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Wechsel zu Eversports: Deine Schritt-für-Schritt-Migrationsanleitung

Wir freuen uns, dich bei diesem neuen Schritt zu unterstützen und dir beim Einrichten deines Eversports Managers zu helfen. In diesem Leitfaden findest du einen Überblick über alle nächsten Schritte für einen reibungslosen Wechsel. Am Ende des Artikels findest du außerdem die Eversports Best Practices, die dir bei der Planung der Migration helfen.

1) Vorbereitung des Wechsels

Bevor du startest, beachte bitte die folgenden wichtigen Punkte:

Wechseldatum festlegen

Hast du bereits ein Datum für den Wechsel gewählt?

Wir empfehlen einen Wechsel zu Beginn der Woche statt am Wochenende, da unser Support-Team dann verfügbar ist und dich bei Bedarf unterstützen kann.

Das Wechseldatum ist außerdem wichtig für zukünftige Buchungen und Integrationen mit Aggregatoren (siehe unten).

Daten exportieren

Stelle sicher, dass du alle relevanten Informationen und Daten aus deiner bisherigen Software exportierst, solange du noch Zugriff darauf hast.

Kund:innen informieren

Wir empfehlen, deine Kund:innen frühzeitig über den bevorstehenden Softwarewechsel zu informieren. Dafür haben wir eine E-Mail-Vorlage vorbereitet:

👉 Ankündigung des Wechsels zu Eversports – Newsletter-Vorlage

2) Erste Einrichtungsschritte in Eversports

Du kannst bereits jetzt mit der Einrichtung deines Eversports Managers beginnen, indem du unsere Onboarding-Videos ansiehst und die ersten Konfigurationsschritte durchführst.

Dazu gehören:

🎥 Onboarding-Videos: Starte mit dem Eversports Manager (Teil 1)

3) Übertragung deiner Kundendaten

Kundenimport

Du hast bereits eine Kundenliste?

Lade einfach die Importvorlage herunter, fülle mindestens die Pflichtfelder aus und sende sie an uns zurück. Wir übernehmen den Import innerhalb von 2–3 Werktagen.

Wichtiger Hinweis zu den Kommunikationseinstellungen

Bitte fülle die Spalte „Newsletter“ mit 1 (Ja) oder 0 (Nein) aus. So wird sichergestellt, dass nur Kund:innen mit entsprechender Zustimmung Mitteilungen erhalten.

Während des Imports werden deine Kund:innen nicht benachrichtigt. Sobald alles eingerichtet ist, kannst du selbst entscheiden, wann du sie zu Eversports einlädst (siehe später).

Übertragung bestehender Produkte (Blockkarten & Zeitkarten)

Bestehende Karten werden den Kund:innen manuell zugeordnet. Dabei können individuell angepasst werden:

  • verbleibende Einheiten
  • Gültigkeitszeitraum

👉 Anleitung: Bestehende Produkte zuweisen

Tipp: Wir empfehlen, diesen Schritt möglichst nah am Wechseldatum durchzuführen. Sobald du damit beginnst, sollten über deine bisherige Plattform keine neuen Buchungen mehr angenommen werden, da sich die verfügbaren Einheiten der Blockkarten dort nicht mehr automatisch aktualisieren und dadurch falsche Bestände entstehen können.

Sollten danach dennoch Buchungen im alten System erfolgen, müssen diese zusätzlich manuell in Eversports nachgetragen werden.

 

Übertragung bestehender Gutscheine

Wenn du in deiner bisherigen Software Gutscheine verkauft hast, die noch gültig sind, kannst du diese auch in Eversports anlegen. So können deine Kund:innen ihre Gutscheine weiterhin bequem online einlösen.

Beim Anlegen des Gutscheins kannst du den Verkaufspreis manuell auf 0 € setzen, da der Gutschein bereits in deiner bisherigen Software bezahlt wurde. Der Gutscheinwert sollte dabei auf den tatsächlichen Wert des Gutscheins eingestellt bleiben.

👉 Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier: Gutscheine in deinem Studio verkaufen

 

Migration von Mitgliedschaften (nur relevant, wenn du Mitgliedschaften anbietest)

Auch aktive Mitgliedschaften müssen manuell zugewiesen werden.

👉 Anleitung: Bestehende Mitgliedschaften zuweisen

Wichtige Hinweise zur Migration von Mitgliedschaften

Beim Umzug von Mitgliedschaften nach Eversports solltest du Folgendes beachten:

  • Der Preis einer Mitgliedschaft kann individuell angepasst werden.
  • Manuell zugewiesene Mitgliedschaften können nicht online von Kund:innen gekündigt werden. Sie können ausschließlich von Administrator:innen im Eversports Manager beendet werden.

Mitgliedschaften mit gesammelten Einheiten

Falls deine Mitgliedschaft monatlich oder regelmäßig Einheiten (Credits) vergibt, empfehlen wir nicht, die Mitgliedschaft mit einem Startdatum in der Vergangenheit anzulegen. Andernfalls erzeugt Eversports automatisch Guthaben für vergangene Zeiträume, wodurch Kund:innen zu viele verfügbare Einheiten erhalten. Falls dies für deinen Anwendungsfall relevant ist, kontaktiere bitte unseren Support. Es gibt einen Workaround über eine rückwirkende Pause.

Mitgliedschaften mit unbegrenzter Nutzung oder Nutzungsbeschränkungen pro Woche/Monat (ohne Guthabensammlung)

In diesem Fall kannst du:

  • die Mitgliedschaft bereits vor deinem Wechseldatum zuweisen
  • das ursprüngliche Startdatum der Mitgliedschaft übernehmen
  • klicke nicht die Option vergangenen Rechnungen erstellen, wenn diese bereits im alten System bezahlt wurden
  • storniere die Rechnung der aktuellen Periode, sofern sie bereits im alten System bezahlt wurde

Zahlungsmethoden für Mitgliedschaften

Automatisiertes SEPA

👉 Auto-SEPA muss in deinem Markt aktiviert sein: Automatisiertes SEPA

Wenn dir die Bankverbindungen deiner Kund:innen vorliegen, können sie an uns in der Kundenimportvorlage übermittelt werden.

Hinweis: Bankdaten lassen sich häufig nicht aus Fremdsystemen exportieren. Bitte kläre dies mit deinem bisherigen Softwareanbieter. Wenn du bisher Auto-SEPA genutzt hast, müssen deine Kund:innen ihre Bankverbindung möglicherweise erneut angeben. Möglichkeiten hierfür sind beispielsweise: Google-Formular, eine Aktivität in Eversports mit entsprechendem Add-on. Bei Fragen hilft dir unser Support gerne weiter.

Kreditkarten

Kreditkartendaten können nicht übertragen werden. Die Kund:innen müssen ihre Kreditkarte selbst in ihrem Eversports-Profil hinterlegen. Anschließend kann sie mit der Mitgliedschaft verknüpft werden. Bei Fragen hierzu hilft dir unser Support gerne weiter.

4) Zukünftige Buchungen

Zukünftige Buchungen werden im Rahmen der Migration nicht automatisch übertragen. Daher musst du entscheiden, wie du mit den zukünftigen Buchungen aus deiner bisherigen Software umgehen möchtest.

Option 1: Zukünftige Buchungen manuell übertragen

Du kannst alle zukünftigen Buchungen manuell in Eversports neu anlegen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier im entsprechenden Hilfeartikel.

Wichtiger Hinweis:
Achte beim Übertragen von Kundenprodukten (Karten, Mitgliedschaften oder Guthaben) darauf, dass die verbleibenden Einheiten korrekt sind. Viele Softwares exportieren den aktuellen Stand bereits inklusive der für zukünftige Buchungen  abgezogener Einheiten. Wenn du diese zukünftigen Buchungen zusätzlich in Eversports neu anlegst, musst du die übertragenen Einheiten gegebenenfalls anpassen, damit die Einheiten nicht doppelt abgezogen werden.

Beispiel:
Ein Kunde besitzt eine 10er-Karte, hat bereits 3 Einheiten genutzt und 2 zukünftige Klassen gebucht. Die alte Software exportiert daher möglicherweise nur noch 5 verbleibende Einheiten, da die zukünftigen Buchungen bereits berücksichtigt wurden. Wenn du nun in Eversports ebenfalls 5 Einheiten überträgst und zusätzlich die 2 zukünftigen Buchungen neu anlegst, werden diese erneut abgezogen. Der Kunde hätte dann nur noch 3 statt 5 Einheiten.

👉 Artikel: Verkaufte Einheiten bearbeiten

Option 2: Zukünftige Buchungen stornieren und Kunden neu buchen lassen

Alternativ kannst du alle zukünftigen Buchungen in deiner bisherigen Software stornieren und deine Kund:innen bitten, ihre Klassen oder Termine ab einem bestimmten Datum über Eversports neu zu buchen. Das bedeutet, dass Kund:innen bis zur Umstellung keine zukünftigen Termine mehr im Voraus buchen können.

Diese Variante ist häufig einfacher zu verwalten, erfordert jedoch eine klare Kommunikation mit deinen Kund:innen, damit der Übergang reibungslos verläuft.

5) Buchungen über Aggregatoren

Nur relevant, wenn du Buchungen über Aggregatoren wie Urban Sports Club, Wellhub, EGYM Wellpass oder ähnliche Partner anbietest.

Wichtig: Wir empfehlen dringend, den Umstellungstermin vorab mit deinem Aggregator abzustimmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Buchungsunterbrechungen zu vermeiden.

Bevor du beginnst

Damit dein Eversports-Kalender nach der Migration korrekt an deine Aggregatoren übermittelt wird, stelle bitte sicher, dass:

  • die Aggregator-API in deinem Eversports-Konto aktiviert ist (👉 siehe Hilfeartikel),
  • Aggregator-Buchungen für deine Aktivitäten aktiviert sind.

Umgang mit zukünftigen Aggregator-Buchungen während der Migration

Wenn während der Umstellung keine Aggregator-Buchungen verloren gehen sollen, kann es erforderlich sein, Buchungen vorübergehend in beiden Systemen zu verwalten.

Option 1: Aggregator-Buchungen bereits vor der Umstellung über Eversports empfangen

Die meisten Aggregatoren ermöglichen Buchungen bis zu zwei Wochen im Voraus. Daher kannst du:

  • deine zukünftigen Aktivitäten bereits vor dem Migrationstermin in Eversports anlegen.
  • die UUIDs deiner Aktivitäten an den Aggregator weitergeben.
  • den Aggregator bitten, Buchungen ab diesem Zeitpunkt an Eversports zu senden.
  • Aggregator-Buchungen bereits über Eversports empfangen, während du für Direktkund:innen während dieses Zwei-Wochen-Zeitraums weiterhin deine bisherige Software nutzt.

Wichtig: Um Überbuchungen zu vermeiden, solltest du die Anzahl der für Aggregatoren verfügbaren Plätze begrenzen, damit ausreichend Plätze für deine Direktkund:innen frei bleiben.

Option 2: Aggregator-Buchungen bis zur Umstellung weiterhin über die bisherige Software empfangen

Wenn du Aggregator-Buchungen bis zum Migrationstermin weiterhin über deine bisherige Software verwalten möchtest, musst du den Wechsel direkt mit deinem Aggregator abstimmen.

Übermittle dem Aggregator:

  • die UUIDs deiner Aktivitäten in Eversports,
  • das Datum, an dem auf Eversports umgestellt werden soll.

Wichtig: Sobald der Aggregator auf Eversports umstellt, können zukünftige Aggregator-Buchungen in deiner bisherigen Software storniert werden. Besprich deshalb den Migrationszeitplan rechtzeitig mit dem Aggregator und kläre, wie bestehende zukünftige Buchungen behandelt werden.

6) Die finale Umstellung

Sobald deine Daten migriert wurden und dein Eversports-Setup vollständig ist, kannst du live gehen.

Lade deine Kund:innen zu Eversports ein

Damit deine Kund:innen auf ihre Profile, Buchungen und Produkte in Eversports zugreifen können, musst du sie dazu einladen, ein Eversports-Konto zu erstellen oder ihr bestehendes Konto zu verknüpfen.

Du kannst Kund:innen einzeln, nach Kundengruppen oder alle gleichzeitig einladen – wann immer du bereit bist.

Aktualisiere deine Website

Damit Buchungen über Eversports möglich sind, musst du deine Website mit den Eversports-Buchungslinks oder Widgets aktualisieren.

Unter Einstellungen > Widgets findest du alle verfügbaren Widgets und Buchungslinks, die du auf deiner Website integrieren oder direkt mit deinen Kund:innen teilen kannst.

Live gehen

Sobald deine Kund:innen eingeladen wurden und deine Website aktualisiert ist, kannst du Buchungen über Eversports entgegennehmen. Anschließend kannst du den Eversports Manager über das Dashboard aktivieren oder unser Support-Team bitten, dein Profil freizuschalten.

7) Eversports Best Practice

🔙 Vor der Migration

1. Migrationstermin festlegen

Wähle das Datum, an dem du auf Eversports umstellen möchtest.
Wir empfehlen einen Wechsel zu Beginn der Woche, damit unser Support bei Bedarf erreichbar ist.

2. Kund:innen informieren

Kommuniziere den Migrationstermin frühzeitig.
Erkläre, wie zukünftige Buchungen und die Übertragung bestehender Produkte während der Umstellung gehandhabt werden.

3. (Optional) Termin mit Aggregatoren abstimmen

Informiere deine Aggregatoren rechtzeitig über die bevorstehende Migration.

⏳ Die Migration

4. Kund:innen importieren

Importiere deine Kundendaten etwa eine Woche vor dem Migrationstermin.

5. (Optional) Zukünftige Buchungen aus der bisherigen Software entfernen

  • Kurz vor der Umstellung solltest du keine neuen Buchungen mehr im alten System annehmen und zukünftige Buchungen entfernen, die künftig in Eversports verwaltet werden.

6. Kundenprodukte importieren

  • Importiere Mitgliedschaften einige Tage vor der Umstellung.
  • Importiere Gutscheine einige Tage vor der Umstellung.
  • Importiere Services am Tag vor der Migration – abhängig davon, wie du mit zukünftigen Buchungen umgehst. So stellst du sicher, dass beim Livegang alle verfügbaren Einheiten aktuell sind.

✅ Nach der Migration

8. Buchungs-Widget auf deiner Website austauschen

9. Kund:innen einladen, über Eversports zu buchen

10. Eversports Manager aktivieren

Durch diesen Ablauf gelingt der Wechsel zu Eversports möglichst reibungslos und der manuelle Aufwand nach der Umstellung wird auf ein Minimum reduziert.