Overstappen naar Eversports; Stap-voor-stap migratiegids

Inhoud

1) Voorbereiding op de overstap

2) De eerste instellingen in Eversports

3) Je klantgegevens overzetten

4) Toekomstige boekingen

5) Boekingen via aggregators

6) De definitieve overstap

7) Eversports Best Practices

1) Voorbereiding op de overstap

Voordat je begint, vragen we je rekening te houden met de volgende belangrijke punten:

Kies je overstapdatum

Heb je al een datum gekozen waarop je wilt overstappen?

We raden aan om aan het begin van de week over te stappen in plaats van in het weekend. Ons supportteam is dan beschikbaar om je indien nodig te ondersteunen.

De overstapdatum is ook belangrijk voor toekomstige boekingen en integraties met aggregators (zie meer informatie hieronder).

Exporteer je gegevens

Zorg ervoor dat je alle relevante informatie en gegevens exporteert uit je huidige software zolang je nog toegang hebt tot het oude systeem.

Informeer je klanten

We raden aan om je klanten vooraf te informeren over de aankomende softwarewissel. Om dit gemakkelijker te maken, hebben we een e mailsjabloon voor je voorbereid:

👉 Kondig je overstap naar Eversports aan, nieuwsbriefsjabloon

2) De eerste instellingen in Eversports

Je kunt alvast beginnen met het instellen van je Eversports Manager account door onze onboardingvideo's te bekijken en de eerste instellingen te voltooien.

Onderwerpen zijn onder andere:

Je Eversports Wallet verifiëren voor online betalingen en uitbetalingen
👉 Je online wallet verifiëren
Producten instellen
👉 Introductie tot het menu Producten
Activiteiten en lessen instellen
👉 Welke activiteitstypes zijn er?
De basisgegevens van je studio invullen
👉 Basisgegevens, de instellingen van je bedrijf

🎥 Bekijk de onboardingvideo's: Aan de slag met Eversports Manager (deel 1)

3) Je klantgegevens overzetten

Klantimport

Heb je al een klantenbestand? Download eenvoudig het importsjabloon, vul minimaal de verplichte velden in en stuur het bestand naar ons terug. Wij verzorgen de import binnen 2 tot 3 werkdagen.

Belangrijke opmerking over communicatievoorkeuren

Vul in het importbestand de kolom "Nieuwsbrief" in met 1 (Ja) of 0 (Nee). Zo ontvangen alleen klanten die hiervoor toestemming hebben gegeven communicatie.

Tijdens het importproces ontvangen je klanten geen meldingen. Zodra alles gereed is, kun je zelf bepalen wanneer je hen uitnodigt voor Eversports (zie latere stap).

Overzetten van bestaande producten (strippenkaarten & Tijdskaarten)

Rittenkaarten en tijdskaarten moeten handmatig worden toegewezen in Eversports Manager.

Bestaande kaarten moeten handmatig aan klanten worden gekoppeld. Daarbij kun je per kaart de volgende gegevens aanpassen:

Resterend aantal eenheden
Geldigheidsdata

👉 Hier vind je de uitgebreide stappen: [Bestaande producten toewijzen]

Tip: We raden aan deze stap zo dicht mogelijk bij je overstapdatum naar Eversports uit te voeren. Vanaf dit moment zouden er geen boekingen meer via je vorige software mogen worden gemaakt, omdat het aantal beschikbare eenheden op je rittenkaarten niet langer automatisch wordt bijgewerkt en daardoor onjuist kan worden.

Boekingen die na dit moment nog in je oude systeem worden gemaakt, moeten handmatig in Eversports worden verwerkt zodat het resterende aantal eenheden op de rittenkaarten correct blijft.

Overzetten van bestaande vouchers

Heb je in je vorige software vouchers verkocht die nog geldig zijn? Dan kun je deze ook in Eversports verkopen, zodat klanten hun vouchers online kunnen gebruiken.

Tijdens het aanmaken van de voucher kun je de verkoopprijs handmatig aanpassen naar € 0, omdat de klant de voucher al in de vorige software heeft betaald. De waarde van de voucher blijft gewoon de oorspronkelijke waarde.

👉 Hier vind je de uitgebreide stappen: vouchers verkopen in je studio

Migratie van memberships (alleen relevant als je memberships aanbiedt)

Actieve memberships moeten eveneens handmatig worden toegewezen.

👉 Hier vind je de stappen om memberships toe te wijzen: [Bestaande memberships toewijzen]

Migratie van memberships. Belangrijke informatie en tips

Houd bij het migreren van memberships naar Eversports rekening met de volgende punten:

Je kunt de prijs van een membership individueel aanpassen wanneer je deze aan een klant toewijst.
Memberships die handmatig zijn toegewezen in Eversports Manager kunnen niet online door klanten worden opgezegd. Ze kunnen alleen door een beheerder in Eversports Manager worden beëindigd.

Memberships met opgebouwde eenheden

Als je membership maandelijks of periodiek een aantal eenheden toevoegt, bijvoorbeeld credits die iedere maand worden toegekend, raden we af om het membership met een startdatum in het verleden toe te wijzen.

Anders genereert Eversports automatisch eenheden voor eerdere periodes. Hierdoor krijgt de klant alsnog beschikbare eenheden voor maanden waarin deze al in de vorige software zijn gebruikt, wat leidt tot een onjuist saldo.

Heb je hierover vragen? Neem gerust contact met ons op. Er is een workaround beschikbaar waarbij een pauze voor de verstreken periode kan worden toegevoegd, zodat er geen eenheden worden opgebouwd.

Memberships met onbeperkte deelnames of gebruikslimieten per week of maand (zonder opbouw van eenheden)

Je kunt het beste:

Het membership vóór de overstap naar Eversports toewijzen.
De oorspronkelijke startdatum van het membership invoeren, zodat de juiste historie behouden blijft.
Niet de optie 'Facturen uit het verleden aanmaken' selecteren als de vorige maanden al in de oude software zijn betaald.
De factuur van de huidige periode controleren en indien nodig annuleren wanneer deze al in de vorige software is betaald.

Betaalmethoden voor memberships

SEPA online betalingen

👉 Auto SEPA moet geactiveerd zijn in jouw markt: Automatische SEPA online

Als je de bankgegevens van je klanten hebt, kun je deze meesturen in het klantimportbestand.

Belangrijk: Bankgegevens kunnen vaak niet uit externe software worden geëxporteerd. Controleer daarom bij je huidige softwareleverancier of dit mogelijk is. Maak je momenteel gebruik van Auto SEPA, dan moeten je klanten hun bankgegevens opnieuw aanleveren zodat deze kunnen worden geïmporteerd of handmatig aan Eversports kunnen worden toegevoegd.

Mogelijke manieren om nieuwe SEPA machtigingen te verzamelen zijn bijvoorbeeld een Google Form of een activiteit in Eversports met een add on. Neem gerust contact op met Customer Support als je hierover vragen hebt.

Creditcards

Creditcardgegevens kunnen niet worden overgezet. Klanten moeten hun betaalgegevens opnieuw invoeren in hun Eversports profiel. Daarna kan de creditcard aan het membership worden gekoppeld.

Neem contact op met ons supportteam als je hierover meer informatie nodig hebt.

4) Toekomstige boekingen

Boekingen worden niet automatisch overgezet tijdens de migratie. Daarom moet je beslissen hoe je wilt omgaan met toekomstige boekingen die nog in je vorige software staan.

Optie 1: Toekomstige boekingen handmatig overzetten

Je kunt alle toekomstige boekingen handmatig opnieuw aanmaken in Eversports. Raadpleeg het gerelateerde artikel voor een uitgebreide uitleg.

Belangrijk aandachtspunt: wanneer je klantproducten (rittenkaarten, memberships of credits) overzet, controleer dan goed of het resterende aantal eenheden correct is. Veel softwareleveranciers exporteren het huidige saldo waarbij toekomstige boekingen al zijn afgetrokken. Als je deze boekingen vervolgens ook opnieuw aanmaakt in Eversports, moet je het overgezette saldo mogelijk aanpassen om te voorkomen dat eenheden dubbel worden afgeschreven.

Voorbeeld: Een klant heeft een 10 strippenkaart, heeft 3 lessen gevolgd en al 2 toekomstige lessen geboekt. De oude software kan het saldo exporteren als 5 eenheden, omdat de toekomstige boekingen al zijn verrekend. Als je vervolgens 5 eenheden toewijst in Eversports én de 2 toekomstige boekingen opnieuw aanmaakt, worden deze 2 eenheden nogmaals afgeschreven. Hierdoor blijven er slechts 3 eenheden over in plaats van 5.

👉 Artikel: Verkochte eenheden aanpassen.

Optie 2: Toekomstige boekingen annuleren en klanten opnieuw laten boeken

Je kunt er ook voor kiezen om alle toekomstige boekingen in je vorige software te annuleren en klanten te vragen hun lessen of afspraken vanaf een bepaalde datum opnieuw via Eversports te boeken. Hierdoor kunnen klanten geen lessen meer vooruit boeken in de oude software.

Deze optie is vaak eenvoudiger te beheren, maar vraagt om duidelijke communicatie richting je klanten om een soepele overgang te garanderen.

5) Boekingen via aggregators

Alleen relevant als je boekingen aanbiedt via aggregators zoals Urban Sports Club of classpass

Belangrijk: We raden sterk aan om je overstapdatum vooraf af te stemmen met de aggregators. Zo zorg je voor een soepele overgang en voorkom je onderbrekingen in boekingen.

Voordat je begint

Om ervoor te zorgen dat je Eversports agenda na de migratie correct wordt doorgestuurd naar je aggregators, controleer je of:

De Aggregator API is geactiveerd in je Eversports account.
👉 Zie het gerelateerde artikel.
Boekingen via aggregators zijn ingeschakeld voor je activiteiten.

Toekomstige aggregatorboekingen beheren tijdens de migratie

Als je wilt voorkomen dat aggregatorboekingen verloren gaan tijdens de overstap, kan het nodig zijn om tijdelijk boekingen in beide systemen te beheren.

Optie 1: Al vóór de overstap aggregatorboekingen ontvangen via Eversports

De meeste aggregators laten klanten activiteiten tot twee weken van tevoren boeken. Daarom kun je:

Je toekomstige activiteiten alvast aanmaken in Eversports vóór de migratiedatum.
De UUID's van deze activiteiten delen met je aggregator.
De aggregator vragen om boekingen vanaf dat moment naar Eversports te sturen.
Aggregatorboekingen via Eversports accepteren terwijl je gedurende deze twee weken je vorige software blijft gebruiken voor reguliere klantboekingen.

Belangrijk: Om overboeking te voorkomen, zorg je ervoor dat je voldoende plaatsen reserveert voor je eigen klanten door het aantal beschikbare plaatsen voor aggregators te beperken.

Optie 2: Tot de overstap aggregatorboekingen blijven ontvangen via je vorige software

Als je aggregatorboekingen tot de migratiedatum in je vorige software wilt blijven ontvangen, moet je de overstap rechtstreeks afstemmen met je aggregator.

Geef de aggregator de volgende informatie:

De UUID's van je activiteiten in Eversports.
De datum waarop je wilt overstappen naar Eversports.

Belangrijk: zodra je de aggregator overschakelt naar Eversports, kunnen toekomstige aggregatorboekingen in je vorige software worden geannuleerd. Bespreek daarom vooraf de migratieplanning met de aggregator en bevestig hoe bestaande toekomstige boekingen worden afgehandeld.

6) De definitieve overstap

Zodra je gegevens zijn gemigreerd en je Eversports omgeving volledig is ingesteld, is het tijd om live te gaan.

Nodig je klanten uit

Om je klanten toegang te geven tot hun profiel, boekingen en producten in Eversports, moet je hen uitnodigen om een Eversports account aan te maken of hun bestaande account te koppelen. Je kunt klanten individueel uitnodigen, per klantgroep of allemaal tegelijk. Jij bepaalt zelf wanneer je dit wilt doen.

👉 Hier vind je een template: Klanten uitnodigen
👉 Dit artikel legt uit hoe je klanten kunt uitnodigen en activeren: Nieuwe klanten uitnodigen en activeren

Werk je website bij

Om boekingen via Eversports te ontvangen, moet je je website bijwerken met de boekingslinks of widgets van Eversports.

Ga naar Instellingen > Widgets. Daar vind je alle beschikbare widgets en links die je op je website kunt integreren of rechtstreeks met klanten kunt delen.

👉 De beste boekingservaring op je website instellen. Haal alles uit je widgets.

Ga live

Zodra je klanten zijn uitgenodigd en je website is bijgewerkt, ben je klaar om boekingen via Eversports te ontvangen.

Je kunt nu ook Eversports Manager activeren via het Dashboard of ons Customer Support team vragen om je profiel te activeren.

7) Eversports Best Practices

🔙 Vóór de migratie

1. Kies je migratiedatum: Kies een datum waarop je wilt overstappen naar Eversports. We raden aan om aan het begin van de week over te stappen, zodat ons supportteam beschikbaar is als je hulp nodig hebt.

2. Informeer je klanten: Communiceer de migratiedatum ruim van tevoren. Laat klanten weten hoe toekomstige boekingen en de overdracht van bestaande producten tijdens de overgang worden afgehandeld.

3. (Optioneel) Stem de datum af met je aggregators: nformeer de aggregator(s) waarmee je samenwerkt over de geplande migratie.

⏳ Tijdens de migratie

4. Importeer je klanten: Importeer je klantgegevens ongeveer één week vóór de migratiedatum.

5. (Optioneel) Verwijder toekomstige boekingen uit je vorige software: Stop kort vóór de overstap met het accepteren van nieuwe boekingen in je oude systeem en verwijder eventuele toekomstige boekingen die voortaan in Eversports worden beheerd.

6. Importeer klantproducten

Importeer memberships enkele dagen vóór de overstap.
Importeer cadeaubonnen enkele dagen vóór de overstap.
Importeer rittenkaarten en tijdskaarten de dag vóór de migratie, afhankelijk van hoe je toekomstige boekingen wilt afhandelen. Zo weet je zeker dat alle beschikbare eenheden up to date zijn wanneer je live gaat met Eversports.

✅ Na de migratie

7. Vervang de boekingswidget op je website: Werk je website bij met de Eversports widgets of boekingslinks.

8. Nodig je klanten uit om via Eversports te boeken: Stuur je klanten een uitnodiging zodat zij hun account kunnen activeren en via Eversports kunnen boeken.

9. Activeer je Eversports Manager

Zodra alles is ingesteld, kun je je Eversports Manager activeren en boekingen via Eversports ontvangen.