Pénalité de no-show (absence) & annulation tardive

Les cours manqués et les annulations de dernière minute peuvent perturber votre planning et avoir un impact sur votre communauté. Si vous souhaitez sensibiliser vos client·es afin d’éviter ce comportement, mettre en place une pénalité est un moyen efficace de le faire.

Avec l’extension Pénalité de no-show (absence) & annulation tardive, vous pouvez créer des règles pour les no-show (absences) et les annulations tardives et décider si les client·es doivent recevoir :

Un email d’avertissement uniquement
Ou un email avec une facture émise automatiquement pour des frais de pénalité

Le contenu de la notification est personnalisé par vos soins et envoyé au nom de votre studio. Cela vous aide à définir des attentes claires auprès de vos client·es tout en gardant le contrôle total sur les exceptions et les cas particuliers.

Les règles de pénalité sont définies pour toute l’entreprise. Vous devez activer l’extension individuellement pour chaque établissement auquel vous souhaitez appliquer les règles.

✨ Avantages principaux en un coup d’œil

Sensibilisez les client·es aux no-show (absences) et aux annulations tardives grâce à des emails automatisés
Émettez automatiquement des factures pour les frais de pénalité
Restez flexible grâce à plusieurs règles de pénalité adaptées à vos offres
Gardez le contrôle total en excluant des client·es si nécessaire
Gérez la communication liée aux pénalités directement sous l’identité de votre studio

📋 Avant de commencer

La présence est basée sur le processus d'enregistrement dans la liste d’inscription de votre cours. Les client·es doivent être marqué·es comme présent·es lorsqu’ils/elles arrivent.

👉 En savoir plus sur le fonctionnement du suivi des présences : Comprendre les inscriptions
Important : tout·e client·e qui n’est pas marqué·e comme présent·e sera automatiquement considéré·e comme un no-show (absence) par le système
Les emails et les factures sont envoyés 24 heures après la fin du cours, ce qui vous laisse le temps de vérifier et d’ajuster les présences si nécessaire
Si vous prévoyez de facturer des frais de pénalité, nous vous recommandons vivement de mettre à jour vos Conditions Générales afin que la politique de votre studio couvre clairement les frais de no-show (absence) et d’annulation tardive
Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez appliquer vos règles. Par exemple :
- “Envoyer uniquement des emails d’avertissement pour les no-show (absences) sur les abonnements illimités”
- “Facturer 10 € de frais pour les annulations tardives sur les cours du soir”
- “Appliquer des frais uniquement aux abonnements premium”

🧑‍💻 Comment configurer la pénalité de no-show (absence) étape par étape

1. Allez dans “Market”

Accédez à la page Market et recherchez “Absence (no-show) et annulation tardive”

2. Activez la fonctionnalité et démarrez la configuration

En savoir plus sur Absence (no-show) et annulation tardive : cliquez sur “Étape suivante”

Informations de paiement : l’extension est gratuite. Cliquez sur “Confirmer”

Absence (no-show) et annulation tardive est maintenant activée. Cliquez sur “Utiliser l’extension”. L’extension est désormais active.

3. Démarrez la configuration

Cliquez sur “Paramètres” pour commencer à configurer vos règles de pénalité. La page des paramètres vous permet de gérer toutes les règles de no-show (absence) & annulation tardive. Vous pouvez créer plusieurs règles pour différents scénarios.

4. Créez une nouvelle règle

Cliquez pour créer une nouvelle règle de pénalité et donnez-lui un nom

5. Choisissez ce qui doit être pénalisé

Décidez si la règle s’applique :

Uniquement aux no-show (absences)
Uniquement aux annulations tardives
Aux deux

6. Sélectionnez les produits concernés

Choisissez les produits (par exemple cartes de cours, abonnements) auxquels cette règle doit s’appliquer. Vous pouvez choisir entre :

Tous les produits
Des produits spécifiques.
- Cliquez sur “produits sélectionnés” pour choisir les produits auxquels la règle doit s’appliquer. Vous pouvez choisir autant de produits que vous le souhaitez.
- Cliquez sur “Appliquer” pour confirmer la sélection

7. Choisissez comment pénaliser les client·es

Décidez si les client·es doivent recevoir :

Email uniquement
Email avec facture. Si vous choisissez “Email avec facture”, vous devez définir :
- Le montant fixe des frais dans la devise de votre établissement
- Le compte comptable utilisé pour enregistrer le revenu

8. Personnalisez l’email

Définissez l’objet de l’email
Personnalisez le contenu de l’email
Vous avez la possibilité d’ajouter des variables avec des informations spécifiques : prénom du/de la client·e, date et heure de la séance, nom de l’activité, frais et nom de votre studio. Cela vous donne la flexibilité de personnaliser le contenu de l’email tout en transmettant à vos client·es les informations concernant la séance manquée.

Important à noter :

L’email est envoyé au nom de votre studio, et non d’Eversports.
Le lien de paiement est automatiquement ajouté à l’email et ne peut pas être supprimé

9. Enregistrez ou activez la règle

Enregistrer comme brouillon si vous n’êtes pas encore prêt·e : les notifications ne sont pas envoyées si la règle est en statut “brouillon”
Enregistrer et activer lorsque vous souhaitez que la règle soit active. La règle est active immédiatement. Cela signifie que les infractions (no-show (absence) ou annulation tardive) survenant après l’activation de la règle recevront une notification.

Vous pouvez voir la règle nouvellement créée avec le statut “Actif”

✏️ Modifier les règles existantes

Les règles activées et désactivées peuvent être modifiées à tout moment. Cliquez sur les trois points et sélectionnez “Modifier”

Vous pouvez mettre à jour :

Le nom de la règle
Ce qui doit être pénalisé
Les produits sélectionnés
Le type de pénalité (email uniquement ou email avec facture)
Le montant des frais et le compte comptable
Le contenu de l’email

Après avoir effectué les modifications :

Enregistrez pour appliquer les modifications, puis cliquez sur Enregistrer et activer.

❌ Désactiver les règles existantes

Vous pouvez également désactiver une règle à tout moment. Vous pouvez cliquer sur l’icône des trois points puis sur “Désactiver”. La règle sera désactivée immédiatement.

🎯 Configurer vos règles

Vous pouvez créer plusieurs règles de pénalité pour différents scénarios
Les règles ne peuvent pas se chevaucher, les règles conflictuelles ne peuvent donc pas être enregistrées. Par exemple : si vous créez une pénalité de 10 € pour tous vos produits, vous ne pouvez pas créer une autre règle pour un produit spécifique, car ce produit fait déjà partie d’une autre règle active.
Chaque règle peut être gérée individuellement

⚙️ Gérer le statut des règles

Pour chaque règle, vous pouvez :

Enregistrer comme brouillon
Définir comme active
Désactiver la règle
Voir son statut actuel (Brouillon, Active, Désactivée)

🔍 Fonctionnement de la règle et du processus de pénalité

→ La règle peut prendre en compte les no-show (absences), les annulations tardives ou les deux :

Si vous souhaitez pénaliser les client·es avec un no-show (absence), les client·es non marqué·es comme présent·es seront pris·es en compte (les client·es ne sont pas marqué·es comme présent·es si la case “Présent” n’est pas sélectionnée)
Si vous souhaitez également pénaliser les client·es avec une annulation tardive, celles-ci seront également prises en compte

Le processus de pénalité vérifie vos règles de pénalité actives afin de déterminer ce qui doit déclencher une notification. Si un·e client·e correspond aux conditions d’une règle active, il/elle recevra un email 24 heures après la fin du cours

Si la règle est définie sur “Email uniquement”, le/la client·e reçoit un email de notification sans facture ni lien de paiement
Si la règle est définie sur “Email avec facture de frais”, le/la client·e reçoit un email de notification avec la facture en pièce jointe et un lien de paiement pour régler les frais en ligne. Ce lien de paiement :
- Redirige le/la client·e vers la page de paiement
- Permet au/à la client·e de choisir un moyen de paiement et de finaliser le paiement manuellement

ℹ️ Le lien de paiement est toujours inclus dans l’email et ne peut pas être supprimé

❗Gérer les exceptions (important)

Vous gardez le contrôle total afin de rester équitable.

Vous disposez d’une fenêtre de 24 heures avant l’envoi de la notification de pénalité. Pendant cette période, vous pouvez vérifier les présences et exclure des client·es si nécessaire.

Si vous ne souhaitez pas qu’un·e client·e paie les frais :

Allez dans la liste d’inscription du cours
Désinscrivez le/la client·e de la séance spécifique

La désinscription empêche l’envoi de la notification de pénalité. C’est particulièrement utile pour les client·es fidèles, les situations exceptionnelles (par exemple : votre client·e est malade) ou de simples corrections manuelles de présence

💡 Astuce – Cas d’utilisation

Introduisez une politique souple avant d’appliquer des frais
Facturez des frais pour les cours premium ou à capacité limitée
Appliquez différentes politiques de pénalité pour les abonnements et les cours à l’unité
Réduisez les no-show (absences) répétés pendant les heures de forte affluence
Conservez de la flexibilité pour les client·es régulier·es tout en protégeant votre planning

❓ FAQs

Quelle est la différence entre désactivé et supprimé ?
La désactivation arrête l’envoi des emails et des factures, mais la règle reste visible avec le statut “désactivée”. Il n’existe pas d’option de suppression.

Comment exclure un·e client·e de la pénalité ?
Désinscrivez le/la client·e dans les 24 heures afin d’éviter l’envoi de la notification de pénalité.

L’extension est-elle configurée par établissement ou par entreprise ?
Les règles de pénalité sont définies pour toute l’entreprise. Vous devez activer l’extension individuellement pour chaque établissement auquel vous souhaitez appliquer les règles.

Les client·es peuvent-ils/elles être bloqué·es de la réservation s’ils/elles ne paient pas les frais ?
Non. Pour le moment, les client·es ne peuvent pas être bloqué·es de futures participations s’ils/elles ont enfreint des règles.