No-Show- & Spätabsage-Regeln

Verpasste Kurse und kurzfristige Stornierungen können deinen Stundenplan durcheinanderbringen und sich negativ auf deine Community auswirken. Wenn du Kund:innen auf freundliche Weise für dieses Verhalten sensibilisieren möchtest, kann die Einführung von No-Show- und Spätabsage-Regeln dabei helfen.

Mit der Erweiterung No-Show- & Spätabsage-Regeln kannst du Regeln für No-Shows und Spätabsagen erstellen und festlegen, ob Kund:innen:

• nur eine Warn-E-Mail erhalten oder
• eine E-Mail mit einer automatisch erstellten Rechnung für eine Gebühr erhalten.

Der Inhalt der Benachrichtigungen kann von dir angepasst werden und wird im Namen deines Studios versendet. So kannst du klare Erwartungen kommunizieren und behältst gleichzeitig die volle Kontrolle über Ausnahmen und Sonderfälle.

Die Regeln werden auf Unternehmensebene definiert. Die Erweiterung muss jedoch für jeden Standort, auf den die Regeln angewendet werden sollen, separat aktiviert werden.

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✨ Vorteile auf einen Blick

• Informiere Kund:innen für No-Shows und Spätabsagen durch automatisierte E-Mails
• Erstelle automatisch Rechnungen für Gebühren
• Bleibe flexibel mit mehreren Regeln für unterschiedliche Angebote
• Behalte die volle Kontrolle durch individuelle Ausnahmen
• Versende Benachrichtigungen im Namen deines Studios

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📋 Bevor du startest

• Die Anwesenheit wird über die Anwesenheitsmarkierung im Aktivitäten-Sign-in erfasst.
  → Kund:innen müssen bei ihrer Ankunft als anwesend markiert werden.
  
  👉 Mehr Infos: Teilnahmeverwaltung im Sign-in

• E-Mails werden 24 Stunden nach Ende eines Termins (Klassen, Training, ect. ) versendet
  → So hast du genug Zeit, die Teilnahme zu überprüfen und ggf. anzupassen

• Wenn du Gebühren verrechnen möchtest, empfehlen wir dringend, deine AGB entsprechend zu ergänzen, sodass No-Show- und Spätabsage-Gebühren klar geregelt sind.

• Überlege dir im Vorfeld, wie du deine Regeln gestalten möchtest, z. B.:

  • „Warn-E-Mails nur bei No-Shows für Unlimited Memberships versenden“
  • „10 € Gebühr für Spätabsagen bei Abendkursen verrechnen“
  • „Gebühren nur für Premium-Memberships anwenden“

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🧑‍💻 Einrichtung der No-Show-Regeln (Schritt für Schritt)

1. Gehe zum „Markt“

Suche nach „No-Show & Spätabsagen“

2. Erweiterung aktivieren

Starte die Konfiguration und klicke auf „Nächster Schritt“:

Die Erweiterung ist kostenlos →  Bitte "Bestätigen" klicken:

Danach "Erweiterung anwenden" klicken:

3. Konfiguration starten

Klicke auf „Einstellungen“, um deine Regeln zu erstellen und zu verwalten.

Vergib einen Namen für deine Regel:

5. Festlegen, was berücksichtigt wird

Wähle aus:

• Nur No-Shows
• Nur Spätabsagen
• Beides

6. Produkte auswählen

Bestimme, für welche Produkte (i.e. Blockkarten, Zeitkarten, Memberships) die Regel gilt:

• Alle Produkte

• Oder spezifische Produkte

  → „Ausgewählte Produkte“ klicken und Auswahl bestätigen 
  
  → Du kannst beliebig viele Produkte auswählen

 

 7. Festlegen, wie Kund:innen sanktioniert werden sollen

Entscheide, ob Kund:innen erhalten sollen:

Nur E-Mail

oder

E-Mail mit Rechnung

Wenn du E-Mail mit Rechnung auswählst, musst du zusätzlich festlegen:

• Die fixe Gebühr
• Das Buchhaltungskonto, auf dem der Umsatz verbucht werden soll

8.  E-Mail anpassen

• Betreff definieren

• Inhalt individuell gestalten

Du kannst Platzhalter verwenden, z. B.:

• Vorname der Kund:innen
• Datum & Uhrzeit der Aktivität
• Name der Aktivität
• Gebühr
• Name deines Studios

Dadurch kannst du die Nachricht personalisieren und gleichzeitig relevante Informationen zur verpassten Buchung bereitstellen.

9. Regel speichern oder aktivieren

• "Als Entwurf speichern", wenn du die Regel noch nicht aktivieren möchtest.
  • Solange sich die Regel im Status Draft befindet, werden keine Benachrichtigungen versendet.

 

• Aktivieren
  Wähle Speichern und aktivieren, um die Regel sofort zu aktivieren.

Bestätige die Aktivierung: 

 

Die neu erstellte Regel findest du mit dem Status "aktiv".

Ab diesem Zeitpunkt erhalten Kund:innen Benachrichtigungen für No-Shows oder Spätabsagen, die nach der Aktivierung der Regel stattfinden.

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 ✏️ Bestehende Regeln bearbeiten

Aktive und deaktivierte Regeln können jederzeit bearbeitet werden.

Klicke auf die drei Punkte und wähle Bearbeiten.

Folgende Einstellungen können angepasst werden:

• Regelname
• Art der Sanktionierung
• Zugeordnete Produkte
• Benachrichtigungstyp (nur E-Mail oder E-Mail mit Rechnung)
• Gebührenhöhe und Buchhaltungskonto
• Inhalt der E-Mail

Nach den Änderungen:

• Klicke auf Speichern
• Anschließend auf Speichern und aktivieren

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🚫 Regeln deaktivieren

Regeln können jederzeit deaktiviert werden.

Klicke dazu auf die drei Punkte und wähle Deaktivieren.

Die Regel wird sofort deaktiviert.

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🎯 Regeln konfigurieren

• Du kannst mehrere Regeln für unterschiedliche Szenarien erstellen
• Regeln dürfen sich nicht überschneiden
• Jede Regel wird individuell verwaltet

Beispiel

Wenn eine aktive Regel eine Gebühr von 10 € für alle Produkte enthält, kann keine weitere Regel für ein einzelnes Produkt erstellt werden, da dieses Produkt bereits durch die bestehende Regel abgedeckt wird.

Jede Regel wird unabhängig verwaltet.

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⚙️ Regelstatus verwalten

Für jede Regel kannst du:

• Als Entwurf speichern
• Aktivieren
• Status einsehen (Entwurf, Aktive, Deaktiviert)
• Deaktivieren (über die drei Punkte - tritt sofort in Effekt)

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 🔍 So funktionieren Regeln und Gebühren 

Die Regel kann No-Shows, Spätabsagen oder beides berücksichtigen.

No-Show

Wenn Kund:innen nicht als anwesend markiert wurden (Checkbox „Anwesend“ nicht aktiviert), gelten sie als No-Show.

Spätabsage

Wenn die Regel Spätabsagen einschließt, werden diese ebenfalls berücksichtigt.

Das System prüft alle aktiven Regeln. Erfüllt eine Buchung die Bedingungen einer aktiven Regel, wird 24 Stunden nach Kursende eine Benachrichtigung versendet.

Bei „Nur E-Mail“

Kund:innen erhalten eine Benachrichtigungs-E-Mail ohne Rechnung oder Zahlungslink.

Bei „E-Mail mit Rechnung“

Kund:innen erhalten:

• eine Benachrichtigungs-E-Mail
• die Rechnung als Anhang
• einen Zahlungslink zur Online-Zahlung der Gebühr

Über den Zahlungslink können Kund:innen:

• zur Zahlungsseite gelangen
• eine Zahlungsmethode auswählen
• die Gebühr manuell begleichen

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