Type d'activité 1: cours et entraînements
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      Comment annuler des dates dans Eversports Manager

      Apprenez à annuler un ou plusieurs cours ou sessions d’entraînement dans Eversports Manager, à notifier les participant·es et à gérer les tâches administratives associées.

      Que vous deviez annuler un seul cours ou supprimer plusieurs sessions de votre planning, Eversports vous propose des options flexibles pour gérer efficacement les annulations.

      Cet article vous guide à travers :

      • A : Comment annuler une seule date — y compris comment informer les participant·es et gérer la visibilité dans le calendrier

      • B : Comment annuler plusieurs dates d’un coup — et dans quelles conditions cela est possible

      • Considérations importantes — telles que la gestion des crédits, des factures et le caractère irréversible d’une annulation

      Suivez les instructions pas à pas ci-dessous pour assurer un processus d’annulation fluide et transparent pour votre équipe et vos client·es.

      A : Annuler une seule date

      1. Accéder à la date

      • Rendez-vous dans la section Activités du menu à gauche.
      • Sélectionnez l’onglet Cours ou Entraînements, selon le type d’activité.
      • Recherchez la date spécifique que vous souhaitez annuler.
        • Si la date est prévue dans le futur, utilisez le filtre de date pour la localiser.
      • Cliquez sur les trois points à côté de la date et choisissez Annuler la date.

      2. Configurer les paramètres d’annulation

      Dans la fenêtre pop-up :

      • Afficher l’annulation dans le planning :
        • Choisissez si vous souhaitez laisser la date annulée visible dans le calendrier à titre informatif ou la supprimer complètement.

      Remarque : peu importe le choix, la date ne sera plus réservable.

      • Notifier les professeurs et participant·es par email :
        • Si des participant·es sont inscrit·es à la date, vous pouvez leur envoyer une notification par email pour les informer de l’annulation.
        • Pour les personnes sans adresse email ou ayant désactivé les notifications, leur numéro de téléphone (s’il est renseigné dans leur profil) sera affiché afin que vous puissiez les contacter manuellement.
      • Pour finaliser l’annulation, cliquez sur Annuler date.

      B : Annuler plusieurs dates

      Pour annuler plusieurs sessions en même temps :

      1. Accédez aux paramètres de l’activité.
      2. Sélectionnez toutes les sessions que vous souhaitez annuler.
      3. Procédez à leur suppression en bloc

      Remarque : vous pouvez seulement supprimer plusieurs dates à la fois si aucun·e participant·e n’est inscrit·e. Si des inscriptions existent, vous devez d’abord désinscrire les participant·es via l’onglet Inscriptions de chaque date.

      → Considérations importantes

      • Désinscription automatique des participant·es :

        • Les participant·es seront automatiquement désinscrit·es de la date annulée.
        • Leur réservation sera re-créditée sur leur produit (ex. : carnet de cours).

      • Gestion des factures :

        • Les factures ne sont pas annulées automatiquement.
        • Si un·e participant·e avec un billet à l’unité a déjà reçu une facture, vous devez annuler manuellement cette facture.

      • Caractère irréversible de l’annulation :

        • Une fois une date annulée, cela ne peut pas être annulé.
        • Pour rétablir une date annulée, il faudra la recréer via l’édition du cours.

      • Accès à la liste des participant·es après annulation :

        • Même après l’annulation, vous pouvez télécharger la liste des participant·es en cliquant sur les trois points à côté de la date.