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Comment gérer les demandes de réservation de Séances Privées

Un guide pour gérer au mieux les demandes de réservation de Séances Privées

Une fois que vous avez configuré les demandes de réservation pour une offre de Séances Privées et que les client·es commencent à envoyer des demandes de réservation, vous, ainsi que potentiellement vos professeur·es et coachs si vous leur en donnez l’autorisation, pouvez les gérer directement dans votre calendrier de Séances Privées. Les demandes de réservation sont particulièrement utiles si :

  • Vous souhaitez éviter les doubles réservations entre professeur·es/coachs ou salles

  • Vous avez des configurations de planning plus complexes (par exemple plusieurs professeur·es/coachs, salles ou combinaisons)

  • Vous devez coordonner les plannings manuellement avant de confirmer

  • Vous souhaitez filtrer ou prioriser les demandes avant de les accepter

🔎 1. Où trouver les demandes

  • Les demandes de réservation apparaissent directement dans votre calendrier

  • Elles sont visuellement distinguées des séances confirmées

  • Vous pouvez utiliser le filtre « Demandes uniquement » pour vous concentrer sur les demandes ouvertes

Vous êtes également informé·e des nouvelles demandes via :

  • Un badge de notification dans la barre latérale

  • Les tâches du tableau de bord, qui renvoient directement vers les demandes ouvertes

  • Des notifications par email afin de ne manquer aucune demande entrante

💡 Astuce : vous pouvez définir l’adresse email qui recevra les notifications dans les paramètres de l’extension Séances Privées du Market.

1.1 Quelles informations sont affichées

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Lorsque vous ouvrez une demande de réservation, vous pouvez consulter :

  • Le nom du/de la client·e

  • La date et l’heure demandées

  • Le/la professeur·e/coach sélectionné·e ou suggéré·e

  • La salle attribuée ou suggérée

  • Un compte à rebours indiquant le temps restant pour répondre

💡 Astuce : si aucun·e professeur·e/coach ou aucune salle n’est sélectionné·e, le système en suggère un·e. Vous pouvez toujours modifier cette suggestion avant de confirmer.

1.2 Comment répondre aux demandes

Vous pouvez :

  • Accepter la demande
    → La réservation est confirmée et toutes les personnes participantes sont informées par email
  • Modifier puis accepter la demande
    → Ajustez les détails (par exemple le/la professeur·e/coach, la salle ou l’horaire) avant de confirmer
  • Refuser la demande
    → Le/la client·e est informé·e par email (vous pouvez ajouter un message)

1.3 Informations importantes concernant les délais

  • Vous disposez de 24 heures pour répondre à chaque demande de réservation

  • Si aucune action n’est effectuée, la demande expire automatiquement

  • Les demandes expirées sont supprimées de votre calendrier et ne peuvent plus recevoir de réponse

  • Les client·es sont informé·es lorsque leur demande expire

🎓 2. Permettre à vos professeur·es et coachs de répondre aux demandes

Si vous souhaitez donner davantage d’autonomie à vos professeur·es et coachs et être moins impliqué·e dans le processus, vous pouvez leur permettre de gérer les demandes de réservation. Ils verront les demandes de réservation de manière similaire aux administrateur·rices et employé·es responsables dans le calendrier des Séances Privées et seront informé·es des nouvelles demandes via email ainsi que par l’icône de notification dans le Manager. Pour activer cette autorisation, vous trouverez le paramètre correspondant dans les règles d’inscription en ligne lors de la création ou de la modification d’une offre de Séances Privées.

Si vous choisissez « N'importe quel rôle », les employé·es, professeur·es et professeur·es externes disposant d’un profil professeur actif peuvent accepter les demandes de réservation ou indiquer qu’ils/elles ne sont pas intéressé·es.

Le traitement de la demande dépend du fait que le/la client·e ait sélectionné un·e professeur·e/coach spécifique ou non.

2.1 Demandes de réservation sans préférence de professeur·e ou coach

  • Tous les professeur·es et coachs autorisé·es à proposer des Séances Privées sont informé·es de la nouvelle demande de réservation (en plus du studio).

  • N’importe lequel·le de ces professeur·es ou coachs peut accepter la demande.

  • Les professeur·es ou coachs peuvent refuser la demande individuellement. Cependant, la demande n’est pas automatiquement refusée pour le/la client·e.

  • Si tous les professeur·es ou coachs éligibles refusent la demande, le studio est informé par email afin qu’un·e administrateur·rice ou employé·e responsable puisse :

    • proposer une alternative, ou

    • refuser complètement la demande.

  • Si personne n’accepte la demande avant l’expiration du délai de 24 heures, la demande est automatiquement refusée.

2.2 Demandes de réservation avec préférence de professeur·e ou coach

  • Seul·e le/la professeur·e ou coach sélectionné·e est informé·e de la demande de réservation (en plus du studio).

  • Seul·e ce/cette professeur·e ou coach peut répondre à la demande (à l’exception des administrateur·rices et employé·es responsables qui peuvent gérer toutes les demandes).

  • Le/la professeur·e ou coach peut accepter la demande telle quelle, mais ne peut pas la modifier avant de l’accepter.

  • Si le/la professeur·e ou coach préféré·e refuse la demande, le studio est informé par email afin qu’un·e administrateur·rice ou employé·e responsable puisse :

    • proposer une alternative, ou

    • refuser complètement la demande.

  • Si personne n’accepte la demande avant l’expiration du délai de 24 heures, la demande est automatiquement refusée.

2.3 Limite importante pour les professeur·es et coachs

Contrairement aux administrateur·rices et employé·es responsables, les professeur·es ne peuvent pas modifier et accepter une demande de réservation en une seule étape. Seuls les administrateur·rices et employé·es responsables peuvent apporter des modifications à une demande avant de la confirmer.

Si un·e professeur·e ou coach refuse une demande, celle-ci n’est pas automatiquement refusée pour le/la client·e afin qu’un·e autre professeur·e puisse encore prendre en charge la séance privée. Les administrateur·rices ou employé·es responsables peuvent décider à tout moment de refuser complètement la demande et d’en informer le/la client·e. Si la demande n’est pas refusée par un·e administrateur·rice ou employé·e responsable dans les 24 heures, elle est automatiquement refusée et le/la client·e en est informé·e.

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