Klanten verwijderen

Leer hoe je klantgegevens verwijdert in overeenstemming met de gegevensbescherming

Zoals je weet ben je wettelijk verplicht om de gegevens van je klant te wissen op hun verzoek. Als een klant dit verzoek heeft is het belangrijk dat je zijn/haar bezoeken en facturen bewaart voordat je de persoonlijke gegevens verwijdert.

Let op:

De bezoeken van de klanten worden nog steeds bewaard in het systeem zodat je boekingen en inkomsten correct blijven.
Er is een wettelijke bewaartermijn voor facturen (Duitsland: 10 jaar, Oostenrijk 7 jaar).

Als de klant bestaande gegevens heeft (bijv. boekingen, aankopen) kun je dit account niet direct verwijderen. Daarom raden we aan een fictieve klant aan te maken waar je de bezoeken en facturen naar kunt overzetten.

Stap voor stap instructies

Om een klantaccount te verwijderen kun je deze stappen volgen:

Je maakt een fictief klantaccount aan dat je bijv. Prullenbak noemt.
De andere velden zijn niet nodig om in te vullen.
Via het menu Klantenbeheer kun je nu de twee klantaccounts samenvoegen.
Om dit te doen klik je op Meer > Klanten samenvoegen. Daardoor worden de bestaande gegevens overgezet naar het fictieve account.

3. Je kunt de oude klant (te verwijderen) en het fictieve account als 'nieuwe klant' kiezen en klikken op "Klantgegevens samenvoegen".

Tip: Als opmerking kun je nog bijv. GDPR invoeren.
Omdat het wettelijk bindend is staat op facturen uit het verleden nog steeds het adres van de oude klant. Nu zijn alle bezoeken echter anoniem.

4. Vink onderaan het vakje “Verwijder de oude klant na het samenvoegen” aan, om het oude profiel automatisch te verwijderen. en klik op “Klantgegevens samenvoegen”.

Belangrijke opmerkingen:

Op facturen uit het verleden staat nog steeds het oorspronkelijke adres van de klant, omdat dit wettelijk verplicht is.
Alle bezoekgegevens worden nu geassocieerd met het anonieme profiel en zijn dus niet meer te herleiden naar het individu.