🧾 Gutschrift erstellen

🔄 Wann du eine Gutschrift verwenden solltest

Wenn du einem Kunden Geld zurückerstatten möchtest, die ursprüngliche Rechnung aber nicht stornieren kannst – zum Beispiel weil sie älter als 90 Tage ist oder über bestimmte Zahlungsmethoden (z. B. SEPA Online) abgewickelt wurde – kannst du stattdessen eine Gutschrift mit negativem Betrag erstellen.

Diese Gutschrift gilt als negative Rechnung, wird korrekt verbucht und erleichtert dir die Rückabwicklung.

📝 1. Wann solltest du eine Gutschrift erstellen?

Eine Gutschrift eignet sich in folgenden Fällen:

✅ SEPA-Lastschrift wurde erfolgreich eingezogen:

Diese Beträge können nicht direkt rückerstattet werden. Wenn du es dennoch versuchst, kann es passieren, dass der Kunde zusätzlich eine Rücklastschrift einreicht – mit dem Risiko einer doppelten Erstattung.

✅ Online-Rechnungen sind älter als 90 Tage:

Nach Ablauf dieser Frist erlaubt der Zahlungsanbieter keine automatische Rückerstattung mehr.

✅ Teilrückerstattung notwendig:

Teilbeträge kannst du nicht direkt über die Rechnung erstatten – nur durch das Erstellen einer Gutschrift.

🛠️ So erstellst du eine Gutschrift

2.2 Neuer Artikel anlegen

Gehe zu Produkte > Artikel
Klicke auf Neuer Artikel
Vergib einen Namen wie z. B. „Gutschrift“ oder „Rückerstattung“

2.2 Betrag und Steuersatz festlegen

Gib den Betrag als negativen Wert ein (z. B. –5,00 €)
Wähle denselben Umsatzsteuersatz, der auch beim ursprünglichen Verkauf verwendet wurde

2.3 Artikel an Kund:in verkaufen

Gehe zu Finanzen > Verkauf
Wähle den/die Kund:in aus, der/die die Rückzahlung erhalten soll
Füge den soeben erstellten Artikel hinzu
Wähle die passende Zahlungsart (z. B. Banküberweisung oder Barzahlung)
Du kannst den Betrag vor dem Abschluss nochmals anpassen

✅ Das System erstellt automatisch eine negative Rechnung.

💸 3. Rückzahlung durchführen

Überweise den Betrag anschließend manuell auf das Bankkonto des Kunden bzw. erstatte ihn bar – je nach gewählter Zahlungsart.