Automatisiertes SEPA

Wie funktioniert automatisiertes SEPA mit dem Eversports Studio-Manager

1. Was ist automatisiertes SEPA?

SEPA ist eine europäische Zahlungsmethode, mit der du die Mitgliedsbeiträge deiner Kund:innen direkt von deren Bankkonten einziehen kannst. Dafür müssen dir deine Kund:innen eine einmalige Genehmigung (ein sogenanntes SEPA-Mandat) erteilen.

Mit dem automatisierten SEPA kann dein Eversports Manager automatisch wiederkehrende Gebühren von deinen Mitgliedern abbuchen. Auf diese Weise musst du keinen eigenen SEPA Vertrag haben und auch keine Zahlungsdateien erstellen. Basierend auf den Memberships, die du deinen Kund:innen zugewiesen hast, sowie einigen Konfigurationseinstellungen, plant der Studio-Manager automatisch die Zahlungen und führt diese für dich aus. Außerdem wird der Zahlungsstatus deiner Rechnungen aktualisiert und du wirst informiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt.

Dadurch kannst du dir viel Zeit sparen, verhindern, dass dir Einnahmen fehlen und bietet deinen Kund:innen ein nahtloses Zahlungserlebnis.

2. Wie kannst du die Erweiterung aktivieren?

Um das Modul "Automatisiertes SEPA" zu nutzen, kannst du ganz einfach das Paket in unserem Markt aktivieren. Dadurch werden dir einige Optionen und Menüpunkte in deinem Eversports Manager freigeschaltet, mit denen du alle SEPA-Mandate und Zahlungen planen und überprüfen kannst.

3. SEPA Mandate erstellen und bestätigen

Um eine SEPA-Zahlung von dem Bankkonto einer Kund:in durchführen zu können, benötigst du eine Genehmigung. Diese Genehmigung wird durch ein sogenanntes "Mandat" dargestellt, das immer an ein bestimmtes Bankkonto gebunden ist.

Im Eversports Manager kannst du die Bankdaten auf der jeweiligen Kundenprofilseite eingeben, um so das Mandat zu erstellen. Nachdem kannst du das SEPA Mandat validieren. Das kannst du indem du eine Verifikationsemail versendest, oder es manuell über den Manager machst. Sobald das Mandat verifiziert ist, beginnt der Eversports Manager mit der Ausführung von Zahlungen für diese Kund:innen.

Erfahre hier, wie du ein SEPA-Mandat für deine Kund:innen erstellen kannst. Wenn Kund:innen eine Membership online kaufen, dann wird das SEPA Mandat automatisch online erstellt. Du musst das Mandat anschließend im Kundenprofil bestätigen, um die SEPA-Zahlungen zu aktivieren.

WICHTIG: Bevor du diesen Schritt erledigen kannst, musst du prüfen, ob die Kund:in deine Einladung auch akzeptiert hat. Das ist aus zwei Gründen notwendig:

Technische Voraussetzung: damit unser Zahlungsanbieter Stripe den jeweiligen Betrag einziehen kann, ist ein bestätigtes Kundenkonto notwendig
Zur Kommunikation: wir möchten deinen Kund:innen mitteilen können, dass ihre Mitgliedschaft nun über Eversports abgebucht wird. Es ist wichtig, dass deine Kund:innen darüber Bescheid wissen, da sie auf ihrem Bankkonto eine Abbuchung von Eversports sehen werden und diese ansonsten gegebenenfalls nicht zuordnen können. Durch Rückbuchungen würden dann neben einem hohen Zeitaufwand auch Kosten für dich entstehen, was so vermieden werden kann.

4. Manuelle Zuweisung von SEPA-Memberships

Wenn du eine Membership erstellst, kannst du angeben, dass diese mit Automatisiertem SEPA bezahlt werden soll. Jede Kund:in, der du diese Mitgliedschaft verkaufst, wird dann automatisch über SEPA belastet.

Hier erfährst du, wie man Kund:innen neue Memberships zuweist.

Online Kauf vs. manuelle Zuweisung von Sepa Memberships

Online	Manuell
Startdatum am Kauftag	Membership Startdatum flexibel
Mandatserstellung durch KundIn	Mandatserstellung durch das Studio
Mandatsbestätigung manuell durch Studio	Mandatsbestätigung durch KundIn via Mail oder manuell durch Studio
Vertrag Online abgeschlossen	Empfehlung auf physischen Vertrag vor Ort
Keine Startgebühr möglich	Startgebühr möglich
Rechnungshistorie im Online Kundenprofil einsehbar	Rechnungen auf Anfrage vom Studio auszusenden
Reguläre Kündigung durch KundIn oder Studio möglich	Reguläre Kündigung sowie außerordentliche Kündigung nur manuell durch Studio

5. Übersicht der Rechnungen mit Auto-SEPA-Zahlungen

Für jede wiederkehrende SEPA-Zahlung erstellt dein Eversports Manager eine Rechnung, die du unter dem Menüpunkt Finanzen > Rechnungen verfolgen kannst. Der Zahlungsstatus der Rechnung wird zusammen mit dem Status der SEPA-Zahlung aktualisiert.

Im Menü Finanzen > Wiederkehrende Zahlungen kannst du alle Zahlungen der laufenden Memberships mit Auto-SEPA im Auge behalten.

Pro Monat wird angezeigt, wie viele Zahlungen es gibt, welchen Gesamtbetrag sie ausmachen und welcher Betrag für diesen Monat noch offen ist.
Du kannst dir auch die geplanten Mitgliedsabzüge für die kommenden Monate ansehen.

Darüber hinaus gibt es einen separaten Reiter mit Zahlungen, die eine Aktion erfordern. Hier werden die fehlgeschlagenen SEPA-Transaktionen zusammen mit den Gründen für die nicht mögliche Zahlung angezeigt.

Hinweis: SEPA-Zahlungen benötigen in der Regel 3 bis 7 Werktage, bis sie nach Einleitung vollständig verarbeitet sind. In manchen Fällen, insbesondere bei der ersten Abbuchung oder wenn viele Feiertage dazwischenliegen, kann die vollständige Verarbeitung bis zu 10 Werktage in Anspruch nehmen.

6. SEPA-Rücklastschriften prüfen

Beim Online-Einzug von Gebühren mit Auto-SEPA kann es zu Rücklastschriften oder Rückbuchungen kommen. Eine Rückbuchung tritt auf, wenn ein Betrag, der zuvor durch eine SEPA-Lastschrift eingezogen wurde, vom Kunden wieder auf dessen Konto zurücküberwiesen wird.

Dies kann z. B aufgrund

einer unzureichenden Deckung des Bankkontos deiner Kund:innen,
einer falschen Bankverbindung oder
auf Wunsch deiner Kund:innen geschehen.

Im letzteren Fall müssen deine Kun:innen bei deren Bank einen Antrag auf Rückbuchung des abgebuchten Betrags stellen.

SEPA-Transaktionen, bei denen eine Rückbuchung stattgefunden hat, erkennest du an dem roten Punkt und dem Zahlungsstatus "Offen/Fehlgeschlagen)".

Wenn eine automatische SEPA-Lastschrift fehlschlägt oder zurückgebucht wird, kannst du die SEPA-Lastschrift erneut versuchen oder angeben, dass der Betrag auf andere Weise bezahlt wird (z. B. Barzahlung, Überweisung).

Erfahre hier mehr über Rückbuchungen und wie du diese überprüfen kannst.