Passare a Eversports: guida passo dopo passo alla migrazione

Indice

Preparare la migrazione
- Scegli la data di passaggio
- Esporta i tuoi dati
- Informa i tuoi clienti
Prime configurazioni in Eversports
Trasferimento dei dati clienti
Prenotazioni future
Prenotazioni tramite aggregatori
Il passaggio definitivo
Best Practice Eversports

1. Preparare la migrazione

Prima di iniziare ti consigliamo di seguire questi passaggi.

- Scegli la data di passaggio

Hai già deciso quando passare a Eversports?

Ti consigliamo di effettuare la migrazione all'inizio della settimana, evitando il weekend, così il nostro team di supporto potrà assisterti in caso di necessità.

La data scelta sarà importante anche per la gestione delle prenotazioni future e delle integrazioni con gli aggregatori.

- Esporta i tuoi dati

Prima di perdere l'accesso al tuo software attuale assicurati di esportare tutti i dati necessari.

- Informa i tuoi clienti

Ti consigliamo di comunicare in anticipo il cambiamento.

Per facilitarti abbiamo preparato un modello di newsletter.

👉 Annuncia il passaggio a Eversports – Modello newsletter

2. Prime configurazioni in Eversports

Puoi iniziare subito a configurare il tuo Eversports Manager seguendo i nostri video di onboarding.

Le attività principali includono:

👉 Come verificare il Wallet

👉 Introduzione al menu Prodotti

👉 Tipologie di attività

👉 Dati aziendali

🎥 Video onboarding – Inizia con Eversports Manager (Parte 1)

3. Trasferimento dei dati clienti Importazione clienti

Hai già un elenco clienti?

Scarica il file modello per l'importazione, compila almeno i campi obbligatori e inviaci il file.

Provvederemo all'importazione entro 2–3 giorni lavorativi.

Preferenze di comunicazione

Compila la colonna Newsletter con:

1 = Sì
0 = No

In questo modo solo i clienti che hanno espresso il consenso riceveranno comunicazioni.

Durante l'importazione non verrà inviata alcuna notifica ai clienti.

Potrai invitarli successivamente quando lo ritieni opportuno.

Trasferimento dei servizi esistenti (Carnet e Abbonamenti)

I Carnet e abbonamenti devono essere assegnati manualmente nel Manager.

Puoi definire per ogni cliente:

unità residue
data di scadenza

👉 Consulta: Assegnare servizi esistenti

💡 Ti consigliamo di eseguire questa operazione il più vicino possibile alla data della migrazione. Da quel momento in poi il vecchio gestionale non dovrebbe più accettare nuove prenotazioni, altrimenti il saldo dei crediti potrebbe non essere più corretto. Se nel vecchio sistema vengono effettuate nuove prenotazioni dovrai aggiornare manualmente le unità in Eversports.

Migrazione dei contratti (abbonamenti a pagamenti ricorrenti)

(Solo se utilizzi contratti)

Anche i contratti attivi devono essere assegnati manualmente.

👉 Consulta: Assegnare contratti esistenti

Informazioni importanti

Puoi modificare individualmente il prezzo del contratto durante l'assegnazione.

I contratti assegnati manualmente non possono essere annullati online dai clienti.

La cessazione può essere effettuata solo da un amministratore.

Contratti con accredito periodico di unità

Se il contratto prevede il caricamento automatico di crediti (ad esempio ogni mese), non consigliamo di impostare una data di inizio nel passato.

In caso contrario Eversports genererebbe automaticamente crediti anche per i periodi già trascorsi.

Se hai dubbi contatta il nostro Supporto: esiste una procedura alternativa.

Contratti con partecipazioni illimitate o limiti settimanali/mensili

Puoi:

assegnare il contratto prima della migrazione
mantenere la data di inizio originale

Ti consigliamo inoltre di:

non creare le fatture dei mesi già pagati nel vecchio gestionale
verificare la fattura del periodo corrente ed eventualmente annullarla se già saldata.

Metodi di pagamento dei contratti

SEPA automatico

👉 Attiva l'estensione SEPA automatico nel Market.

Se possiedi gli IBAN dei clienti puoi inserirli nel file di importazione.

📌 Nota:

Molti software non consentono di esportare i dati bancari.

Se utilizzi già SEPA automatico verifica con il tuo precedente fornitore se l'esportazione è possibile.

In caso contrario i clienti dovranno inserire nuovamente i propri dati bancari.

Puoi raccoglierli, ad esempio, tramite Google Forms.

Carte di credito

Le carte di credito non possono essere trasferite.

I clienti dovranno inserirle nuovamente nel proprio profilo Eversports.

4. Prenotazioni future

Le prenotazioni non vengono trasferite automaticamente.

Puoi scegliere tra due modalità.

Opzione 1 – Trasferimento manuale

Ricrea manualmente tutte le prenotazioni future in Eversports.

⚠️ Verifica con attenzione i crediti residui.

Molti software esportano i carnet con le prenotazioni future già scalate.

Se ricrei anche le prenotazioni in Eversports rischi di scalare i crediti due volte.

👉 Consulta: Modificare le unità vendute

Opzione 2 – Cancellare le prenotazioni future

Puoi cancellare tutte le prenotazioni nel vecchio gestionale e chiedere ai clienti di prenotare nuovamente tramite Eversports.

Questa soluzione è spesso la più semplice ma richiede una buona comunicazione con i clienti.

5. Prenotazioni tramite aggregatori

(Solo se utilizzi Urban Sports Club, Wellhub, EGYM Wellpass o altri aggregatori.)

Ti consigliamo di concordare in anticipo la data di migrazione con il tuo aggregatore.

Prima di iniziare verifica che:

l'API dell'aggregatore sia attiva
le attività consentano le prenotazioni tramite aggregatore

Opzione 1 – Ricevere prenotazioni tramite Eversports prima della migrazione

Puoi:

creare le attività future
condividere gli UUID con l'aggregatore
iniziare a ricevere prenotazioni tramite Eversports

⚠️ Ricorda di riservare posti sufficienti per i clienti diretti.

Opzione 2 – Continuare con il vecchio software

Puoi mantenere le prenotazioni nel vecchio gestionale fino alla data stabilita.

Fornisci all'aggregatore:

gli UUID delle attività
la data della migrazione

Verifica insieme a lui come saranno gestite le prenotazioni già esistenti.

6. Il passaggio definitivo

Quando tutto sarà pronto potrai andare online.

Invita i clienti

Per consentire ai clienti di accedere ai loro dati dovrai invitarli a creare o collegare il proprio account Eversports.

Puoi invitarli:

singolarmente
per gruppi
tutti insieme

👉 Come invitare e attivare i clienti

Aggiorna il sito web

Sostituisci i widget o i link del vecchio gestionale con quelli di Eversports.

Li trovi in: Impostazioni → Widget

👉 Come creare la migliore esperienza di prenotazione sul tuo sito

Vai online

Una volta invitati i clienti e aggiornato il sito:

attiva Eversports Manager dalla Dashboard

oppure

chiedi al nostro Supporto di attivare il tuo profilo.

7. Best Practice Eversports 🔙 Prima della migrazione

1. Scegli la data

Preferibilmente all'inizio della settimana.

2. Informa i clienti

Comunica:

la data della migrazione
come verranno gestite prenotazioni e prodotti.

3. (Opzionale) Coordina gli aggregatori

Avvisa i partner con cui collabori.

⏳ Durante la migrazione

4. Importa i clienti

Circa una settimana prima della migrazione.

5. (Opzionale) Elimina le prenotazioni future

Blocca le nuove prenotazioni nel vecchio software.

6. Importa i prodotti

Contratti: qualche giorno prima
Carnet: il giorno precedente

7. (Opzionale) Importa i buoni regalo

Se nel vecchio software hai venduto buoni ancora validi, puoi ricrearli in Eversports affinché i clienti possano continuare a utilizzarli online.

👉 Articolo: Importare buoni regalo (aggiungere link)

✅ Dopo la migrazione

Aggiorna il widget di prenotazione sul sito
Invita i clienti a utilizzare Eversports
Attiva definitivamente il tuo Eversports Manager

Seguendo questi passaggi la migrazione sarà più semplice e ridurrai al minimo il lavoro manuale dopo il passaggio.