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Passer à Eversports : votre guide de migration étape par étape

Nous sommes ravis de vous accompagner dans cette nouvelle aventure et de vous aider à configurer votre Eversports Manager. Dans ce guide, vous trouverez un aperçu de toutes les étapes à suivre pour vous assurer une transition en douceur. À la fin de l'article, vous trouverez les « Bonnes pratiques Eversports » qui vous aideront à anticiper cette migration.

Sommaire :
1) Preparez-vous à la migration
Choisissez la date de migration
Exportez vos données
Informez vos clients
2) Premières étapes de configuration dans Eversports
3) Transfert de vos données clients
Import de vos clients
Transfert des services existants (carnets et abonnements)
Transfert des cartes cadeaux existantes
Migration des abonnements (pertinent uniquement si vous proposez des abonnements)
4) Réservations futures
5) Réservations via des aggrégateurs
6) La migration finale
7) Bonnes pratiques Eversports

1) Préparez-vous à la migration

Avant de commencer, veuillez prendre en compte les points importants suivants :

Choisissez la date de migration

Avez-vous déjà fixé une date pour la migration ?

Nous vous recommandons de migrer en début de semaine plutôt que le week-end, car notre équipe d’assistance sera alors disponible pour vous aider si nécessaire.

La date de migration est également importante pour les réservations futures et les intégrations avec les aggrégateurs (voir plus d’informations ci-dessous).

Exportez vos données

Veillez à exporter toutes les informations et données pertinentes de votre logiciel actuel tant que vous y avez encore accès.

Informez vos clients

Nous vous recommandons d’informer vos clients à l’avance du changement de logiciel à venir. Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé un modèle d’e-mail :

👉 Annoncez votre passage à Eversports - Modèle de newsletter

2) Premières étapes de configuration dans Eversports

Vous pouvez d'ores et déjà commencer à configurer votre Eversports Manager en regardant nos vidéos d'initiation et en effectuant la configuration de vos paramètres généraux

Les thèmes abordés sont les suivants :

🎥 Regardez les vidéos pas-à-pas : Démarrer avec votre Eversports Manager (partie 1)

3) Transfert de vos données clients

Import de vos clients

Vous disposez déjà d’une liste de clients ? Il vous suffit alors de télécharger le modèle d’importation, de remplir au moins les champs obligatoires et de nous le renvoyer — nous nous chargerons de l’importation dans un délai de 2 à 3 jours ouvrés. 

Remarque importante concernant les préférences de communication

Veillez à remplir la colonne « Newsletter » en indiquant 1 (Oui) ou 0 (Non) dans le fichier d’importation. Cela garantit que seuls les clients ayant donné leur consentement recevront des communications.

Vos clients ne recevront aucune notification pendant le processus d’importation. Une fois que tout sera prêt, vous pourrez décider quand les inviter sur Eversports (voir l’étape suivante).

Transfert des services existants (carnets et abonnements)

Les carnets et les abonnements doivent être attribuées manuellement dans votre Eversports Manager.

Les carnets existants doivent être attribués manuellement aux clients, avec la possibilité d’adapter individuellement :

  • Le nombre d’unités restantes

  • Les dates de validité

👉 Vous trouverez ici les étapes détaillées : Attribution de services (carnet ou abonnement) existants

Conseil : nous vous recommandons d'effectuer cette étape le plus près possible de la date de migration vers Eversports. Une fois cette étape franchie, aucune réservation ne devrait plus être acceptée via votre ancienne plateforme, car les disponibilités indiquées sur vos cartes de réservation ne seront plus mises à jour automatiquement et risquent de devenir inexactes.

Toute réservation effectuée dans votre ancien système après cette date devra être répercutée manuellement dans Eversports afin de garantir que les disponibilités indiquées sur vos cartes de réservation restent correctes.

Transfert des cartes cadeaux existantes

Si vous avez vendu des cartes cadeaux dans l'ancien logiciel et que celles-ci sont encore valables, vous pouvez également les vendre sur Eversports afin de permettre à vos clients de les utiliser en ligne.

Lors de la vente de la carte cadeau, vous pouvez régler manuellement le prix de vente à 0 euro, car les clients ont déjà payé ce bon dans l'ancien logiciel, tout en conservant la valeur réelle du bon.

👉 Vous trouverez ici les étapes détaillées : Vendre des cartes cadeaux dans votre studio

Migration des abonnements (pertinent uniquement si vous proposez des abonnements)

Les abonnements actifs doivent également être attribués manuellement.

👉 Vous trouverez ici la procédure à suivre pour attribuer un abonnement : [Attribution d'abonnements récurrents (type contrat) existants]

Migration des abonnements : informations importantes et conseils

Lors de la migration des abonnements vers Eversports, veuillez tenir compte des points suivants :

  • Vous pouvez ajuster le prix de l'abonnement au cas par cas lorsque vous attribuez un abonnement à un client.

  • Les abonnements attribués manuellement dans Eversports Manager ne peuvent pas être résiliés en ligne par les clients. Ils ne peuvent être résiliés que par un administrateur dans l'Eversports Manager.

Abonnements avec unités cumulées

Si votre abonnement comprend un cumul mensuel ou périodique d’unités (par exemple, des crédits ajoutés chaque mois), nous vous déconseillons d’attribuer à cet abonnement une date de début antérieure. Dans le cas contraire, Eversports génère automatiquement des unités pour les périodes antérieures et le client dispose d’unités pour les mois précédents, même si celles-ci ont déjà été enregistrées sur l’autre outil, ce qui entraîne un solde erroné. Si vous avez d'autres questions à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter : il existe une solution de contournement consistant à ajouter une pause à la période passée afin d'éviter l'accumulation d'unités.

Abonnements avec participations illimitées ou limites d'utilisation par semaine/mois (sans prélèvement par unité)

Vous pouvez en toute sécurité :

  • Attribuer l'abonnement avant la date de migration vers Eversports.

  • Saisir la date de début d’abonnement initiale du client afin de conserver l’historique d’abonnement correct.

  • Ne pas cocher l’option permettant de créer des « factures antérieures » si le mois précédent a été payé dans l’ancien logiciel.

  • Vérifier la facture de la période en cours afin de l’annuler si elle a été payée dans l’ancien logiciel.

Modes de paiement pour les abonnements

Paiements en ligne SEPA

Si vous disposez des coordonnées bancaires de vos clients, vous pouvez nous les transmettre via le fichier d'importation des clients.

REMARQUE : il est souvent impossible d'exporter les coordonnées bancaires depuis les logiciels tiers. Veuillez vérifier auprès de votre fournisseur de logiciel s'il est possible de les exporter. Si vous utilisez actuellement Auto SEPA, vos clients devront fournir à nouveau leurs coordonnées bancaires afin qu'elles puissent être importées ou ajoutées manuellement dans Eversports.
Si les mandats SEPA ne peuvent pas être exportés, voici quelques solutions possibles pour les demander : un formulaire Google ou la création d’une activité dans Eversports à l’aide du module complémentaire. N’hésitez pas à contacter le service client si vous avez des questions.

Cartes de crédit

Les informations relatives aux cartes de crédit ne peuvent pas être transférées. Les clients devront saisir à nouveau leurs informations de paiement directement dans leur profil Eversports. La carte de crédit pourra ensuite être associée à l’abonnement. N’hésitez pas à contacter l’équipe d’assistance si vous avez besoin de plus d’informations à ce sujet.

4) Réservations futures

Les réservations ne sont pas transférées automatiquement dans le cadre du processus de migration. Vous devrez donc décider comment vous souhaitez gérer les réservations futures présentes dans votre ancien logiciel.

Option 1 : Transférer manuellement les réservations futures

Vous pouvez recréer manuellement toutes les réservations futures dans Eversports. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez l’article correspondant.

 

Remarque importante :

Lors du transfert des produits client (cartes ou abonnements), assurez-vous que le nombre d’unités restantes est correct. De nombreux éditeurs de logiciels exportent le solde actuel en déduisant déjà les réservations futures. Si vous recréez également ces réservations dans Eversports, vous devrez peut-être ajuster les soldes transférés en conséquence afin d’éviter de déduire deux fois les unités.

Par exemple : un client dispose d’un forfait de 10 séances, en a utilisé 3 et a déjà réservé 2 séances futures. L’ancien logiciel peut exporter le solde à 5 unités, car les réservations futures sont déjà déduites. Si vous attribuez 5 unités dans Eversports et que vous recréez également les 2 réservations futures, ces 2 unités seront à nouveau déduites, ne laissant que 3 unités au lieu de 5.

Option 2 : Annuler les réservations futures et demander aux clients de réserver à nouveau

Vous pouvez également annuler toutes les réservations futures dans votre ancien logiciel et demander à votre clientèle de réserver à nouveau ses cours ou séances via Eversports à partir d'une date définie. Ainsi, les clients ne pourront plus réserver de cours à l'avance.

Cette option est souvent plus simple à gérer, mais elle nécessite une communication claire avec votre clientèle afin de garantir une transition fluide.

5) Réservations via des aggrégateurs

Pertinent uniquement si vous proposez des réservations via des agrégateurs tels qu'Urban Sports Club, Wellhub, EGYM Wellpass ou des partenaires similaires.

Important : Nous vous recommandons vivement de planifier la date de migration avec votre agrégateur à l'avance afin de garantir une transition fluide et d'éviter toute interruption des réservations.

Avant de commencer

Pour garantir que votre calendrier Eversports soit correctement exporté vers vos agrégateurs après la migration, assurez-vous que :

  • L'API de l'aggrégateur est activée dans votre compte Eversports. (👉 Voir l'article associé.)
  • Les réservations via des aggrégateurs sont activées pour vos activités.

Gérer les futures réservations via des aggrégateurs pendant la migration

Si vous souhaitez éviter de perdre des réservations provenant des agrégateurs pendant la transition, il peut être nécessaire de gérer temporairement les réservations sur les deux systèmes.

Option 1 : Commencer à recevoir les réservations des aggrégateurs via Eversports avant la transition

La plupart des aggrégateurs permettent aux client·es de réserver des activités jusqu'à deux semaines à l'avance. Vous pouvez donc :

  • Créer vos futures activités dans Eversports avant la date de migration.
  • Partager les UUID avec votre aggrégateur.
  • Demander à l'aggrégateur de commencer à envoyer les réservations vers Eversports.
  • Autoriser les réservations des aggrégateurs via Eversports tout en continuant à utiliser votre ancien logiciel pour les réservations directes de votre clientèle pendant cette période de deux semaines.

Important : Pour éviter les surréservations, veillez à réserver suffisamment d'emplacements pour votre clientèle directe en limitant le nombre de places disponibles pour les aggrégateurs.

Option 2 : Continuer à recevoir les réservations des aggrégateurs via votre ancien logiciel jusqu'à la transition

Si vous préférez continuer à recevoir les réservations des agrégateurs dans votre ancien logiciel jusqu'à la date de migration, vous devrez coordonner la transition directement avec votre agrégateur.

Fournissez à l'agrégateur :

  • Les UUID de vos activités dans Eversports.
  • La date à laquelle vous souhaitez passer à Eversports.

Important : Une fois que l'aggrégateur aura basculé vers Eversports, les futures réservations via des aggrégateurs présentes dans votre ancien logiciel pourront être annulées. Veillez à discuter du calendrier de migration avec votre aggrégateur et à confirmer la manière dont les réservations futures existantes seront gérées.

6) La migration finale

Une fois vos données migrées et votre configuration Eversports terminée, il est temps de passer en ligne.

Inviter votre clientèle sur Eversports

Pour permettre à votre clientèle d'accéder à son profil, à ses réservations et à ses produits dans Eversports, vous devrez l'inviter à créer ou à connecter leur compte Eversports à votre studio. Vous pouvez inviter les clients individuellement, par groupes de clients ou tout le monde en une seule fois, mais cette étape doit être effectuée par vos soins lorsque vous êtes prêt.

👉 Vous trouverez ici le modèle : Inviter les client·es.
👉 Cet article explique comment inviter et activer les client·es.

Mettre à jour votre site web

Pour commencer à recevoir des réservations via Eversports, assurez-vous que votre site web est mis à jour avec vos liens de réservation ou vos widgets Eversports.

Dans Paramètres > Widgets, vous trouverez tous les widgets et liens disponibles pouvant être intégrés à votre site web ou partagés directement avec votre clientèle.

👉 Configurer la meilleure expérience de réservation sur votre site web – Exploitez pleinement vos widgets

Passer en ligne

Une fois votre clientèle invitée et votre site web mis à jour, vous êtes prêt à commencer à accepter des réservations via Eversports. Vous pouvez désormais également activer l'Eversports Manager depuis le Tableau de bord ou demander à l'équipe du support client d'activer votre profil.

7) Bonnes pratiques Eversports

🔙 Avant la migration :

1. Choisissez votre date de migration

Sélectionnez une date pour votre passage à Eversports.

Nous vous recommandons d'effectuer la migration en début de semaine, lorsque le support est disponible si nécessaire.

2. Informez votre clientèle

Communiquez la date de migration à l'avance.

Expliquez à votre clientèle comment les réservations futures et le transfert des produits existants seront gérés pendant la transition.

3. (Facultatif) Coordonnez la date avec vos aggrégateurs

Informez l'aggrégateur avec lequel vous travaillez de votre migration.

⏳ La migration :

4. Importez votre clientèle

Importez les données de votre clientèle environ une semaine avant la date de migration.

5. (Facultatif) Supprimez les réservations futures de votre ancien logiciel

Peu avant la transition, cessez d'accepter de nouvelles réservations dans votre ancien système et supprimez toutes les réservations futures qui seront gérées dans Eversports.

6. Importez les produits client

  • Importez les abonnements quelques jours avant la transition.

  • Importer les bons cadeaux quelques jours avant le changement

  • Importez les services la veille de la migration, en fonction de la configuration de vos futures réservations. Cela permet de garantir que toutes les unités disponibles sont à jour lorsque vous passez en ligne avec Eversports.

✅ Après la migration

7. Remplacez le widget de réservation sur votre site web

8. Invitez votre clientèle à réserver via Eversports

9. Activez votre Eversports Manager

En suivant ce processus, vous garantissez une transition fluide tout en limitant le travail manuel après le changement de système.