docenten in het rooster kunnen stressvol zijn. Daarom hebben we een eenvoudige en flexibele vervangingsfunctie ontwikkeld – ontworpen om tijd te besparen en administratieve lasten te verminderen, terwijl je volledige transparantie en controle behoudt.

Of het nu gaat om een onverwachte afwezigheid of om een soepelere workflow, deze tool is ontwikkeld om jouw inspanning en betrokkenheid bij het vinden van vervanging te minimaliseren.

💡1. Wat is het?

Dit kun je doen met onze oplossing voor docentvervanging:

• Het is een gratis uitbreiding waarmee docenten zelf een vervanging kunnen aanvragen voor een komende les.

• Vervolgens kunnen ze de aanvraag delen via bestaande communicatiekanalen (bijv. WhatsApp-groep).

• Andere docenten klikken op de link in het bericht en zien welke lessen vervanging nodig hebben.

• Docenten met Manager-toegang kunnen een vervangingsverzoek accepteren (wie het eerst komt, het eerst maalt).

• Het rooster wordt automatisch bijgewerkt zodra een docent de vervanging heeft bevestigd.

• Managers en beheerders kunnen uiteraard ook het proces ondersteunen door vervangingsaanvragen aan te maken en te delen voor elk type afspraak.

• Vervangingsaanvragen kunnen worden bekeken en beheerd in de Manager onder:

  • Activiteiten > Mijn vervangingsaanvragen (voor docenten)

  • Activiteiten > Vervangingen (voor managers/beheerders)

✅ 2. Belangrijkste voordelen

• Geen WhatsApp-chaos meer: Vervangingsaanvragen kunnen nog steeds via WhatsApp worden gedeeld, maar docenten hoeven niet meer rechtstreeks via WhatsApp te reageren – ze geven gewoon hun (on)beschikbaarheid aan via de link.
• Flexibel en snel: Dankzij het principe van “wie het eerst komt, het eerst maalt” worden vervangingen snel toegewezen, zonder dat handmatige goedkeuring nodig is. Hierdoor kunnen docenten zelfstandig vervangingsaanvragen aanmaken en accepteren. Het is dus niet nodig om in de Manager regels in te stellen over welke docent welke activiteit mag doen – en die constant bij te houden.
• Minimale administratie: Geen eindeloze berichtwisselingen, geen opvolgmails, geen ingewikkelde regels over wie wat mag doen – gewoon aanmaken, versturen en klaar.
• Volledig overzicht: Zie in één oogopslag welke afspraken gedekt zijn, welke nog actie nodig hebben en wie al heeft gereageerd – allemaal in één overzicht.

🔧 3. Hoe werkt het? 

Om de vervangingsoplossing te gebruiken, moet je ervoor zorgen dat je de gratis vervangingsextensie hebt geactiveerd via de markt.

Zodra de uitbreiding is geactiveerd, kun je de volgende stappen volgen om een vervanger te vinden:

1.  Vraag een vervanger aan
   Ga in de sectie Activiteiten naar “Vervanging aanvragen”. Selecteer vervolgens de afspraken waarvoor een vervanging nodig is, geef een reden op en maak de aanvraag aan. Met één klik kun je de informatie gemakkelijk kopiëren.
   
   
   
   
   
   
2. Breng potentiële vervangende docenten op de hoogte
   De docent die de aanvraag heeft aangemaakt en de informatie heeft gekopieerd, kan deze delen via bestaande communicatiekanalen, zoals de WhatsApp-groep van de studio. Andere docenten kunnen de link openen en hun beschikbaarheid doorgeven. Ze kunnen aangeven welke afspraken ze willen overnemen, of aangeven dat ze niet beschikbaar zijn door op de knop “Niet beschikbaar” te klikken.
   
   
   
   
   
3. Log in om je beschikbaarheid te bevestigen
   Als een docent nog niet is ingelogd, wordt gevraagd in te loggen zodat het systeem weet welke docent welke afspraak wil overnemen of niet beschikbaar is.
   De eerste docent die een afspraak accepteert, wordt automatisch aan die afspraak toegewezen. De update is direct zichtbaar in het vervangingsoverzicht of in het persoonlijke rooster.
   
   
4. Meldingen worden verstuurd (🔜 Binnenkort beschikbaar)
   Zodra een vervanging is bevestigd, ontvangen zowel de oorspronkelijke docent als de vervanger een e-mailmelding. Zo zijn beide partijen direct op de hoogte.
   Optioneel kun je ook een notificatiemail laten versturen naar een e-mailadres naar keuze, zowel bij het aanmaken van een aanvraag als bij een bevestiging.
   Hiervoor ga je gewoon naar menu Markt, zoek je naar de extensie “Vervangingsbeheer”, en klik je op Lees meer.
5. Ondersteun het proces van vervanging vinden
   In het Vervangingsoverzicht onder het tabblad Activiteiten in je Manager kun je bijhouden wie een aanvraag heeft geaccepteerd of geweigerd.
   In tegenstelling tot docenten (die enkel vervangingen voor hun eigen afspraken kunnen aanvragen), kunnen leidinggevenden en beheerders vervangingsaanvragen aanmaken voor elke afspraak.
   Ook bestaande afspraken waarvoor nog geen vervanger is gevonden, kunnen opnieuw gedeeld worden door een nieuwe link te genereren en deze te verspreiden onder mogelijke vervangers.
   Individuele afspraken kunnen ook gedeeld worden via het kopieer-icoontje.
   Als een aanvraag niet langer nodig is, kan deze via dit overzicht worden verwijderd.
   
   
   
   

📝 4. Belangrijk om te weten

• Dit is een “wie het eerst komt, het eerst maalt”-systeem – de eerste docent die de aanvraag accepteert, wordt toegewezen.
• Zodra een vervanger is bevestigd, wordt de aanvraag als afgerond beschouwd. Het rooster wordt automatisch bijgewerkt en de aanvraag kan daarna niet meer worden verwijderd. Uiteraard kun je nog steeds de docent aanpassen in de afspraakdetails als er later nog wijzigingen zijn.
• Op dit moment is er geen goedkeuring van een manager vereist. Dit houdt het proces snel en eenvoudig, en voorkomt handmatige tussenkomst.
• Om een vervangingsaanvraag te kunnen bevestigen, moeten potentiële vervangers een docentenprofiel hebben en een rol die toegang geeft tot de Activiteiten-sectie van de Manager (zoals externe docent, docent, medewerker, leidinggevende of beheerder).

🎯 5. Beste werkmethoden

• Moedig docenten aan om snel te reageren, ook als ze afwijzen.
• Vraag je docenten om alleen te reageren door een vervanging over te nemen of hun onbeschikbaarheid te bevestigen, om de communicatie-inspanningen te beperken (zoals WhatsApp-reacties op de aanvraag).
• Voor vervangingen op langere termijn (bijv. vakantie), raad je docenten aan om de aanvraag alleen met jou te delen, zodat je eerst kunt bekijken of er afspraken zijn die je rechtstreeks met een specifieke docent wilt delen.

❓ Nog steeds vragen?

Neem gerust contact op met ons supportteam - we helpen je graag op weg of verzamelen je feedback om deze functie nog beter te maken!