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Cambiar a Eversports: tu guía de migración paso a paso
Estamos encantados de acompañarte en esta nueva aventura y ayudarte a configurar tu cuenta de Eversports Manager. En esta guía encontrarás una descripción general de todos los pasos que debes seguir para garantizar una transición fluida. Al final del artículo encontrarás las «Buenas prácticas de Eversports», que te ayudarán a planificar la transición.
1) Prepárate para el cambio
Antes de empezar, ten en cuenta los siguientes puntos importantes:
Elige la fecha de cambio
¿Ya has decidido la fecha del cambio?
Te recomendamos que realices el cambio a principios de semana, en lugar de hacerlo durante el fin de semana, ya que nuestro equipo de atención al cliente estará disponible para ayudarte si lo necesitas.
La fecha del cambio también es importante para futuras reservas y para la integración con los agregadores (véase más información a continuación).
Exporta tus datos
Asegúrate de exportar toda la información y los datos relevantes de tu software actual mientras sigas teniendo acceso al software anterior.
Informa a tus clientes
Te recomendamos que informes a tus clientes con antelación sobre el próximo cambio de software. Para facilitarte la tarea, hemos preparado una plantilla de correo electrónico para ti:
👉 Anunciar Eversports a tus clientes por newsletter
2) Primeros pasos para la configuración en Eversports
Ya puedes empezar a configurar tu cuenta de Eversports Manager viendo nuestros vídeos de introducción y completando la configuración inicial.
Entre los temas tratados se incluyen:
- Verificación de tu waller Eversports para pagos y cobros en línea
👉 Cómo verificar tu wallet para pagos online - Configuración de productos
👉 Introducción al menú Productos - Organización de actividades y clases
👉 ¿Qué tipos de actividades existen? - Completar los datos maestros de tu estudio
👉 Datos maestros: configuración de tu empresa
🎥 Mira los vídeos de introducción: Primeros pasos con Eversports Manager (parte 1)
3) Traspaso de los datos de sus clientes
Importación de clientes
¿Ya tienes una lista de clientes? Solo tienes que descargar la plantilla de importación, rellenar al menos los campos obligatorios y enviárnosla; nos encargaremos de la importación en un plazo de 2 a 3 días laborables.
Nota importante sobre las preferencias de comunicación
Asegúrate de rellenar la columna «Newsletter» con un 1 (Sí) o un 0 (No) en el archivo de importación. De este modo, se garantiza que solo los clientes que hayan dado su consentimiento reciban comunicaciones.
Tus clientes no recibirán ninguna notificación durante el proceso de importación. Una vez que todo esté listo, podrás decidir cuándo invitarlos a Eversports (consulta el paso siguiente).
Traspaso de los servicios actuales
Los servicios deben asignarse manualmente en Eversports Manager.
Las tarjetas existentes deben asignarse manualmente a los clientes, con la posibilidad de adaptar individualmente:
- Unidades restantes
- Fechas de validez
👉 Aquí encontrarás los pasos detallados: Asignar servicios ya existentes
Consejo: Te recomendamos que realices este paso lo más cerca posible de la fecha de cambio a Eversports. Una vez que llegues a esta fase, ya no deberías aceptar reservas a través de tu plataforma anterior, ya que las unidades disponibles en tus tarjetas de reserva ya no se actualizarán automáticamente y podrían dejar de ser precisas.
Cualquier reserva que se realice en tu antiguo sistema a partir de este momento deberá introducirse manualmente en Eversports para garantizar que el número de unidades disponibles en tus tarjetas de bloques siga siendo correcto.
Transferencia de vales existentes
Si has vendido vales en el software anterior que aún se pueden utilizar, también puedes venderlos en Eversports para que tus clientes puedan canjearlos en línea.
Al vender el vale, puedes ajustar manualmente el precio de venta a 0 euros, ya que los clientes ya lo han pagado en el software anterior, y mantener así el valor real del vale.
👉 Aquí encontrarás los pasos detallados: Venta de vales en tu estudio y en línea
Migración de membresías (solo es relevante si ofreces membresias)
Las membresías activas también deben asignarse manualmente.
👉 Aquí encontrarás los pasos para asignar la afiliación: [Asignar membresías ya existentes]
Migración de cuentas: información importante y consejos
Al migrar las suscripciones a Eversports, ten en cuenta los siguientes puntos:
- Puedes ajustar el precio de la suscripción de forma individual al asignársela a un cliente.
- Las suscripciones que se asignan manualmente en Eversports Manager no pueden ser canceladas en línea por los clientes. Solo pueden ser canceladas por un administrador en Eversports Manager.
Membresías con unidades acumuladas
Si tu membresía incluye una acumulación mensual o periódica de unidades (por ejemplo, créditos añadidos cada mes), no es recomendable asignar la membresía con una fecha de inicio anterior. De lo contrario, Eversports genera automáticamente unidades para los periodos anteriores y el cliente dispondrá de unidades de los meses anteriores aunque ya se hayan reservado en la otra herramienta, lo que daría lugar a un saldo incorrecto. Si tienes más preguntas al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros; existiría una solución alternativa que consistiría en añadir una pausa al periodo anterior para evitar la acumulación de unidades.
Membresías con participaciones ilimitadas o límites de uso semanales o mensuales (sin recogida de unidades)
Puedes hacer lo siguiente sin ningún problema:
- Asigna la membresía antes de la fecha de cambio a Eversports.
- Introduce la fecha original de inicio de la membresía del cliente para mantener un historial correcto de la suscripción.
- No selecciones la opción para crear «Facturas anteriores» si las del mes anterior ya se pagaron en el programa anterior.
- Comprueba la factura del periodo actual para cancelarla, si ya se pagó en el programa anterior.
Formas de pago para las membresías
Pagos en línea SEPA
- 👉 La función «SEPA automatizado» debe estar activada en tu mercado: SEPA automatizado
Si dispones de los datos bancarios de tus clientes, puedes enviárnoslos en el archivo de importación de clientes.
NOTA: A menudo, los datos bancarios no se pueden exportar desde proveedores de software externos. Consulta con tu proveedor de software si es posible exportarlos. Si actualmente utilizas Auto SEPA, tus clientes tendrán que volver a facilitar sus datos bancarios para que puedan importarse o añadirse manualmente en Eversports.
Algunas opciones para solicitar las autorizaciones SEPA, en caso de que no se puedan exportar, pueden ser: un formulario de Google o crear una actividad en Eversports con el complemento. No dudes en ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente si tienes alguna pregunta.
Tarjetas de crédito
Los datos de la tarjeta de crédito no se pueden transferir. Los clientes deberán volver a introducir sus datos de pago directamente en sus perfiles de Eversports. A continuación, la tarjeta de crédito se podrá vincular a la membresía. Ponte en contacto con el equipo de atención al cliente si necesitas más información al respecto.
4) Reservas futuras
Las reservas no se transfieren automáticamente como parte del proceso de migración. Por lo tanto, tendrás que decidir cómo quieres gestionar las reservas futuras que figuren en tu software anterior.
Opción 1: Transferir manualmente las reservas futuras
Puedes volver a crear manualmente todas las reservas futuras en Eversports. Para obtener instrucciones detalladas, consulta el artículo correspondiente.
Aspecto importante a tener en cuenta:
Al transferir productos de los clientes (pases, abonos o créditos), asegúrate de que las unidades restantes sean correctas. Muchos proveedores de software exportan el saldo actual con las reservas futuras ya deducidas. Si también vuelves a crear esas reservas en Eversports, es posible que tengas que ajustar los saldos transferidos en consecuencia para evitar deducir las unidades dos veces.
Por ejemplo: un cliente tiene un abono de 10 clases, ha asistido a 3 y ya ha reservado 2 clases futuras. Es posible que el software anterior exporte el saldo como 5 unidades, ya que las reservas futuras ya se han deducido. Si asignas 5 unidades en Eversports y además vuelves a crear las 2 reservas futuras, esas 2 unidades se deducirán de nuevo, dejando solo 3 unidades en lugar de 5.
- 👉 Guía Editar productos ya vendidos.
Opción 2: Cancelar las reservas futuras y pedir a los clientes que vuelvan a reservar
Como alternativa, puedes cancelar todas las reservas futuras en tu software anterior y pedir a los clientes que vuelvan a reservar sus clases o citas a través de Eversports a partir de una fecha determinada. De este modo, los clientes no podrían reservar ninguna clase con antelación.
Esta opción suele ser más sencilla de gestionar, pero requiere una comunicación clara con tus clientes para garantizar una transición fluida.
5) Reservas a través de agregadores
Esto solo es relevante si ofreces reservas a través de agregadores como Urban Sports Club, Wellhub, EGYM Wellpass o socios similares.
Importante: Recomendamos encarecidamente que coordines con antelación la fecha del cambio con tu agregador para garantizar una transición fluida y evitar interrupciones en las reservas.
Antes de empezar
Para garantizar que tu calendario de Eversports se exporte correctamente a tus agregadores tras la migración, asegúrate de que:
- La API del agregador está activada en tu cuenta de Eversports. (👉 Ver Guía.)
- Las reservas a través de agregadores están habilitadas para tus actividades.
Gestión de las futuras reservas de los agregadores durante la migración
Si quieres evitar perder alguna reserva procedente de un agregador durante la transición, es posible que tengas que gestionar temporalmente las reservas en ambos sistemas.
Opción 1: Empezar a recibir reservas de agregadores a través de Eversports antes del cambio
La mayoría de los agregadores permiten a los clientes reservar actividades con hasta dos semanas de antelación. Por lo tanto, puedes:
- Crea tus futuras actividades en Eversports antes de la fecha de migración.
- Comparte los UUID con tu agregador.
- Pide al agregador que empiece a enviar reservas a Eversports.
- Permite que se realicen reservas a través de Eversports, al tiempo que sigues utilizando tu software anterior para las reservas de los clientes habituales durante ese periodo de dos semanas.
Importante: Para evitar el exceso de reservas, asegúrate de reservar suficientes plazas para tus clientes directos limitando el número de plazas disponibles para los agregadores.
Opción 2: Seguir recibiendo reservas de agregadores a través de tu software anterior hasta el cambio
Si prefieres mantener las reservas de los agregadores en tu software anterior hasta la fecha de migración, deberás coordinar la transición directamente con tu agregador.
Facilita al agregador:
- Los UUID de tus actividades en Eversports.
- La fecha en la que te gustaría pasarte a Eversports.
Importante: Una vez que el agregador cambie a Eversports, es posible que se cancelen las futuras reservas realizadas a través del software anterior. Asegúrate de acordar el calendario de la migración con el agregador y de confirmar cómo se gestionarán las reservas futuras ya existentes.
6) El cambio definitivo
Una vez que se hayan migrado tus datos y se haya completado la configuración de Eversports, es hora de ponerlo en marcha.
Invita a tus clientes a Eversports
Para que tus clientes puedan acceder a sus perfiles, reservas y productos en Eversports, tendrás que invitarlos a crear o vincular sus cuentas de Eversports. Puedes invitar a los clientes de forma individual, por grupos de clientes o a todos a la vez, pero debes hacerlo tú mismo cuando estés listo.
👉 En este artículo se explica cómo invitar y activar a los clientes.
Actualiza tu página web
Para empezar a recibir reservas a través de Eversports, asegúrate de que tu página web esté actualizada con los enlaces o widgets de reserva de Eversports.
En «Ajustes > Widgets» encontrarás todos los widgets y enlaces disponibles que puedes integrar en tu página web o compartir directamente con los clientes.
Puesta en marcha
Una vez que hayas invitado a tus clientes y hayas actualizado tu página web, ya estarás listo para empezar a aceptar reservas a través de Eversports. Ahora también puedes activar Eversports Manager en el panel de control o pedir al equipo de atención al cliente que active tu perfil.
7) Buenas prácticas de Eversports
🔙Antes de la migración:
1. Elige la fecha de la migración
Elige una fecha para tu cambio a Eversports.
Te recomendamos que realices el cambio a principios de semana, cuando el servicio de asistencia esté disponible en caso de que lo necesites.
2. Informa a tus clientes
Comunica la fecha de la migración con antelación.
Informa a los clientes sobre cómo se gestionarán las reservas futuras y la transferencia de los productos existentes durante la transición.
3. (Opcional): Acuerda la fecha con tus agregadores.
Informa al agregador con el que trabajas sobre la migración.
⏳ La migración:
4. Importa tus clientes
Importa los datos de tus clientes aproximadamente una semana antes de la fecha de migración.
5. (Opcional) Elimina las reservas futuras de tu software anterior
Poco antes del cambio, deja de aceptar nuevas reservas en tu sistema anterior y elimina cualquier reserva futura que vaya a gestionarse en Eversports.
6. Importar productos de los clientes
-
Importa las membresías un par de días antes del cambio
- Importar el comprobante un par de días antes del cambio
-
Importa los servicios el día antes de la migración, en función de cómo tengas configuradas tus futuras reservas. Esto te ayudará a garantizar que todas las unidades disponibles estén actualizadas cuando Eversports entre en funcionamiento.