Nieuwe memberships toekennen

Memberships toekennen / klaarzetten met automatische SEPA incasso, factuuroverzicht, terugkerende betalingen

We leggen stap voor stap uit hoe je het membership toekent zodat de toekenning op de juiste manier wordt gedaan.

Als je een membership wil toekennen met automatische SEPA incasso, ga aan de slag met Stap 1, als je een andere betaalwijze wil gebruiken kun je direct bij Stap 2 starten.

Wat is een SEPA-mandaat? Om de betaling voor memberships te kunnen incasseren met automatische SEPA incasso is een geverifieerd SEPA-mandaat nodig. In het SEPA-mandaat wordt de naam van de rekeninghouder, de bankrekening en de toestemming van de klant voor de incasso opgeslagen.

SEPA-mandaat aanmaken: Je kunt een SEPA-mandaat aanmaken in het klantprofiel via Details > SEPA mandaat. Je hebt twee gegevens nodig: naam van de rekeninghouder en zijn bankgegevens.

SEPA-mandaat verifiëren: Zolang het SEPA-mandaat niet geverifieerd is kan er geen incasso plaatsvinden. Het is dus belangrijk dat je een verificatie verzoek stuurt:

• Stuur direct bij het aanmaken een email naar de klant met het verzoek om het mandaat te verifiëren en toestemming te geven voor de automatische incasso.

• Het is ook mogelijk om achteraf met de verificatie aan de slag te gaan. Ga hiervoor naar het klantaccount en ga naar het tabblad Detail > SEPA-mandaat en klik op de drie bolletjes en dan op SEPA-mandaat verifiëren.

• Voor het verifiëren van het mandaat zijn twee opties. Je kunt een verificatiemail sturen naar de klant of, wanneer het een klant betreft die al toestemming heeft gegeven, kun je handmatig het mandaat verifiëren. Kies dan de optie Handmatige verificatie.

2) Memberships toekennen aan de klant

In het klantaccount ga naar het tabblad Producten en kies 'Membership verkopen'. Voer de volgende details in: het membership, de startdatum (en eventueel de betaalmethode).

Hier kun je de startdatum van het membership selecteren en de betaalwijzen tussen:

• auto-SEPA: Als je een SEPA-mandaat hebt aangemaakt kun je deze optie nu selecteren. De facturen worden dan automatisch geïncasseerd. Het incassoverzoek wordt uitgevoerd op de aangegeven SEPA datum.
  Belangrijk - het duurt max. 5 werkdagen voordat het bedrag op je Eversports wallet staat.

• Open: De facturen worden weergegeven als 'open facturen' in het facturen overzicht. In dit geval moet je de factuurstatus handmatig zetten op 'betaald' zodra de klant de transactie betaalt (bijv. via de betaallink.

• Bankoverschrijving: De facturen worden aangemaakt met status 'betaald'. Je moet dan telkens je bankrekening controleren of de klant het bedrag heet overgemaakt.

3) Facturen controleren

Bekijk altijd na het toekennen (maar ook na het beëindigen van een membership) de facturen van de klant.

Ga naar het klantprofiel en klik in de rechter bovenhoek op de drie bolletjes en kies facturen tonen om de aangemaakte facturen te bekijken.

Kijk of je een aanpassing wilt doen, zo ja, klik op de drie bolletjes naast de factuur en kies de optie die past bij de aanpassing die je wilt doen. Bijvoorbeeld 'betalen, 'bedrag wijzigen' of 'factuur annuleren'.

LET OP: zodra een factuur een factuurnummer heeft, is de factuur definitief en je kunt het bedrag niet meer wijzigen. Daarnaast zijn de opties ook afhankelijk van de betaalwijze en de status die de betaling heeft.

4) Overzicht van terugkerende betalingen

In het menu Financiën > Terugkerende betalingen kun je de betalingen van de doorlopende memberships in de gaten houden. Per maand wordt er aangegeven hoeveel betalingen er zijn en welk bedrag nog open staat voor de betreffende maand.

Je kunt vooruit kijken naar de komende maanden en de prognose voor de nog te incasseren bedragen. Wanneer een SEPA-mandaat van klant A bijvoorbeeld niet geverifieerd is dan zie je dat een deel van de balk op de betreffende dag van de maand rood is omdat die factuur niet geïncasseerd kan worden.

Daarnaast is er een aparte tab met betalingen die een actie verseisen. Hier worden de storneringen, de on hold betalingen, en de betalingen die niet geïncasseerd konden worden getoond. Voor deze betalingen krijg je met de drie bolletjes naast de betaling enkele opties.